Tiedotteet
Tiedote 17.4.2024: Visma Sign-palvelussa on hitautta ja häiriöitä allekirjoituskutsuissa ja allekirjoittamisessa
17-04-2024
Päivitetty 18-04-2024 2:59 pm
*PÄIVITETTY 16.4.2024* Visma Signin palvelussa havaittu hitautta maaliskuun aikana kutsujen luonnissa, lähettämisessä ja allekirjoittamisessa
15-03-2024
Päivitetty 16-04-2024 3:40 pm
Laskutuksen asiakaspalvelun poikkeusaukioloaika torstaina 18.4.2024
12-04-2024
Päivitetty 12-04-2024 3:35 pm
Uutiset
Webinaarin:Visma Sign osana yrityksen riskienhallintaa kysymyksiä & vastauksia
22-03-2024
Päivitetty 22-03-2024 3:31 pm
OP hyväksyy Visma Signilla allekirjoitetut maksuaineistovaltakirjat 6.7.2020 alkaen
02-07-2020
Päivitetty 26-05-2023 1:08 pm
Oletko rekisteröinyt juuri yritystilin Visma Signiin ja mietit kuinka päästä alkuun, tai kenties kaipaat muistin virkistystä tilin ylläpitoon? Siinä tapauksessa kannattaa jatkaa lukemista, sillä tässä postauksessa kerromme mistä yritystilillä kannattaa lähteä liikkeelle. Ovatko yrityksen tiedot ajan tasalla? Kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot, voit tarkistaa että yrityksen nimi ja laskutustiedot ovat oikein, sekä tarvittaessa muokata niitä. Kohdasta Asetukset -> Palvelupaketit, näet millainen tilaus tilillä on käytössä. Psst! samasta näkymästä löytyy myös tapahtumalaskuri jolla voit hakea tililtä tehtyjä tapahtumia. Haluatko kutsua tilille lisää käyttäjiä tai hallinnoida tilillä olevien käyttäjien oikeuksia? Kohdasta Asetukset -> Käyttäjät, näet tilillä olevat käyttäjät ja voit kutsua uusia käyttäjiä tilille tilauksesi käyttäjämäärän mukaisesti painikkeesta Lisää uusi käyttäjä. Samasta näkymästä voit myös poistaa käyttäjiä tililtä. Käyttäjien oikeuksia tilillä hallinnoidaan käyttäjäryhmien avulla. Käyttäjän käyttäjäryhmä määrittelee mitä käyttäjä näkee ja pystyy tehdä tilillä. Käyttäjäryhmän avulla hallinnoidaan mihin asiakirjatyyppeihin ryhmään kuuluvalla käyttäjällä on oikeus ja millainen oikeus on. Käyttäjät osiossa voit vaihtaa olemassa olevien käyttäjien käyttäjäryhmää ja voit luoda uusia käyttäjäryhmiä alempaa kohdasta Käyttäjäryhmät. Täältä voit halutessasi lukea tarkemmin käyttäjäryhmän luomisesta. Kuinka hallinnoida tilin asiakirjoja? Tililtä lähetetyt asiakirjat sekä tilin nimissä allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat Asiakirjat osioon. Voit luoda tilille uusia asiakirjatyyppejä ja muokata olemassa olevia asiakirjatyyppejä Asiakirjatyypit painikkeen takaa. Asiakirjatyyppiä voisi verrata kansioon. Mikäli haluat vaihtaa jonkin asiakirjan asiakirjatyypistä toiseen, tapahtuu tämä klikkaammalla ensin halutun asiakirjan lisätiedot auki, jonka jälkeen löydät oikeasta reunasta kolmen pisteen ikonin takaa valinnan Vaihda asiakirjatyyppi. Asiakirjat osiossa voit myös luoda omia tallennettuja hakuja tarkennetuin kriteerein painikkeesta Luo tallennettu haku. Tallennetun haun avulla voit helposti myöhemmin tarkastella tiettyä hakua uudelleen ilman että sinun tulee syöttää hakukriteerit uudelleen. Siinäpä tärkeimmät! Jos jokin jäi vielä askarruttamaan, löydät tukisivuiltamme lisää ohjeita ja vinkkejä palvelun käyttöön. Keväisin terveisin, Visma Sign asiakaspalvelutiimi
Hei Juha! Kiitos palautteestasi. Olemme tietoisia siitä, että nykyinen toiminnallisuus ei välttämättä palvele käyttäjiämme parhaalla mahdollisella tavalla. Siksi kehitystiimimme on parhaillaan työstämässä ratkaisua, joka mahdollistaa allekirjoittajalle yrityksen edustamisen asiakirjoja allekirjoittaessa, vaikka kutsun lähettäjä ei olisikaan valinnut tätä toimintoa. Valitettavasti meillä ei ole tarkempaa aikataulua tämän toiminnon valmistumisesta, mutta se on työn alla.
