Asiakirjan tallennuspaikka määräytyy allekirjoitusvaiheessa tehtyjen valintojen mukaan. Alla on kuvattu eri tilanteet ja niiden mukaiset tallennuspaikat.
Mitä jos olen edustamani yrityksen Visma Sign -tilillä käyttäjänä, kun allekirjoitan toisen osapuolen lähettämän asiakirjan?
Jos valitset edustamasi yrityksen valmiista listasta, asiakirja tallentuu automaattisesti yrityksen tilin luokittelemattomat asiakirjat -kansioon. Asiakirja on nähtävillä vain niille käyttäjille, joilla on pääsy luokittelemattomiin asiakirjoihin yritystilin käyttäjäoikeuksien mukaisesti.
Huomioithan, että vaikka allekirjoittaisit asiakirjan itse, et siis välttämättä pääse siihen käsiksi, jos sinulla ei ole oikeuksia kansioon, johon asiakirja on tallennettu. Tällöin asiakirja tulee pyytää tilin pääkäyttäjältä.
Mitä jos olen käyttäjänä tilillä, jolta allekirjoitettava asiakirja on lähetetty?
Jos allekirjoitat asiakirjan, joka on luotu yritystilillä, jonka käyttäjänä olet, ja valitset allekirjoitusvaiheessa tämän yrityksen valmiista listasta, asiakirja tallentuu kyseisen yrityksen tilin kansioon, jonka luoja on määrittänyt.
Asiakirja näkyy vain käyttäjille, joilla on oikeudet kyseiseen kansioon.
Jos asiakirjaa ei löydy arkistosta, sinulla ei todennäköisesti ole käyttöoikeuksia kansioon missä se sijaitsee. Ota tällöin yhteys tilin pääkäyttäjään saadaksesi oikeudet kansioon tai saadaksesi asiakirjan.
Entä jos olen valinnut allekirjoitusvaiheessa "Muu organisaatio" tai "edustan itseäni" -valinnan (yksityishenkilö)?
Jos valitset allekirjoitusvaiheessa vaihtoehdon "Muu organisaatio" ja syötät edustamasi yrityksen nimen käsin, tai allekirjoitat asiakirjan yksityishenkilönä, asiakirja tallentuu joko henkilökohtaiselle Visma Sign -tilillesi tai siitä lähetetään sinulle sähköpostitse latauslinkki, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet.
Jos asiakirja on allekirjoitettu ennen 24.4.2025:
Allekirjoitettu asiakirja tallennetaan henkilökohtaiselle Visma Sign -tilillesi määräajaksi, joka riippuu valitsemastasi roolista:
- "Edustan itseäni" (yksityishenkilö): Asiakirjat säilytetään 12 kuukauden ajan viimeisestä allekirjoituksesta.
- "Muu organisaatio": Asiakirjat säilytetään 3 kuukauden ajan viimeisestä allekirjoituksesta.
Huomioithan, että säilytysajat alkavat kulua siitä hetkestä, kun asiakirja on viimeksi allekirjoitettu. 24.4.2025 jälkeen henkilö
Jos asiakirja on allekirjoitettu 24.4.2025 tai sen jälkeen:
Allekirjoittajalle lähetetään sähköpostitse latauslinkki, kun allekirjoitusprosessi on valmis. Sähköposti sisältää ohjeet asiakirjan lataamiseen sekä tiedon, kuinka pitkään linkki on voimassa.
Lisätietoja latauslinkistä löydät ohjeesta: Miten allekirjoitetun asiakirjan saa latauslinkin kautta?
Miksi en löydä allekirjoittamaani asiakirjaa?
Allekirjoittamasi asiakirjan sijainti riippuu allekirjoitusvaiheessa tekemistäsi valinnoista, jonka vuoksi asiakirja voi eri allekirjoitustapahtumien jälkeen tallentua eri tavalla. Voit tarkistaa aina tapauskohtaisen ohjeen yläpuolelta.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback