Lagringsstedet for dokumentet bestemmes av valgene som gjøres under signeringsprosessen. Nedenfor er de forskjellige situasjonene og deres respektive lagringssteder beskrevet.

Hva hvis jeg er bruker på Visma Sign-kontoen til selskapet jeg representerer når jeg signerer et dokument sendt av en annen part? 

Hvis du velger organisasjonen du representerer fra en forhåndseksisterende liste, blir dokumentet automatisk lagret i mappen for usorterte dokumenter på organisasjonens konto.

Dokumentet er kun synlig for brukere som har tilgang til mappen for usorterte dokumenter i henhold til organisasjonens brukerrettigheter.

Hva hvis jeg er bruker på kontoen som dokumentet ble sendt fra for signering? 

Hvis du signerer et dokument som er opprettet på en firmakonto du er bruker av, og velger dette firmaet fra en forhåndsdefinert liste under signeringsprosessen, vil dokumentet lagres i mappen på firmakontoen som oppretteren har spesifisert.

Dokumentet vil kun være synlig for brukere som har tillatelse til den aktuelle mappen.

Hvis dokumentet ikke finnes i arkivet, har du sannsynligvis ikke tilgang til mappen der det er lagret. Vennligst kontakt kontoadministratoren for å få tilgang til mappen eller for å få dokumentet.

Hva om jeg valgte "Annet firma" eller "Jeg representerer meg selv" (privatperson) under signeringsfasen?

Hvis du under signeringsprosessen velger "Annen organisasjon" og manuelt skriver inn navnet på selskapet du representerer, vil dokumentet ikke bli lagret på Visma Sign-kontoen din. Når alle parter har signert, vil du motta en nedlastingslenke til dokumentet på e-post.

Hvis du signerer dokumentet som privatperson ("Jeg representerer meg selv"-rollen), vil dokumentet enten bli lagret på din personlige Visma Sign-konto eller du vil motta en nedlastingslenke på e-post når alle parter har signert.

Hvis dokumentet er signert før 24. april 2025 som privatperson, vil det bli lagret i 12 måneder fra datoen for siste signatur. Lagringsperioden starter fra det tidspunktet dokumentet sist ble signert.

Hvis dokumentet er signert 24. april 2025 eller senere, vil privatpersoner motta en nedlastingslenke på e-post når signeringsprosessen er fullført. E-posten inneholder instruksjoner for hvordan du laster ned dokumentet, samt informasjon om hvor lenge lenken er gyldig.

For mer informasjon om nedlastingslinken, se instruksjonen: Hvordan laster man ned et signert dokument via dokumentlenken?

Hvorfor finner jeg ikke dokumentet jeg har signert? 

Plasseringen av dokumentet du har signert avhenger av valgene du gjorde under signeringsfasen, noe som betyr at dokumentet kan lagres ulikt etter forskjellige signeringer. Du kan alltid sjekke de saksspesifikke instruksjonene ovenfor.

Når en invitasjon er sendt, er det ikke lenger mulig å legge til underskrivere i etterkant. 

Hvis du har glemt å legge til alle signatører, kan du gjøre ett av følgende:

• Du kan lage en helt ny signaturinvitasjon som du inviterer alle signatarene til (Velg dette hvis du ønsker at alle signaturer skal være i samme dokument elektronisk.)
• Hvis det er mulig for den aktuelle avtalen, kan du opprette en egen tilleggsprotokoll som refererer til det opprinnelige dokumentet. Du kan deretter opprette en signeringsinvitasjon fra denne tilleggsprotokollen for de som ikke rakk å signere originalen.
• Hvis det er mulig for den aktuelle avtalen, kan du skrive ut dokumentet med eksisterende signaturer og samle inn de siste signaturene manuelt.

Det er heller ikke mulig å fjerne underskrivere fra en invitasjon når den først er sendt. Men hvis alle andre har signert invitasjonen, er dokumentet fortsatt fullt gyldig med de eksisterende signaturene, og du kan laste ned dokumentet fra Visma Sign-kontolageret. Du kan også avbryte invitasjonen, noe som vil lukke alle åpne invitasjonskoblinger.

Denne artikkelen er oversatt ved hjelp av et AI-basert oversettelsesverktøy.

Du finner produktrelatert informasjon i fellesskapet. I fellesskapet kan du også be om hjelp fra kundestøtte i delen «Diskusjoner» for generelle spørsmål. 

Denne artikkelen er oversatt ved hjelp av et AI-basert oversettelsesverktøy.