Hei Leo! Avoimet kutsut -kansiossa näet kaikki kutsut, jotka olet lähettänyt allekirjoitettavaksi ja joista puuttuu vielä allekirjoituksia. Yritystilin näkymässä ovat ne allekirjoittamattomat asiakirjat, jotka yrityksen käyttäjät ovat luoneet ja joihin sinulla on vähintään lukuoikeus. Asiakirjat -kansiosta löydät kaikki Visma Sign -palvelun kautta allekirjoitetut asiakirjat. Tässä myös näkyvät sinulle ne asiakirjat, joiden kansioihin sinulla on vähintään lukuoikeus. Asiakirjat-osio toimii myös sopimushallinnan paikkana, ja siellä on mahdollista esimerkiksi luoda kansioita ja suodattaa näkyviin vain halutut asiakirjat. Saapuneet kutsut -kansioon ilmestyvät kaikki sinulle osoitetut allekirjoittamattomat kutsut. Jotta voit nähdä tämän kansion sisällön, sinun on ensin vahvistettava sähköpostiosoitteesi. Kaikki sinulle lähetetyt allekirjoittamattomat kutsut löytyvät siis "Saapuneet kutsut" -kansiostasi mikäli olet vahvistanut sähköpostiosoitteesi. Allekirjoittamisen jälkeen allekirjoitettu asiakirja siirtyy "Asiakirjat" -osioon. Sanoit viestissäsi, että tiedät, että sinulle on saapuneita kutsuja, mutta järjestelmä ei niitä näytä. Tämä voi johtua siitä, että kutsulle on asetettu "Allekirjoitukset järjestyksessä" -asetus päälle. Tässä tapauksessa kutsu näkyy "Saapuneet kutsut" -kansiossasi vasta, kun olet seuraavana allekirjoitusvuorossa: Toivottavasti tämä antaa selvennystä kysymykseesi!
Hei Jose! Henkilötunnuksen kysymisestä kutsulla tai verkkolomakkeella päättää aina kutsun/lomakkeen laatinut organisaatio. Syynä henkilötunnuksen kysymiseen voivat olla lakisääteinen tai toimialakohtainen velvoite, jotta henkilö pystytään varmistamaan sähköisen tunnistamisen tueksi. Usein henkilötunnuksen kysymiseen liittyy esimerkiksi finanssitoimialan sääntely asiakkaan etätunnistamisesta. Henkilötunnus ei ole Visma Signissa pakollinen tieto allekirjoittamista varten, jonka vuoksi myös kutsua luodessa henkilötunnusta pyytävä valinta "Näytä henkilötunnus allekirjoituksessa" on oletuksena pois päältä. Suosittelemme että arkaluontoisia henkilötietoja käytettäisiin mahdollisimman vähän, silloin kun se ei ole välttämätöntä. Jos olet saanut kutsun tai lomakkeen allekirjoitettavaksi jossa kysytään henkilötunnusta, voit olla yhteydessä kutsun/lomakkeen lähettäjään mikäli haluat tiedustella perustetta henkilötunnuksen kysymiselle. Täältä voit vielä halutessasi lukea lisää henkilötunnuksen kysymisestä ja käsittelystä. Mukavaa keskiviikkoa!
