Kun kutsu on lähetetty, ei siihen voida enää lisätä jälkikäteen allekirjoittajia. 

Mikäli olet unohtanut lisätä kaikki allekirjoittajat, voit toimia jollakin seuraavista tavoista:

• Voit tehdä kokonaan uuden allekirjoituskutsun, johon lisäät kaikki allekirjoittajat  (Valitse tämä mikäli haluat, että kaikki allekirjoitukset ovat samassa asiakirjassa sähköisesti tehtynä.)
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tehdä erillisen lisäpöytäkirjan, jossa mainitset alkuperäisen dokumentin ja voit luoda tästä allekirjoituskutsun niille, jotka eivät ehtineet allekirjoittaa alkuperäistä.
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tulostaa asiakirjan olemassa olevilla allekirjoituksilla ja kerätä viimeiset allekirjoitukset käsin.

Kutsulta ei myöskään voida poistaa allekirjoittajia lähettämisen jälkeen. Mikäli kaikki muut ovat allekirjoittaneet kutsun, on asiakirja kuitenkin täysin validi näillä olemassa olevilla allekirjoituksilla ja voit ladata asiakirjan talteen Visma Sign tilin asiakirjoista. Ennen tallentamista sinun tulisi kuitenkin peruuttaa kutsu seuraavasti: mene kohtaan Asiakirjat, klikkaa asiakirjan nimeä avataksesi sen lisätiedot, ja oikeasta yläkulmasta löytyvällä painikkeella peruuta jäljellä olevat kutsut. Tämä sulkee mahdollisesti avoinna olevat kutsulinkit.

Tuotteeseen liittyvät tiedotteisiin voit tutustua Communityssä Communityssä voit myös kysyä apua asiakastuelta "keskustelut" -osiossa yleisluonteisissa kysymyksissä. 

Mikäli kutsun voimassaoloaika umpeutuu, kaikki käyttämättömät kutsulinkit menevät peruttu -tilaan, eikä niitä voi enää avata uudestaan. Kutsun voimassaolon umpeutumisesta ei lähetetä erillistä muistutusta kutsutulle tai kutsun luojalle.

Asiakirjan PDF-tiedoston viimeiseltä sivulta löytyvät niiden henkilöiden allekirjoitukset, jotka ehtivät allekirjoittaa kutsunsa. Asiakirjan voi ladata olemassa olevilla allekirjoituksilla, mutta uupuvaa allekirjoitusta ei voi kerätä enää samaan asiakirjaan. 

Mikäli kutsun määräaika on umpeutunut, voit toimia jollakin seuraavista tavoista:

• Voit tehdä kokonaan uuden allekirjoituskutsun, johon lisäät kaikki allekirjoittajat  (Valitse tämä mikäli haluat, että kaikki allekirjoitukset ovat samassa asiakirjassa sähköisesti tehtynä.)
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tehdä erillisen lisäpöytäkirjan, jossa mainitset alkuperäisen dokumentin ja voit luoda tästä allekirjoituskutsun niille, jotka eivät ehtineet allekirjoittaa alkuperäistä.
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tulostaa asiakirjan olemassa olevilla allekirjoituksilla ja kerätä viimeiset allekirjoitukset käsin.

Voimassaoloaikaa ei voi jatkaa kutsun lähetyksen jälkeen.

Avainsanat: voiko allekirjoitusaikaa pidentää, voiko kutsun voimassaoloaikaa pidentää, pidentää allekirjoitusaikaa, tuleeko minulle muistutusta, kun allekirjoitukset lähenevät loppua ?Mistä näen kuka ei ole allekirjoittanut kutsunsa ennen kuin kutsu on vanhentunut, Mistä näen kuka ei ole allekirjoittanut asiakirjaa ennen kuin asiakirja on vanhentunut, jos yksi ei vastaa niin saanko asiakirjan

Tilin pääkäyttäjä voi hallita organisaatiotilin käyttäjien oikeuksia sekä pääsyä kansioihin ja dokumentteihin käyttäjäryhmien avulla. Pääkäyttäjä määrittää kullekin käyttäjäryhmälle käyttöoikeudet, ja ryhmän käyttäjät saavat automaattisesti ryhmän mukaiset oikeudet. Näin käyttäjät pääsevät ainoastaan niihin kansioihin, joihin heidän ryhmällään on oikeudet, eivätkä näe kansioiden asiakirjoja, joihin ryhmälle ei ole annettu pääsyä.

Pääkäyttäjä voi luoda useita käyttäjäryhmiä ja määrittää niille käyttöoikeudet yhteen tai useampaan kansioon. Tarvittaessa voidaan luoda oma käyttäjäryhmä jokaiselle käyttäjälle, jotta he eivät näe toistensa kansioita. Selkeyden vuoksi ryhmät on suositeltavaa nimetä niin, että ne erottuvat helposti toisistaan.

Pääkäyttäjäryhmällä on aina täydet oikeudet kaikkiin kansioihin ja yrityksen asetuksiin, eikä näitä oikeuksia voi rajata.

