Når du begynner å bruke Visma sign i organisasjonskontoen din, kontroller først følgende ting for å gjøre oppstarten smidigere:
1. Opprett mapper
Du kan åpne visningen ved å velge Dokumenter > Mapper > Opprett ny mappe.
Begynn med å opprette ulike mapper i organisasjonskontoen din. Disse mappene brukes senere til å opprette grupper, som hjelper deg med å administrere brukernes tillatelser og synlighet på kontoen.
2. Legg til brukergrupper
Du kan åpne visningen ved å velge Innstillinger > Brukere > Legg til en ny gruppe.
Legg til ulike grupper på kontoen din og gi hver gruppe tillatelser til én eller flere mapper. Hver gruppe får tilgangsrettigheter til bestemte mapper samt tillatelsesnivå, som les-, skriv- eller administratorrettigheter. Slik kan du kontrollere gruppemedlemmenes synlighet og bruksmuligheter.
3. Legg til brukere
Du kan åpne visningen ved å velge Innstillinger > Brukere > Legg til en ny bruker.
Når gruppene er opprettet, legg til brukere i bedriftskontoen og velg hvilken gruppe du vil plassere dem i. Det anbefales å legge til som brukere de personene som:
- sender invitasjoner fra selskapets konto
- administrerer dokumenter på bedriftskontoen
- signerer dokumenter på vegne av selskapet
Hvis du ikke får lagt til en bruker, vær oppmerksom på at pakkene har forskjellige antall brukere, eller at personen allerede kan ha blitt invitert.
Kvitteringsmeldinger knyttet til dokumenter i organisasjonskontoen sendes til emailadressen som er angitt i brukerens profil på bedriftskontoen. Slike meldinger er for eksempel varsler om signaturer i invitasjonene du har sendt. Som standard er denne adressen den samme som emailadressen som brukes som brukernavn. Hvis du ønsker å endre emailadressen, kan du gjøre det med administratorrettigheter under Innstillinger > Brukere. Hvis du ikke har administratorrettigheter, vennligst be kontoadministratoren om å gjøre endringen for deg.
4. Legg til organisasjonens logo i kontoinformasjonen
Du kan åpne visningen ved å velge Innstillinger > Informasjon om selskapet.
Legg til en logo på bedriftskontoen, som vises i signeringsforespørslene som sendes fra kontoen. Bildet må være i JPG-, PNG- eller GIF-format og maksimalt 0,5 MB stort.
5. Definer tillatte signeringsmetoder for invitasjoner sendt fra organisasjonskontoen
Du kan åpne visningen ved å velge Innstillinger > Informasjon om selskapet > Innstillinger for invitasjoner.
Velg hvilke signeringsmetoder brukerne på kontoen kan bruke til å opprette invitasjoner: signering med bankid, lett signatur eller begge. Definer de tilgjengelige signeringsmetodene samt deres standardvalg.
Hva er forskjellen mellom signering med bankid og lett signatur? Les mer her.
Ofte stilte spørsmål
Spørsmål: Hvor begynner jeg når jeg skal ta i bruk organisasjonskontoen i Visma sign?
Svar: Begynn med å opprette mapper, legg deretter til grupper og brukere, og til slutt definer organisasjonens logo og signeringsmetodene for invitasjoner.
Spørsmål: Hvorfor trenger jeg mapper og brukergrupper?
Svar: Mapper og grupper brukes til å administrere brukernes tilgangsrettigheter, synlighet og bruksmuligheter i organisasjonskontoen.
Spørsmål: Hvilken adresse sendes kvitteringsmeldinger fra organisasjonskontoen til?
Svar: Kvitteringsmeldinger sendes til emailadressen som er angitt i brukerens profil på bedriftskontoen, som som standard er den adressen som ble brukt til den opprinnelige brukerinvitasjonen.
Spørsmål: Hvor kan jeg endre emailadressen til bedriftskontoen?
Svar: Emailadressen kan endres med administratorrettigheter under Innstillinger > Brukere.
Spørsmål: Hvor kan jeg definere signeringsmetodene for invitasjoner sendt fra organisasjonskontoen?
Svar: Signeringsmetodene defineres under Innstillinger > Informasjon om selskapet > Innstillinger for invitasjoner.
Nøkkelord
Visma sign, organisasjonskonto, mapper, grupper, brukere, administrator, informasjon om selskapet, innstillinger for invitasjoner, signering med bankid, lett signatur, logo, kvitteringsmeldinger
Var dette svaret til hjelp? Ja Nei
Send feedback