Hei Leena! Käyttäjän oikeudet tilillä määrittelee hänen käyttäjäryhmänsä. Käyttäjä voi kuulua vain yhteen käyttäjäryhmään kerralla. Neuvoisin sinua etenemään seuraavassa järjestyksessä käyttäjien lisäämisen suhteen: 1. Luo “Asiakirjat” -osiossa asiakirjatyyppi/asiakirjatyyppejä klikkaamalla kohtaa “Asiakirjatyypit” ja sen jälkeen kohtaa “Luo uusi asiakirjatyyppi”. Asiakirjatyyppi kertoo mitä asiakirja edustaa, sitä voisi verrata kansioon. Kuvitellaan että sinulla on esimerkiksi asiakirjoja jotka ovat työsopimuksia, näiden asiakirjojen asiakirjatyyppi voisi silloin olla “Työsopimukset”. 2. Luo uusi käyttäjäryhmä menemällä kohtaan “Asetukset” -> “Käyttäjät” -> “Käyttäjäryhmät” -> “Lisää uusi ryhmä”. Käyttäjäryhmät määrittelevät mihin asiakirjatyyppeihin käyttäjillä on oikeus ja minkälaiset heidän oikeutensa niihin ovat. Anna ryhmälle oikeus niihin asiakirjatyyppeihin jotka ryhmään lisättävä käyttäjä saa nähdä. Voit halutessasi lukea lisää käyttäjäryhmistä sekä oikeuksista täältä. 3. Lisää uusi käyttäjä tilille kohdasta “Asetukset” -> “Käyttäjät” -> “Lisää uusi käyttäjä”. Tässä vaiheessa sinun tulee valita kutsuttavalle käyttäjälle haluttu käyttäjäryhmä ja tällä tavoin hän näkee vain ne asiakirjatyypit joihin olet antanut ryhmälle oikeuden. Pääkäyttäjät näkevät tilillä aina kaiken ja voivat hallinnoida tiliä. Voit tarvittaessa luoda jokaiselle käyttäjälle oman käyttäjäryhmän jolloin he eivät näe toistensa asiakirjatyyppejä. Suosittelemme nimeämään ryhmät sillä tavoin että erotat ne toisistaan. Toivottavasti pääset näillä alkuun!
Moikka Riikka! Vahva tunnistautuminen Visma Signilla toimii tällä hetkellä suomalaisilla, ruotsalaisilla, norjalaisilla, hollantilaisilla ja tanskalaisilla pankkitunnuksilla taikka mobiilivarmenteella. Italia ei valitettavasti kuulu vahvan tunnistautumisen tiimoilta tuettuihin maihin, mutta ei hätää, pohjoismaisten pankkitunnuksien puuttuminen ei ole kuitenkaan este sähköisesti tapahtuvalle allekirjoittamiselle! Tunnistautuminen on mahdollista toteuttaa myös ilman vahvoja tunnistautumismenetelmiä jolloin kyseessä on niin sanottu "kevyt allekirjoitus". Kevyt allekirjoitus toimii niin että allekirjoituskutsun vastaanottaja jättää allekirjoituksensa digitaalisesti piirtämällä sen allekirjoituskenttään. Mikäli haluatte allekirjoituttaa asiakirjoja ilman vahvaa tunnistusta, tulee ensin varmistaa että tilinne asetuksissa on sallittu allekirjoitukset myös ilman vahvaa tunnistusta. Tilinne pääkäyttäjä pystyy tarkistamaan tämän kohdasta "Asetukset" -> "Yrityksen perustiedot" -> "Kutsuasetukset". Lisäksi kutsua luodessa tulee erikseen asettaa kutsulle päälle asetus "Allekirjoitukset ilman vahvaa tunnistusta" ja tämän voi tarvittaessa asettaa päälle vaikkapa vain yhdelle allekirjoittajalle "Mukauta" -painikkeen avulla, jolloin muut asiakirjan allekirjoittajat voivat allekirjoittaa asiakirjan vahvaa tunnistusta käyttäen. Nyt kun kutsu on jo lähetetty, ei allekirjoitustapaa pysty valitettavasti enää jälkikäteen muokata kutsulle, mutta voit esimerkiksi peruuttaa kutsun ja luoda kutsun kokonaan uudelleen oikeilla asetuksilla.
Kiitos kysymyksestä! Kutsun lähettäjän asettama kutsun asetus nimeltä “Allekirjoitukset organisaationa” määrittää asiakirjan tallentumispaikan. - Mikäli kutsulla on päällä "Allekirjoitukset organisaationa" -asetus, näet allekirjoitusvaiheessa listan yritystileistä joihin sinulla on käyttöoikeudet Visma Signissa. Mikäli valitset edustettavan yrityksen tarjotusta listasta, tallentuu allekirjoitettu asiakirja vain kyseiselle yritystilille eikä henkilökohtaiselle tilillesi. Jos puolestaan valitset allekirjoittaessa kohdan “Muu organisaatio” kirjoittaen siihen edustettavan yrityksen nimen itse, tallentuu asiakirja silloin henkilökohtaiselle tilillesi. - Jos “allekirjoitukset organisaationa” -asetusta ei ole päällä, tallentuu allekirjoittamasi asiakirja henkilökohtaiselle tilillesi.