Asiakirjan tallennuspaikka määräytyy allekirjoitusvaiheessa tehtyjen valintojen mukaan. Alla on kuvattu eri tilanteet ja niiden mukaiset tallennuspaikat.

Mitä jos olen edustamani yrityksen Visma Sign -tilillä käyttäjänä, kun allekirjoitan toisen osapuolen lähettämän asiakirjan? 

Jos valitset edustamasi yrityksen valmiista listasta, asiakirja tallentuu automaattisesti yrityksen tilin luokittelemattomat asiakirjat -kansioon. Asiakirja on nähtävillä vain niille käyttäjille, joilla on pääsy luokittelemattomiin asiakirjoihin yritystilin käyttäjäoikeuksien mukaisesti.

Huomioithan, että vaikka allekirjoittaisit asiakirjan itse, et siis välttämättä pääse siihen käsiksi, jos sinulla ei ole oikeuksia kansioon, johon asiakirja on tallennettu. Tällöin asiakirja tulee pyytää tilin pääkäyttäjältä.

Mitä jos olen käyttäjänä tilillä, jolta allekirjoitettava asiakirja on lähetetty? 

Jos allekirjoitat asiakirjan, joka on luotu yritystilillä, jonka käyttäjänä olet, ja valitset allekirjoitusvaiheessa tämän yrityksen valmiista listasta, asiakirja tallentuu kyseisen yrityksen tilin kansioon, jonka luoja on määrittänyt.

Asiakirja näkyy vain käyttäjille, joilla on oikeudet kyseiseen kansioon.

Jos asiakirjaa ei löydy arkistosta, sinulla ei todennäköisesti ole käyttöoikeuksia kansioon missä se sijaitsee. Ota tällöin yhteys tilin pääkäyttäjään saadaksesi oikeudet kansioon tai saadaksesi asiakirjan.

Entä jos olen valinnut allekirjoitusvaiheessa "Muu organisaatio" tai "edustan itseäni" -valinnan (yksityishenkilö)? 

Jos valitset allekirjoitusvaiheessa vaihtoehdon "Muu organisaatio" ja syötät edustamasi yrityksen nimen käsin, asiakirja ei tallennu enää Visma Sign -tilillesi tällöin ollenkaan. "Muu organisaatio" -valinnalla allekirjoitetut asiakirjat saa itselleen nykyisin siten, että kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet, sinulle lähetetään sähköpostitse latauslinkki asiakirjaan.

Jos allekirjoitat asiakirjan yksityishenkilönä ("Edustan itseäni" edustusrooli), asiakirja tallentuu joko henkilökohtaiselle Visma Sign -tilillesi tai siitä lähetetään sinulle sähköpostitse latauslinkki, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet.

Jos asiakirja on allekirjoitettu ennen 24.4.2025 yksityishenkilönä, asiakirjat säilytetään 12 kuukauden ajan viimeisestä allekirjoituksesta. Säilytysaika alkaa siitä hetkestä, kun asiakirja on viimeksi allekirjoitettu.

Jos asiakirja on allekirjoitettu 24.4.2025 tai sen jälkeen, yksityishenkilönä allekirjoittaneelle lähetetään sähköpostitse latauslinkki, kun allekirjoitusprosessi on valmis. Sähköposti sisältää ohjeet asiakirjan lataamiseen sekä tiedon, kuinka pitkään linkki on voimassa.

Lisätietoja latauslinkistä löydät ohjeesta: Miten allekirjoitetun asiakirjan saa latauslinkin kautta?

Miksi en löydä allekirjoittamaani asiakirjaa? 

Allekirjoittamasi asiakirjan sijainti riippuu allekirjoitusvaiheessa tekemistäsi valinnoista, jonka vuoksi asiakirja voi eri allekirjoitustapahtumien jälkeen tallentua eri tavalla. Voit tarkistaa aina tapauskohtaisen ohjeen yläpuolelta. 

Kun kutsu on lähetetty, ei siihen voida enää lisätä jälkikäteen allekirjoittajia. 

Mikäli olet unohtanut lisätä kaikki allekirjoittajat, voit toimia jollakin seuraavista tavoista:

• Voit tehdä kokonaan uuden allekirjoituskutsun, johon lisäät kaikki allekirjoittajat  (Valitse tämä mikäli haluat, että kaikki allekirjoitukset ovat samassa asiakirjassa sähköisesti tehtynä.)
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tehdä erillisen lisäpöytäkirjan, jossa mainitset alkuperäisen dokumentin ja voit luoda tästä allekirjoituskutsun niille, jotka eivät ehtineet allekirjoittaa alkuperäistä.
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tulostaa asiakirjan olemassa olevilla allekirjoituksilla ja kerätä viimeiset allekirjoitukset käsin.

Kutsulta ei myöskään voida poistaa allekirjoittajia lähettämisen jälkeen. Mikäli kaikki muut ovat allekirjoittaneet kutsun, on asiakirja kuitenkin täysin validi näillä olemassa olevilla allekirjoituksilla ja voit ladata asiakirjan talteen Visma Sign tilin asiakirjoista. Ennen tallentamista sinun tulisi kuitenkin peruuttaa kutsu seuraavasti: mene kohtaan Asiakirjat, klikkaa asiakirjan nimeä avataksesi sen lisätiedot, ja oikeasta yläkulmasta löytyvällä painikkeella peruuta jäljellä olevat kutsut. Tämä sulkee mahdollisesti avoinna olevat kutsulinkit.

Tuotteeseen liittyvät tiedotteisiin voit tutustua Communityssä Communityssä voit myös kysyä apua asiakastuelta "keskustelut" -osiossa yleisluonteisissa kysymyksissä. 