Näin rajaat asiakirjojen näkyvyyden käyttäjille:

Luo kansiot ja siirrä asiakirjat 

Varmista ensin, että asiakirjat ovat kansioissa, joiden näkyvyyttä haluat rajata. Voit luoda uusia kansioita kohdasta Asiakirjat > Kansiot. Arkistossa olevia asiakirjoja voi siirtää kansiosta toiseen avaamalla asiakirjan lisätietosivun ja valitsemalla oikean yläkulman kolmen pisteen painikkeesta "Siirrä toiseen kansioon". Uusia asiakirjoja luodessasi voit määrittää tallennuskansion jo luontivaiheessa.

Luo käyttäjäryhmä ja määritä ryhmän käyttöoikeudet

Siirry kohtaan Asetukset > Käyttäjät > Luo uusi ryhmä.

Anna ryhmälle nimi ja valitse kansiot, joihin ryhmän käyttäjillä tulee olla pääsy. Kullekin kansiolle määritetään käyttöoikeustaso: lukuoikeus, hallintaoikeus tai pääkäyttäjäoikeus. Tallenna valinnat painamalla "Luo käyttäjäryhmä".

Lisätietoa löydät ohjeestamme: Miten hallinnoin käyttäjien oikeuksia tilillä?

Liitä käyttäjät ryhmään

Voit lisätä käyttäjiä ryhmään kohdasta Asetukset > Käyttäjät. Valitse käyttäjän kohdalta kolmen pisteen painikkeen takaa "Päivitä käyttäjän tiedot", ja tallenna muutokset. Jos kyseinen henkilö ei vielä ole tilillä, voit valita hänelle käyttäjäryhmän jo siinä vaiheessa, kun lähetät kutsun organisaatiotilille.

Käyttöoikeudet astuvat voimaan

Kun käyttäjä kuuluu ryhmään, hänellä on automaattisesti ryhmän mukaiset oikeudet. Hän ei pääse tarkastelemaan muiden kansioita tai asiakirjoja, joihin ryhmällä ei ole oikeuksia.

Jokaisella Visma Sign -yrityskäyttäjällä on aina automaattisesti myös henkilökohtainen tili yksityishenkilönä, mahdollisen yritystilin lisäksi. Nämä ympäristöt ovat erilliset, mutta sekä henkilökohtaiselle tilille, että yritystilille kirjaudutaan samalla käyttäjätunnuksella (sähköpostiosoite).

Henkilökohtaiselle tilille on pääsy vain sinulla itselläsi, mutta yritystilin puolelle käyttöoikeuksia voi olla muillakin henkilöillä.

Miten vaihdan tilin puolta?

Henkilökohtaisen tilin ja yritystilin välillä pystyt vaihtamaan oikean yläkulman roolivalikosta. Kun klikkaat nimeäsi oikeasta yläkulmasta, pääset henkilökohtaiselle tilille klikkaamalla painiketta “Käytä yksityishenkilönä”. Samasta valikosta voit myös siirtyä yritystilille, mikäli sinulla on käyttöoikeus jonkin yrityksen tiliin. Mikäli sinulla on käyttöoikeuksia useamman eri yrityksen tileille, näkyvät kaikki eri yritystilit tässä valikossa.

Jos rekisteröidyt uudestaan ja kun tunnistaudut lopuksi, palvelu tunnistaa tietosi ja liittää sinut aina samalle vanhalle, jo olemassaolevalle tilille. Näin sinulle ei luoda uutta tiliä, mutta tämä vaihtaa käyttäjätunnuksen ja salasanan. Jos siis olet tähän asti käyttänyt Visma Signia yrityskäyttäjänä, ja allekirjoitat myöhemmin henkilökohtaisen asiakirjan palvelumme kautta, ei sinun tarvitse rekisteröityä uudestaan ladataksesi allekirjoitetun asiakirjan, vaan voit vain vaihtaa näkymää yllä olevilla ohjeilla.

Minne puolelle allekirjoittajan asiakirjat milloinkin tallentuvat?

Vahvalla tunnistautumisella allekirjoitetut asiakirjat ohjautuvat henkilön Visma Sign arkistoon tunnistautumisesta palautuvan henkilötunnuksen perusteella. Se kumpaan Visma Sign arkistoon ne ohjautuvat, yrityksen vai yksityishenkilön, riippuu allekirjoituskutsun asetuksista eli onko kutsulla käytetty edustusroolina yritystä vai yksityishenkilöä ja onko allekirjoittaja käyttäjänä edustamansa yrityksen tilillä. 

• Jos asiakirja on allekirjoitettu yrityksen roolin kanssa niin, että allekirjoittaja on käyttäjänä edustamansa yrityksen tilillä, voidaan yritys valitaa suoraan valmiista listasta. Tällä tavalla valittu yritys rooli määrittää sen, että asiakirja tallentuu valitun yrityksen arkistoon, eikä henkilökohtaiselle puolelle.
• Jos asiakirja on allekirjoitettu yksityishenkilönä tai muu organisaatio -valinnan kanssa, asiakirja tallentuu allekirjoittajan henkilökohtaiseen yksityistilin arkistoon.