Järjestimme torstaina 25.2. webinaarin, jossa käsiteltiin Visma Signin käyttöliittymän uusimpia muutoksia sekä tarkasteltiin palvelun keskeisiä toiminnallisuuksia ja niiden konkreettista käyttöä. 

Webinaarin aiheita: 

• Katsaus palvelun uusimpiin ominaisuuksiin (mm. usean dokumentin allekirjoitus, allekirjoituskutsun voimassaoloaika)
• Lähetysasetukset hyötykäyttöön
• Käyttäjähallinnan ABC

Katso maksuton webinaaritallenne tästä ja lue alta vastaukset webinaarissa esitettyihin kysymyksiin .

Onko mahdollista saada lokia siitä, kuka on tehnyt milloin mitäkin allekirjoitettaville dokumenteille?

Kyllä on, mutta tämä ei kuulu oletuspalveluihin, vaan toteutus tehdään asiantuntijatyönä. Lisätietoa saat lähettämällä meille sähköpostia osoitteeseen myynti.sign@visma.com

Tuotteen sisällä ei ole lokia, mutta arkiston puolelta on tiedostokohtaisesti mahdollista nähdä, ketkä ovat allekirjoittajat ja missä vaiheessa allekirjoitusprosessia he ovat.

Mistä nuo yrityksen tiedot (nimi, y-tunnus) tulevat allekirjoitustietoihin, mistä Visma Sign saa ne?

Jos yrityksellä on jo Visma Sign käytössä, tulevat nämä tiedot suoraan yrityksen Visma Sign -tililtä. Jos taas allekirjoittaja edustaa yritystä, jolla ei ole Visma Signia käytössä, näkyy allekirjoituksessa yrityksen nimi siinä muodossa, missä allekirjoittaja on sen ilmoittanut (manuaalinen nimen syöttö). Y-tunnusta ja muita tietoja ei sisällytetä allekirjoitukseen.

Olen käyttänyt tätä vain API-rajapinnan kautta. Meillä on yksi tili, kytkettynä kahteen y-tunnukseen.Onko helppo ottaa nämä allekirjoitusten ottaminen käyttöön ?
Kyllä vain! Ole yhteydessä tuki@sign.visma.com, niin katsotaan teille käyttöliittymän asiat kuntoon. Voitte hyödyntää joko yhtä tiliä APIa ja käyttöliittymää varten tai ottaa käyttöön ns. rinnakkaistilin käyttöliittymää varten.

Kun lisään itseni allekirjoittajaksi, niin automaattisesti tulee "allekirjoita organisaationa" asetus päälle. Saako tätä muutettua vai pitääkö joka kerta ottaa se erikseen pois?

Tällä hetkellä Visma Sign olettaa, että jos lähettävä osapuoli toimii myös allekirjoittajana, niin he edustavat yritystä siinä samalla. Eli nämä ovat “naimisissa” toisiinsa ja teidän tilanteessa se pitäisi joka kerta ottaa erikseen pois. 

Voisiko Visma Signissä saada allekirjoitettavan kutsun lisäksi mahdolliseksi liittää liitetiedostoja, joihin EI edellytetä allekirjoitusta. Tämä siis jos, avoin linkki asiakkaalle esim. liitetiedostoihin ei ole mahdollista JA emme halua liitteitä yhdistettäväksi allekirjoitettavaan dokumenttiin.

Valitettavasti tämä ei ole mahdollista.

Liitetiedostoja voi toki toki mahdollista lisätä, mutta tällöin ne kuuluvat osaksi allekirjoitettavaa kokonaisuutta.  Tällaisessa tilanteessa on mahdollista hyödyntää “lähetä erillisinä asiakirjoina” -toiminnallisuutta. Tällöin tiedosto 1 ja liite 1 ovat kaksi erillistä tiedostoa. Allekirjoittaja voi allekirjoittaa tarvittavan tiedoston sekä tarkastella liitettä erikseen ja jättää lopuksi liitteen allekirjoittamisen suorittamatta. 

Voiko lähetysviestiä muokata kun tekee muistutuksen? Joudun aina laittamaan vielä erillisen sähköpostin kun muistutan, että esim. kutsun voimassaolo on päättymässä tms.

Muistutustoimintomme lähettää allekirjoituskutsun sellaisena kuin se on alunperin määritelty. Toisin sanoen emme voi lisätä muistutukseen erillistä saateviestiä

Miten toimitaan, jos osa allekirjoittaa asiakirjan etukäteen manuaalisesti?

