Kun aloitat Visma Signin käytön organisaatiotilillä, tarkista ensin seuraavat asiat, jotta käytön aloittaminen on sujuvaa:
1. Luo kansioita
Voit avata näkymän valitsemalla Asiakirjat > Kansiot > Luo uusi kansio.
Aloita luomalla organisaatiotilillesi erilaisia kansioita. Näitä kansioita käytetään myöhemmin käyttäjäryhmien luomiseen, joiden avulla hallitset käyttäjien oikeuksia ja näkyvyyttä tilillä.
2. Lisää käyttäjäryhmiä
Voit avata näkymän valitsemalla Asetukset > Käyttäjät > Lisää uusi ryhmä.
Lisää tilillesi erilaisia käyttäjäryhmiä ja määritä kullekin ryhmälle oikeudet yhteen tai useampaan kansioon. Jokaiselle ryhmälle asetetaan pääsyoikeudet tiettyihin kansioihin sekä oikeustaso, kuten luku-, hallinta- tai pääkäyttöoikeus. Näin ryhmän jäsenten näkyvyyttä ja käyttömahdollisuuksia rajoitetaan hallitusti.
3. Lisää käyttäjiä
Voit avata näkymän valitsemalla Asetukset > Käyttäjät > Lisää uusi käyttäjä.
Kun ryhmät on luotu, lisää yrityksen tilille käyttäjät ja valitse, mihin ryhmään haluat heidät liittää. Käyttäjäksi kannattaa lisätä henkilöt, jotka:
- lähettävät kutsuja yrityksen tililtä
- hallinnoivat yritystilin asiakirjoja
- allekirjoittavat yrityksen edustuksessa asiakirjoja
Jos et saa lisättyä käyttäjää, huomioi, että paketeissa on eri käyttäjämääriä tai henkilö on saatettu kutsua jo aiemmin.
Organisaatiotilin asiakirjoihin liittyvät kuittausviestit lähetetään yritystilin käyttäjätietoihin määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Tällaisia viestejä ovat esimerkiksi ilmoitukset lähettämiesi kutsujen allekirjoituksista. Oletusarvoisesti yritystilin tiedoissa on määritetty osoitteeksi se osoite, johon alkuperäinen käyttäjäkutsusi lähetettiin. Jos haluat vaihtaa yritystilin tiedoissa olevan sähköpostiosoitteesi, tee muutos pääkäyttäjän oikeuksilla kohdassa Asetukset > Käyttäjät. Mikäli sinulla ei ole pääkäyttäjän oikeuksia, ole yhteydessä tilinne pääkäyttäjään muutoksen tekemiseksi.
4. Lisää organisaation logo tilin tietoihin
Voit avata näkymän valitsemalla Asetukset > Yrityksen perustiedot.
Lisää yritystilille logo, joka näkyy yritystililtä lähetetyissä allekirjoituskutsuissa. Logon tulee olla JPG-, PNG- tai GIF-kuvatiedosto, jonka koko on enintään puoli megatavua.
5. Määritä organisaatiotililtä lähtevien kutsujen sallitut allekirjoitustavat
Voit avata näkymän valitsemalla Asetukset > Yrityksen perustiedot > Kutsuasetukset.
Valitse, millä allekirjoitustavoilla tilin käyttäjät voivat luoda kutsuja: vahvalla tunnistautumisella, kevyellä allekirjoituksella vai molemmilla. Määritä käytössä olevat allekirjoitustavat sekä niiden oletusvalinta.
Mikä on vahvan tunnistautumisen ja kevyen allekirjoituksen ero? Lue lisää täältä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kysymys: Mistä aloitan Visma Signin organisaatiotilin käyttöönoton?
Vastaus: Aloita luomalla kansioita, lisää sen jälkeen käyttäjäryhmät ja käyttäjät, ja määritä lopuksi organisaation logo sekä kutsujen allekirjoitustavat.
Kysymys: Miksi kansioita ja käyttäjäryhmiä tarvitaan?
Vastaus: Kansioiden ja käyttäjäryhmien avulla hallitaan käyttäjien pääsyoikeuksia, näkyvyyttä ja käyttömahdollisuuksia organisaatiotilillä.
Kysymys: Mihin osoitteeseen organisaatiotilin kuittausviestit lähetetään?
Vastaus: Kuittausviestit lähetetään yritystilin käyttäjätietoihin määritettyyn sähköpostiosoitteeseen, joka oletusarvoisesti on se osoite, johon alkuperäinen käyttäjäkutsu lähetettiin.
Kysymys: Mistä voin vaihtaa yritystilin sähköpostiosoitteen?
Vastaus: Sähköpostiosoitteen voi vaihtaa pääkäyttäjän oikeuksilla kohdassa Asetukset > Käyttäjät.
Kysymys: Missä voin määrittää organisaatiotililtä lähtevien kutsujen allekirjoitustavat?
Vastaus: Allekirjoitustavat määritetään kohdassa Asetukset > Yrityksen perustiedot > Kutsuasetukset.
Avainsanat
Visma Sign, organisaatiotili, kansiot, käyttäjäryhmät, käyttäjät, pääkäyttäjä, yrityksen perustiedot, kutsuasetukset, vahva tunnistautuminen, kevyt allekirjoitus, logo, kuittausviestit
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback