Yleisin tapa käyttää Visma Signia on lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi yhdelle tai useammalle henkilölle. Yksinkertaisimmillaan tarvitset allekirjoituskutsun lähettämiseen:
- allekirjoitettavan dokumentin PDF-muodossa
- sähköpostiosoitteet ja/tai matkapuhelinnumerot allekirjoittajilta 



1. Aloita allekirjoituskutsun luominen valitsemalla valikosta uusi asiakirja

2. Anna asiakirjalle nimi. Tämä nimi näkyy allekirjoituskutsun sähköpostin otsikossa, allekirjoitusprosessin aikana ja allekirjoituksen jälkeen Visma Sign -arkistossa.

3. Valitse kansio, johon dokumentti tallentuu arkistossa.

4. Lataa allekirjoitettava PDF-tiedosto.

5. Lisää halutessasi linkki osoitteella. Jos lisäät linkin, allekirjoittaja pääsee kyseiselle sivulle allekirjoitusvaiheessa ja hänen tulee hyväksyä kyseinen linkki päästäkseen eteenpäin allekirjoitusprosessissa. 

6. Valitse halutessasi vaadi asiakirjaan tutustuminen -painike. Valitse myös lähetä allekirjoitetut asiakirjat sähköpostilla -valinta, jos haluat, että allekirjoitettu dokumentti lähetetään sähköpostitse allekirjoittajille.

7. Mikäli haluat luoda useasta tiedostosta erillisen asiakirjan kerralla, valitse lähetä tiedostot erillisinä asiakirjoina -painike. Tällä valinnalla voit lähettää useamman pdf-tiedoston erillisinä kutsuina allekirjoittajille. Otathan huomioon, että tällöin jokaiselle kutsulle tulee samat allekirjoittajat ja asetukset ja jokaisen asiakirjan allekirjoitukset veloitetaan erikseen.

8. Lisää seuraavaksi allekirjoittajat. Huom. Jos allekirjoitat sopimuksen myös itse, muista lisätä listaan myös itsesi. Kutsulle ei voi myöskään lisätä uusia allekirjoittajia lähetyksen jälkeen, joten tarkista lopuksi ettei kukaan allekirjoittajista puutu.

9. Valitse kuinka kutsu lähetetään vastaanottajalle: sähköpostilla, tekstiviestillä tai molemmilla. Yksityishenkilönä käytettäessä, voit lähettää kutsun ainoastaan sähköpostilla.

10. Jos asiakirja sisältää arkaluontoista tietoa, voit käyttää turvakutsua. Valitse silloin sähköposti + tekstiviesti ja aseta turvakutsu päälle. Turvakutsussa linkki lähtee sähköpostilla, salasana tekstiviestillä. 

11. Lisää halutessa saateviesti, joka näkyy kutsusähköpostissa. 

12. Valitse kieli ja voimassaoloaika.

13. Oletuksena on, että kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet asiakirjan, siitä tulee tieto jokaiselle allekirjoittajalle. Voit halutessasi estää viestin lähetyksen kilkkaamalla täpän pois kohdasta lähetä allekirjoittajille tieto, kun kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet. (Tämä valinta näkyy megafoni -symbolina allekirjoittajan vieressä)

Huomioithan, että tällöin ei myöskään lähde sähköpostin liitteenä kopiota allekirjoitetusta asiakirjasta allekirjoittajalle, vaan sen mahdollisesti tarvittavasta toimituksesta sinun tulee huolehtia muulla tavoin.

14. Laita halutessasi päälle valinta erillinen asiakirja jokaiselle allekirjoittajalle. Tällöin kaikkien allekirjoitukset menevät erilliselle asiakirjalle. Tätä toimintoa voidaan käyttää esimerkiksi massakutsuja lähetettäessä, jolloin halutaan luoda useita samanlaisia kutsuja kerralla.

15. Mikäli lähetät kutsua yrityksen tililtä, on kutsulla oletuksena päällä valinta Kutsuun tulee ainoastaan organisaation nimi. Tämä tarkoittaa sitä, että kutsun lähettäjän nimi on piilotettu ja ainoastaan yrityksen nimi näytetään kutsuva osapuolena. Jos haluat näyttää myös kutsun luojan nimen, voit klikata valinnan pois päältä.

16. Näytä henkilötunnus allekirjoituksessa -valinnalla voit pyytää allekirjoittajaa kirjoittamaan henkilötunnuksensa allekirjoitusvaiheessa. Tämä annettu henkilötunnus tallennetaan allekirjoitussivulle henkilön nimen perään. Oletuksena henkilötunnusta ei kysytä ollenkaan.

17. Valitse tallenna asiakirja ja lähetä kutsut.

 

 

Millaiset PDF-tiedostot kelpaavat sähköisesti allekirjoitettavaksi?

Tiedoston tulee olla kooltaan enintään 15 megatavua. Se ei saa olla salasanalla avattava eikä muutoksilta suojattu salasanalla. Jos PDF-tiedostoon on upotettu liitetiedostoja, sen allekirjoittaminen ei välttämättä onnistu. Tiedoston nimessä ei saa olla erikoismerkkejä, eikä nimi saa olla yli 255 merkkiä pitkä tiedostopäätteineen.

Jotkut verkon ilmaisohjelmat ja hyvin vanhat PDF-muunto-ohjelmat tekevät allekirjoitettavaksi kelpaamatonta, rikkinäistä tiedostomuotoa. Tällöin kannattaa kopioida asiakirjan sisältö esimerkiksi johonkin toimisto-ohjelmaan, ja tallentaa se PDF-muotoon.