Skannatkaa tällöin manuaalisesti allekirjoitettu tiedosto PDF-muotoiseksi ja viekää se Visma Signiin, jotta voitte kerätä loput allekirjoitukset sähköisesti. 

Voinko pyytää allekirjoitukset organisaationa, vaikka allekirjoittava yritys ei ole rekisteröitynyt Visma Sign -käyttäjä?

Kyllä voit. Tällöin allekirjoittaja syöttää manuaalisesti yrityksensä nimen ja tämä tulee osaksi itse allekirjoitusta.

Tallentuvatko sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä lähetettävä kutsuviesti jonnekin?

Jos kysymys tarkoittaa allekirjoitettavan asiakirjan mukana lähtevää sähköposti- tai tekstiviestimuotoista saateviestiä, voi yrityksen pääkäyttäjä hallita saateviestejä käyttöliittymässä. Saateviestipohjat löydät kohdasta asetukset -> viestipohjat -> saateviestipohjat.

Lisätietoja saateviestipohjien lisäämisestä löydät täältä 

Olisiko mahdollista saada kutsun määräaikaan sitten takaisin vielä vaihtoehdoksi ns. aina voimassaoleva kutsu?

Valitettavasti tämä ei ole tällä hetkellä mahdollista, mutta viemme toiveen tuotekehityksellemme.

Kutsun määräaika on mahdollista asettaa 180 päivään asti. Lisäksi kutsulle voi asettaa muistutuksen, jos sen määräaika alkaa pian umpeutua.

Minkälainen kuittaus / tosite tulee tilinpäätöksen allekirjoittamisesta ja tämä ilmeisesti riittää esim. verottajalle?

Lopputuloksena on tilinpäätös, jossa on allekirjoitussivu lopussa. Sähköinen allekirjoitus on lainvoimainen tapa allekirjoittaa ja näin ollen Visma Signilla allekirjoitetut asiakirjat ovat juridisesti päteviä asiakirjoja. Sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen hyväksyminen on kuitenkin asiakirjojen vastaanottajien itsensä päätettävissä. Siksi suosittelemme tarkistamaan vastaanottajalta, hyväksyvätkö he sähköisesti allekirjoitettuja asiakirjoja. 

Mikäli allekirjoituskutsun on lähettänyt epähuomiossa sähköpostiosoitteeseen, joka ei ole käytössä (kirjoitusvirhe tai muu), pystyykö järjestelmä ilmoittamaan ettei kutsu välittynyt perille?

Valitettavasti järjestelmä ei ilmoita ko. tietoa. Arkistossa tiedosto kuitenkin näkyy siten, että kyseisen allekirjoittajan tila on “uusi”, jolloin järjestelmämme mahdollistaa yhteystietojen muutoksen eli esimerkiksi korjamaan inhimillisiä kirjoitusvirheitä. 

Voisiko allekirjoitetun dokumentin nimeen lisätä esim. signed-sanan?

Visma Sign lisää automaattisesti jokaisen tiedoston alalaitaan tiedon, että tiedosto on allekirjoitettu Visma Signilla. Tämä ei ota kantaa siihen, ovatko allekirjoitukset jo suoritettu. Arkiston puolella toki näkyy asiakirjan sen hetkinen tila.

Jos toiveena on että tiedosto on lähetysvaiheessa nimetty “tiedosto1”  ja allekirjoitusten jälkeen  “tiedosto 1-  signed”, niin voimme viedä toiveen tuotekehityksellemme. 

Onko asiakirjan nimeen tulossa pidennystä, kun ei pitkät nimet mahdu ja joutuu sitten lyhentämään

Ei. Asiakirjan nimi on rajallinen siksi, että kutsut voidaan lähettää joko sähköpostitse tai puhelimitse. Taataksemme onnistuneen lähetyksen, on turvallisinta käyttää tiettyä maksimi kirjainmäärää. Suosittelemmekin, että asiakkaamme käyttävät tiivistä tiedostojen nimeämistä. 

Mahdollistaako järjestelmä normaalissa allekirjoitusvaihtoehdossa kuitata allekirjoitus kuvana?

Ei mahdollista. Asiakirjan lähettävä osapuoli valitsee, kuka suorittaa allekirjoituksen ja millä tavalla (vahva vai kevyt tunnistautuminen).  Olemme pitäneet eri allekirjoitustavoista tiiviin webinaarin, jonka pääset katsomaan täältä .

Mitä tehdään, kun hallitustyöskentelyssä on mukana luottamushenkilö (ei työntekijä) ja allekirjoitettavana on luottamuksellinen dokumentti, jonka ei pitäisi jäädä ko. henkilölle, kun luottamustehtävä on päättynyt.

Tässä tapauksessa suosittelemme käyttämään “allekirjoitukset organisaationa” -toiminnallisuutta. Tällöin allekirjoitettu asiakirja tallentuu yrityksen - ei allekirjoittajan - arkistoon. 

Mitä jos allekirjoittaja on allekirjoittanut yrityksen nimen väärin? Ei-virallisella tavalla tai epähuomiossa kirjoitusvirhe (kun allekirjoitukset organisaationa)

Tässä tapauksessa voitte lähettää tiedoston uudelleen tai jatkaa eteenpäin allekirjoitetulla tiedostolla. 

Voiko arkistoon luoda alikansioita?

Toistaiseksi tämä ei ole vielä mahdollista: Arkistomme tukee vain 1. tason hierarkiaa.

Saisiko avointen kutsujen selailua parannettua. Kun haluan ladata avoimia lisää niin palaan näytöllä aina alkuun, ensimmäisen avoimen kutsun kohdalle ja näin kohta, jossa olin avoimia selaamassa, katoaa. Tai niin että voisi samoin tein valita ”näytä kaikki”.

Avoimet kutsut toimivat parhaiten ns. pikanäkymänä. Huomattavasti kattavampi on itse arkisto. Sieltä voit rajata tiedostoja esimerkiksi puuttuvien allekirjoitusten tai tietyn aikavälin mukaan.  

Voiko muuten järjestyksessä olevasta allekirjoituslistasta poistaa henkilön esim. tilanteessa, että joku henkilö on estynyt allekirjoittamaan ja allekirjoitukset eivät tämän takia edisty tilintarkastajalle saakka?

Valitettavasti tämä ei ole mahdollista, mutta viemme toiveen eteenpäin tuotekehityksellemme. 

Käyttäjille on lisätty puhelinnumerot, mutta ne ei tule tuohon riville ?

Käyttäjät itsenäisesti ilmoittavat puhelinnumeronsa osana rekisteröitymistä. Nämä tiedot kuuluisi näkyä käyttäjät-välilehdellä. Ongelmatilanteessa asiakaspalvelumme auttaa. Voit lähettää tukipyynnön täältä tai lähettää sähköpostia osoitteeseen tuki.sign@visma.com.  

Jos haluan lähettää useamman erillisen dokumentin allekirjoitettavaksi kerralla, voinko käyttää allekirjoitusjärjestystä?

Valitettavasti tässä tapauksessa allekirjoitusjärjestystä ei ole mahdollista käyttää. 

Voiko lähetyslistaa muokata muuten kuin lisäämällä sinne henkilöitä?

Kyllä voi. Voit poistaa sekä muokata olemassaolevia yhteystietoja asetuksista kohdasta asetukset > viestipohjat > lähetyslistat.  Lisätietoja lähetyslistojen hallinnoinnista löydät täältä . Lähetyslistan valitsemisen jälkeen, voit myös lisätä muita allekirjoittajia tai muokata olemassa olevien asetuksia

Oliko niin, että kun allekirjoitusaika on mennyt umpeen, joudun itse kutsujana aloittamaan prosessin alusta eli tuo allekirjoitettava dokkari ei jää mihinkään "muistiin"?

Asiakirja jää teidän Visma Sign -arkistoon ja se on sieltä noudettavissa.

Valitettavasti vanhentuneen kutsun uudelleenlähetys ei ole mahdollista, eikä allekirjoittamatta jättäneet osapuolet pääse enää allekirjoittamaan vanhaa kutsua. Näissä tapauksissa suosittelemme laittamaan kutsulle muistutuksen, jos sen määräaika alkaa pian umpeutua. Jos kutsu ehtii kuitenkin umpeutua, on kaksi vaihtoehtoa kuinka toimia 

1. Kutsun umpeuduttua voit lähettää kokonaan uuden kutsun
2. Tehdä erillinen lisäpöytäkirja, jossa mainitsee alkuperäisen dokumentin ja allekirjoituttaa lisäpöytäkirjan niillä, jotka ei alkuperäistä ehtinyt allekirjoittaa

Meneekö se sopimus sähköpostiin turvatusti, jos näkyy esim. sos.turvatunnus?

Ei. Näissä tapauksissa suosittelemme lähettämään tiedoston erillisellä sähköpostiohjelmalla, joka mahdollistaa suojattujen viestien lähettämisen.