Mikäli kutsun voimassaoloaika umpeutuu, kaikki käyttämättömät kutsulinkit menevät peruttu -tilaan, eikä niitä voi enää avata uudestaan. Kutsun voimassaolon umpeutumisesta ei lähetetä erillistä muistutusta kutsutulle tai kutsun luojalle.

Asiakirjan PDF-tiedoston viimeiseltä sivulta löytyvät niiden henkilöiden allekirjoitukset, jotka ehtivät allekirjoittaa kutsunsa. Asiakirjan voi ladata olemassa olevilla allekirjoituksilla, mutta uupuvaa allekirjoitusta ei voi kerätä enää samaan asiakirjaan. 

Mikäli kutsun määräaika on umpeutunut, voit toimia jollakin seuraavista tavoista:

• Voit tehdä kokonaan uuden allekirjoituskutsun, johon lisäät kaikki allekirjoittajat  (Valitse tämä mikäli haluat, että kaikki allekirjoitukset ovat samassa asiakirjassa sähköisesti tehtynä.)
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tehdä erillisen lisäpöytäkirjan, jossa mainitset alkuperäisen dokumentin ja voit luoda tästä allekirjoituskutsun niille, jotka eivät ehtineet allekirjoittaa alkuperäistä.
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tulostaa asiakirjan olemassa olevilla allekirjoituksilla ja kerätä viimeiset allekirjoitukset käsin.

Voimassaoloaikaa ei voi jatkaa kutsun lähetyksen jälkeen.

Avainsanat: voiko allekirjoitusaikaa pidentää, voiko kutsun voimassaoloaikaa pidentää, pidentää allekirjoitusaikaa, tuleeko minulle muistutusta, kun allekirjoitukset lähenevät loppua ?Mistä näen kuka ei ole allekirjoittanut kutsunsa ennen kuin kutsu on vanhentunut, Mistä näen kuka ei ole allekirjoittanut asiakirjaa ennen kuin asiakirja on vanhentunut, jos yksi ei vastaa niin saanko asiakirjan

Tällä hetkellä Visma Sign ei tarjoa valmiita sopimuspohjia, mutta Visma Sign Forms -työkalua voi käyttää samalla periaatteella. Sinun tarvitsee vain luoda lomake (esim. työsopimus) työkalun avulla, ja kun lomake on luotu, sitä voi lähettää allekirjoitettavaksi toistuvasti ilman, että sitä tarvitsee luoda joka kerta uudelleen.

Visma Sign Forms -työkalu on saatavilla yritystileillä, joilla on vähintään Business-tason lisenssi. Se löytyy palvelun vasemmasta reunasta "Luo verkkolomake" -painikkeen takaa. 

Miten lähetän täyttämäni lomakkeen allekirjoitettavaksi toiselle? 

Oletuksena yksi henkilö täyttää lomakekentät ja lopuksi allekirjoittaa sen. Jos tarkoituksena on, että yksi henkilö (esimerkiksi organisaationne edustaja) täyttää tarvittavat tiedot ja kutsuu sen jälkeen toisen allekirjoittajan allekirjoittamaan lomakkeen, tulee lomakkeelle valita "Muut allekirjoittajat" -ominaisuus. Tämä valinta löytyy, kun klikkaat kynäpainiketta lomakkeen muokkaussivun alareunassa. Sinulle pitäisi tällöin aueta kuvanmukainen näkymä:

"Muut allekirjoittajat" -ominaisuus mahdollistaa dynaamisen lomakkeen, jossa täytettävät kentät voivat vaihdella allekirjoittajan mukaan, ja organisaationne edustajan tulisi täyttää ne allekirjoittajan puolesta. 

Eri kutsutasetukset "Muut allekirjoittajat" -ominaisuudella

"Salli muiden allekirjoittajien lisääminen" = Yksi henkilö (esimerkiksi organisaationne edustaja) täyttää lomakkeen kenttiin tiedot ja kutsuu sen jälkeen toisen allekirjoittajan allekirjoittamaan lomake ja voi lopuksi allekirjoittaa lomakkeen itse myöskin. Lomakkeen tulisi täten kaksi allekirjoittajaa, toinen allekirjoittta lopuksi ja toinen saa kutsuviestin, josta löytyy allekirjoitettava asiakirja. 

"Lomakkeen täyttäjä ei allekirjoita lomaketta ollenkaan" = Lomakkeen täyttäjä vain täyttää lomakkeen tiedot ja lähettää sitten lomakkeen allekirjoitettavaksi ainoastaan kutsutulle.

"Lisää oletusarvoinen lisäallekirjoittaja"  = Määritetään tietty sähköpostiosoite, jolle lähetetään automaattisesti kutsuviesti, kun uusi lomake on täytetty. Mikäli organisaatiossanne on tietty henkilö, jonka tulisi aina kuitata lomakkeet, hänen sähköpostiosoitteensa voidaan lisätä tällä valinnalla, ja hänelle lähetetään kutsu allekirjoittamiseen automaattisesti.

Lomakkeelle voidaan kaikkien edellä mainittujen kutsuasetusten yhteydessä lisätä useita allekirjoittajia.  

Tiesitkö? Lisäksi Visma Signin nettisivuilta löydät ladattavia pdf-pohjia, joita voit hyödyntää sopimusten luonnissa. Pohjat löydät sivulta: https://vismasign.fi/sopimuspohjat/

Avainsanat: valmiita salassapitosopimuspohjia?, Tarjoaako Visma Sign valmiita työsopimuspohjia?, Haluan tehdä samasta sopimuspohjasta räätölöidyn version usealle eri asiakkaalle