Visma Sign- palvelussa allekirjoitetut dokumentit saavat automaattisesti pitkäikäisen validoinnin (Long Term Validation). Muutos astui voimaan 17.8.2021. 


Sähköinen allekirjoitus koostuu kolmesta osasta Visma Sign palvelussa. Kun henkilö allekirjoittaa palvelussa, hänet tunnistetaan vahvasti. Visma Sign palvelu luo henkilön puolesta allekirjoituksen, joka varmennetaan luotettavan EU:n hyväksymän varmennetarjoajan toimesta. Käytämme kolmantena osapuolena Entrustin palvelua, joka luo AES- tason allekirjoituksen. Aikaisemmin varmenteen osalta pystyimme luomaan dokumenttiin määräaikaisen validoinnin. 


Uuden päivityksen ansiosta olemme laajentaneet Entrustin varmennetta, jonka avulla asiakirjaan luodaan toistaiseksi voimassaoleva varmenne. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että vaikka asiakirja otettaisiin pois Visma Sign- palvelusta, niin asiakirja voidaan tarkistaa. Tarkistuksessa voidaan todeta, että asiakirja on teknisesti allekirjoitettu, voidaan tunnistaa kuka asiakirjan on allekirjoittanut, sekä tarkistaa ettei asiakirjaan ole tehty muutoksia. 


Päivityksen yhteydessä Visma Sign- palvelu takaa, että sisään syötetty allekirjoitettavan dokumentin PDF- formaatti pysyy samana. Osassa toimialoissa PDF- dokumentin formaatti pitää olla ns. suojattu PDF/A tason versio, mikä täyttää sen arkistointivelvoitteen. 


Jos allekirjoitettava dokumentti laitetaan palveluun sisään PDF/A- muotoisena, se säilyy PDF/A- muotoisena myös allekirjoituksen jälkeen. Jos sitä allekirjoituksen jälkeen manuaalisesti muutetaan, niin samassa yhteydessä myös dokumentin validointi muuttuu, jonka takia allekirjoitus ei ole teknisesti voimassa oleva.


Juridiset vaikutukset, jos dokumentissa ei ole LTV-päällä


Jos asiakirja on allekirjoitettu ennenkuin teimme muutoksen toistaiseksi voimassa olevasta validoinnista, ei hätää.

EU:n sähköisen allekirjoituksen standardissa tärkeintä on, että asiakirjan allekirjoitusajankohta näkyy ja se on allekirjoitettu ennen kuin validointi päättyy. Tärkeintä on että allekirjoittaja tunnistetaan ja ajankohta on selkeästi nähtävissä. LTV vain automatisoi dokumentin pitkäikäisen validoinnin vaikka se olisi otettu pois Visma Sign- palvelusta.