Lomakkeen muokkaus alkaa Lomake -välilehdeltä.

1. Sähköposti -asetukset. Jos haluat lähettää allekirjoitetun asiakirjan kopion myös allekirjoittajalle, valitse lomaketta luodessasi ensimmäisellä sivulla lähetys päälle. Se onnistuu valitsemalla Sähköposti-kentän kynästä asetukset. Allekirjoitettu asiakirja tallentuu joka tapauksessa allekirjoittajan Visma Sign -tilin Arkistoon. Mikäli käytät allekirjoituksen jälkeisenä viestinä oletusviestiä tai muokkaamaasi viestiä, allekirjoittaja voi ladata asiakirjan heti allekirjoituksen jälkeen lopetusviestisivulta. Mikäli ohjaat allekirjoittajan johonkin muuhun verkko-osoitteeseen, latausmahdollisuutta ei ole.

Erityisesti kuluttaja-asioinnissa on tarpeen huolehtia lomakkeen täyttäjän kappaleen toimittamisesta tavalla tai toisella allekirjoittajalle. Lomakkeen lataus heti allekirjoituksen jälkeen, lähetys sähköpostilla ja tallentuminen Visma Sign -arkistoon tarjoavat monipuolisen tavan toimitusvelvollisuuden täyttämiseen.

Jos lomake sisältää arkaluonteisia tietoja, sähköposti ei ole sopiva tapa lähettää valmista lomaketta. Silloin tulee tarjota latausmahdollisuutta heti allekirjoituksen jälkeen, ohjata allekirjoittaja noutamaan lomake omasta Visma Sign -arkistostaan tai järjestää toimitus muuten yrityksesi oman kappaleen avulla.

 

2. Henkilötunnus -asetukset. Allekirjoittajan täydellinen henkilötunnus on pakollinen allekirjoitusta varten, mutta voit valita tallennetaanko se lomakkeen sisältöön vai ei. Henkilötunnusta ei tallenneta missään tapauksessa allekirjoituspalvelun lokeille. Tämän voit muokata valitsemalla henkilötunnuksen asetuksista, painamalla kynästä. 

3. Muut allekirjoittajat -ominaisuus ei ole käytössä -asetus. Voit kytkeä ominaisuuden päälle muokkaamalla tätä kenttää painamalla vasemman yläkulman muokkausnappia. Jos valitset tämän ominauuden pääset muokkaamaan seuraavia vaihtoehtoja.

 

 

Kun olet luonut lomakkeen siirryt seuraavaksi Yhteystiedot -välilehdelle.

 

4. Voit valita lähetetäänkö allekirjoitettu lomake haluamaasi sähköpostiosoitteeseen valinnalla Ilmoita allekirjoituksista organisaatiolle. Lisää kenttään sähköpostiosoite johon haluat allekirjoitetut lomakkeet sähköpostin liitteenä. Allekirjoitettu asiakirja tallentuu joka tapauksessa yrityksesi Visma Sign -tilin Arkistoon.

 

5. Valitse pudotusvalikosta yritys, jonka lomaketta olet muokkaamassa. Jos sinulla on käyttöoikeus yhteen yritykseen, valitse se. Jos sinulla on käyttöoikeuksia useisiin yrityksiin, valitse se jonka Visma Sign Arkistoon tämän lomakkeen valmiit kappaleet tallennetaan. Valittu yritys maksaa lomakkeiden allekirjoitukset osana sen Visma Sign -veloituksia. Kun olet lisännyt tiedot ja valinnut yrityksen, paina Siirry eteenpäin.

6. Mikäli valitsemasi yritys ei ole vielä aktivoinut lomakepalvelua käyttöön, näyttöön tulee tieto tarvittavista toimenpiteistä. Katso tarkemmin Palvelun aktivointi ensimmäisellä käyttökerralla

Myöhemmillä asiointikerroilla, kun lomakepalvelu on aktivoitu, siirryt suoraan Asetukset -välilehdelle.


7. Valitse pudotusvalikosta haluamasi kansio valmiiden lomakkeiden tallennukselle. Jos haluat tallentaa lomakkeet uuteen kansioon, käy luomassa uusi kansio Visma Sign -selainkäyttöliittymän Arkisto - Luo uusi kansio -toiminnolla. Yleensä kannattaa sijoittaa lomakkeet erillisiin kansioihin eikä juurikansioon, sillä kansioille voit määrittää pääsyoikeudet käyttäjäryhmittäin.

8. Voit lisätä lomakkeelle yrityksesi logon tai muun kuvaelementin. Logo sijoitetaan lomakkeen yläreunaan, joko vasemmalle, keskelle tai oikealle, valintasi mukaan. Logo näkyy lomaketta täytettäessä ja tallentuu allekirjoitettuun asiakirjaan.

9. Joillain selaimilla pankkivarmennus ei toimi upotuksen sisällä. Visma Sign voi avata pankkivarmennuksen upotuksen ulkopuolelle, mutta tälloin käyttäjä palaa vismasignforms.com -osoitteeseen. Voit asettaa mukautetun paluuosoitteen, mikäli haluat käyttäjän aina palaavan omalle sivustollesi.

10. Voit valita näytetäänkö lomakkeen allekirjoittajalle onnistuneen allekirjoituksen jälkeen vakioviesti vai mukauttamasi viesti. Viestin yhteydessä näytetään latauslinkki, josta lomakkeen allekirjoittaja voi heti ladata oman kappaleensa valmiista lomakkeesta PDF-muodossa. Lomake tallentuu myös allekirjoittajan Visma Sign -arkistoon, ja riippuen aiemmin tekemästäsi sähköpostivalinnasta se voidaan myös lähettää sähköpostilla allekirjoittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen viestin liitteenä.

Kolmas vaihtoehto on ohjata allekirjoittaja onnistuneen allekirjoituksen jälkeen haluamaasi verkko-osoitteeseen (URL). Kopioi haluamasi osoite huolellisesti esim. selaimen osoiteriviltä. Jos ohjaat allekirjoittajan verkko-osoitteeseen, valmiin lomakkeen latauslinkkiä ei voida esittää - vastaat itse allekirjoittajan kappaleen toimituksesta mikäli tarpeen.

11. Samat valinnat ovat käytettävissä myös epäonnistuneen allekirjoituksen jälkeen näytettävälle viestille tai verkko-osoitteeseen ohjaamiselle. Allekirjoitus voi epäonnistua muun muassa koska:

  • allekirjoittaja keskeyttää pankki- tai mobiilitunnistamisen
  • allekirjoittaja antaa väärin tunnuksensa
  • pankkitunnistuksessa tai mobiilitunnistuksessa tapahtuu tekninen virhe
  • allekirjoittaja jättää tunnistamisnäytön auki liian pitkäksi aikaa antamatta tunnuksiaan

 

12. Viimeisenä voit valita lomekkeen oletusmaan. Valitsemasi maan tunnistautumistavat näytetään lomakkeen täyttäjälle oletuksena. Käyttäjä voi kuitenkin halutessaan käyttää muiden maiden tunnistautumistapoja.

13. Kun olet tehnyt asetukset, paina Tallenna. Siirryt Käyttöönotto-välilehdelle, ja samaan aikaan lomakepalvelu lähettää Visma Sign -tiedoissasi olevaan sähköpostiosoitteeseesi viestin, joka sisältää tarpeelliset tiedot lomakkeen myöhempää muokkaamista varten.