Hvis invitasjonen utløper, vil alle ubrukte invitasjonslenker bli kansellert og kan ikke åpnes på nytt. Det sendes ingen separat påminnelse om utløpet til den inviterte eller den som har opprettet invitasjonen.

Signaturene til dem som har signert invitasjonen, finnes på siste side i dokumentets PDF-fil. Dokumentet kan lastes ned med de eksisterende signaturene, men manglende signaturer kan ikke lenger samles i samme dokument. 

Hvis fristen for invitasjonen er utløpt, kan du gå videre på en av følgende måter:

• Du kan lage en helt ny signaturinvitasjon som du inviterer alle signatarene til (Velg dette hvis du ønsker at alle signaturer skal være i samme dokument elektronisk.)
• Hvis det er mulig for den aktuelle avtalen, kan du opprette en egen tilleggsprotokoll som refererer til det opprinnelige dokumentet. Du kan deretter opprette en signeringsinvitasjon fra denne tilleggsprotokollen for de som ikke rakk å signere originalen.
• Hvis det er mulig for den aktuelle avtalen, kan du skrive ut dokumentet med eksisterende signaturer og samle inn de siste signaturene manuelt.

Gyldighetsperioden kan ikke forlenges etter at invitasjonen er sendt ut.

Nøkkelord: kan signeringstiden forlenges, kan invitasjonens gyldighetsperiode forlenges, forlenge signeringstiden, vil jeg motta en påminnelse når signaturene nærmer seg slutten? Hvor kan jeg se hvem som ikke har signert invitasjonen sin før invitasjonen har utløpt, hvor kan jeg se hvem som ikke har signert dokumentet før dokumentet har utløpt, hvis man ikke svarer, kan jeg få dokumentet

For øyeblikket tilbyr ikke Visma Sign ferdige kontraktsmaler, men Visma Sign Forms-verktøyet kan brukes på en lignende måte. Du trenger bare å opprette et skjema (for eksempel en arbeidskontrakt) ved hjelp av verktøyet, og når skjemaet er opprettet, kan det sendes til signering gjentatte ganger uten å måtte opprettes på nytt hver gang.

Visma Sign Forms-verktøyet er tilgjengelig for bedriftskontoer med minst en Business-lisens. Det finner du på venstre side av tjenesten bak "Lag et skjema"-knappen.

Hvordan sender jeg et forhåndsutfylt skjema for signering av en annen person?

Som standard fyller én person ut skjemaets felter og signerer det til slutt. Hvis intensjonen er at én person (for eksempel en representant for organisasjonen din) fyller ut nødvendig informasjon og deretter inviterer en annen signatør til å signere skjemaet, bør funksjonen "Andre signatarer" velges for skjemaet. Denne muligheten finner du ved å klikke på pennikonet nederst på skjemaets redigeringsside. Du bør deretter se en visning som ligner på den som er vist i bildet:

"Andre signatarer"-funksjonen muliggjør et dynamisk skjema der feltene som skal fylles ut, kan variere avhengig av signatøren, og en representant for organisasjonen din skal fylle dem ut på vegne av signatøren.

Ulike invitasjonsinnstillinger med "Andre signatarer"-funksjonen

"Tillatt å legge til flere underskrivere" = Én person (for eksempel en representant for organisasjonen din) fyller ut skjemaets felter med informasjon og inviterer deretter en annen signatør til å signere skjemaet, og kan til slutt signere skjemaet selv. Skjemaet skal dermed ha to signatarer, en som signerer til slutt og den andre som mottar en invitasjonsmelding som inneholder dokumentet som skal signeres.

"Den som fyller ut skjemaet skal ikke skrive under skjemaet" = Den som fyller ut skjemaet, fyller bare ut informasjonen og sender deretter skjemaet for å bli signert kun av den inviterte signatøren.

"Legg til en standard ekstra underskriver" = En spesifikk e-postadresse er angitt, og en invitasjonsmelding blir automatisk sendt til denne adressen når et nytt skjema er fylt ut. Hvis det er en spesifikk person i organisasjonen din som alltid skal godkjenne skjemaene, kan deres e-postadresse legges til med dette alternativet, og de vil automatisk bli invitert til å signere.

Visste du? I tillegg finner du nedlastbare PDF-maler på Visma Signs nettsider som du kan bruke til å opprette avtaler. Malene finner du på siden: https://vismasign.no/avtalemaler/

Nøkkelord: Finnes det ferdige maler for konfidensialitetsavtale (NDA)?, Tilbyr Visma Sign ferdige maler for arbeidskontrakter?, Jeg ønsker å lage en tilpasset versjon av samme kontraktsmal for flere forskjellige kunder.