Saako allekirjoituskutsun tulemaan muusta kuin Visman osoitteesta, koska osalla vastaanottajista viestit menevät roskapostiin.

Mikäli viestit menevät helposti vastaanottajalla roskapostiin, on sähköpostipalvelimeenne mahdollista tehdä muutoksia spf-tietueeseen, joka sallii Visma Signin laittaa kutsuja teidän nimissänne. Mikäli olette kiinnostuneet tästä, voitte tiedustella ohjeen tuesta lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tuki.sign@visma.com

Menevätkö allekirjoitetut asiakirjat suojatulla sähköpostilla?

Ei. Näissä tapauksissa suosittelemme lähettämään tiedoston erillisellä sähköpostiohjelmalla, joka mahdollistaa suojattujen viestien lähettämisen.

Olisiko mahdollista saada tallennettua luotuihin kutsupohjiin myös oletussähköpostiosoitteet, sillä lähetämme viikoittain lukuisia sopimuksia allekirjoitettavaksi samoille henkilöille.

Valitettavasti tämä ei ole mahdollista. Nämä ovat toisistaan erillään olevia toiminnallisuuksia. Viemme toiveen kuitenkin eteenpäin tuotekehityksellemme. 

Meneekö tiedosto yrityksen Visma Signiin, vaikka itse allekirjoittajaa ei ole lisätty käyttäjäksi yrityksen tilille?

Ei. Jotta tiedosto siirtyy allekirjoittavan yrityksen arkistoon, tulee sekä yrityksellä että allekirjoittajalla olla aktiivinen Visma Sign -tili.

Onko muita keinoja uudelleenlähettää vanhentunut kutsu kuin ladata asiakirja uudelleen allekirjoitettavaksi? Voiko kutsun siis avata uudelleen. Kyseessä asiakirja, mihin tulee useamman henkilön allekirjoitus, mutta osalta jäänyt allekirjoitus tekemättä määräajassa.

Valitettavasti vanhentuneen kutsun uudelleenlähetys ei ole mahdollista. Näissä tapauksissa suosittelemme laittamaan kutsulle muistutuksen, jos sen määräaika alkaa pian umpeutua. Jos kutsu ehtii kuitenkin umpeutua, on kaksi vaihtoehtoa kuinka toimia 

1. Kutsun umpeuduttua voit lähettää kokonaan uuden kutsun
2. Tehdä erillinen lisäpöytäkirja, jossa mainitsee alkuperäisen dokumentin ja allekirjoituttaa lisäpöytäkirjan niillä, jotka ei alkuperäistä ehtinyt allekirjoittaa

Onko mahdollista muokata tuota Oman nimen muotoilua allekirjoituksessa tai lähetysvietissä? Eli saada esim. pelkkä kutsumanimi ja sukunimi näkyviin ja myös siten ettei kaikki kirjaimet ole ISOLLA, vaan että ne olisi tyyliin Ensimmäinen kirjain ainoastaan isolla? Tuo caps lock päällä oleva nimi on vähän tökerön näköinen.

Valitettavasti tämä ei ole mahdollista. Nimet tulevat suoraan valitun tunnistautumispalvelun kautta. Esimerkiksi Nordealta tulevat nimet tulevat automaattisesti isolla kirjoitettuna.

Määräajan määrittäminen allekirjoituspyynnöille on tärkeä. MUTTA sitä on voitava tarvittaessa jatkaa. Pitkät allekirjoitusketjut voivat olla aikaa vieviä ja saattaa olla, että alunperin määritelty aika on liian lyhyt. Voihan tuota määräaikaa jatkaa siten, että jo tehdyt allekirjoitukset pysyvät voimassa? 

Kutsujen voimassaoloajan voi määrittää 1-180 päivän välille.  Suosittelemme laittamaan voimassaoloajan tarvittaessa tarpeeksi pitkälle. 

Jos kutsu ehtii umpeutua, ei sen määräajan jatkaminen ei valitettavasti ole mahdollista. Näissä tapauksissa suosittelemme laittamaan kutsulle muistutuksen, jos sen määräaika alkaa pian umpeutua. Jos kutsu ehtii kuitenkin umpeutua, on kaksi vaihtoehtoa kuinka toimia 

1. Kutsun umpeuduttua voit lähettää kokonaan uuden kutsun
2. Tehdä erillinen lisäpöytäkirja, jossa mainitsee alkuperäisen dokumentin ja allekirjoituttaa lisäpöytäkirjan niillä, jotka ei alkuperäistä ehtinyt allekirjoittaa