I Visma Sign skjer signering nå alltid enten som privatperson eller som firma. Avsenderen av invitasjonen må alltid angi en representasjonsrolle for hver underskriver: privatperson eller firma. Denne rolletildelingen gjøres i opprettelsesfasen av invitasjonen under Underskrivere:



I denne veiledningen forklarer vi hvilken effekt forskjellige rollevalg har på signeringen og lagringen av dokumentene.


Privatperson - representasjonsrolle

  • Når brukes rollen Privatperson?
    • Denne rollen kan brukes når underskriveren representerer seg selv som en fysisk person. For eksempel, når en person undertegner sin egen nye arbeidsavtale, representerer hun eller han seg selv i dette dokumentet og kan tildeles rollen Privatperson.
  • Kan underskriveren selv bytte rolle?
    • Hvis avsenderen har angitt rollen som "Privatperson", kan underskriveren fortsatt bytte rolle til selskap under signeringsfasen hvis hun eller han ønsker å representere et selskap/organisasjon i stedet for seg selv.


  • Hvor lagres det undertegnede dokumentet?
    • Et dokument som er undertegnet i rollen som privatperson, lagres i underskriverens personlige Visma Sign-kontoarkiv.


  • Hvordan vises rollevalget for underskriveren?
    • Bildet viser signeringsfasen der en privatperson kan velge alternativet Jeg representerer meg selv:


  • Hva påvirker denne rollen?
    • Når man undertegner i rollen som privatperson, legges ingen selskapopplysninger til i signaturinformasjonen på dokumentet, kun underskriverens opplysninger vises. I tillegg lagres dokumentet i underskriverens personlige Visma Sign-arkiv.


Organisasjon - representasjonsrolle


  • Når brukes rollen Selskap?
    • Denne rollen kan brukes når en person representerer et selskap i dokumentet, det vil si undertegner dokumentet som representant for en organisasjon.


  • Kan underskriveren selv bytte rolle?
    • Hvis rollen "Selskap" har blitt valgt for underskriveren i invitasjonens sendefase, kan ikke underskriveren lenger bytte rolle under signeringsfasen. Rollen forblir da som selskap.


  • Hvor lagres det undertegnede dokumentet?
    • Dokumentet lagres ikke i underskriverens personlige arkiv når selskapsrollen brukes, men det kan lagres på to måter:
      • Hvis underskriveren velger selskapet direkte fra en ferdig liste: dokumentet lagres i den valgte selskapets Visma Sign-kontoarkiv.
      • Hvis underskriveren skriver inn selskapets navn selv: dokumentet lagres kun i avsenderens arkiv.
      • Hvis en separat HR-konto brukes, skal det representerte selskapets navn alltid skrives inn eller velges fra alternativene i HR-kontoen, slik at dokumentet ikke lagres i hovedkontoens arkiv.


  • Hvordan vises rollevalget for underskriveren?
    • Som en selskapets representant må underskriveren velge en autorisasjonsrolle og legge til navnet på det representerte selskapet.



  • Hva innebærer signeringsfasens signaturrett og fullmakt?
    • Når man undertegner som representant for et selskap, er det viktig å velge riktig autorisasjonsrolle. Les mer om autorisasjonsrett i artikkelen: Hvem kan inngå avtaler i et selskap?


  • Hvorfor kan man iblant velge det representerte selskapet fra en ferdig liste under signeringsfasen?
    • Når dokumentet undertegnes med sterk autentisering, vises alle de selskapene der underskriveren er bruker direkte og kan velges fra en ferdig liste. I tillegg vises alltid alternativet Annen organisasjon, der du kan skrive inn navnet på det representerte selskapet selv. Når lett signering brukes, må du alltid skrive inn navnet på det representerte selskapet selv.


  • Hva påvirker denne rollen?
  • Når man undertegner med rollen "Organisasjon", må underskriveren først velge autorisasjonsnivå og deretter legge til navnet på det representerte selskapet. Selskapets navn vises på signatursiden, og dokumentet lagres da ikke i underskriverens personlige Visma Sign-kontoarkiv. Derfor er det bra å bruke dette hvis selskapets brukere undertegner sine egne dokumenter.











Var dette svaret til hjelp? Ja Nei

Send feedback
Vi beklager at denne ikke var nyttig for deg. Hjelp oss å forbedre denne artikkelen ved å gi oss din tilbakemelding.