Hvilken rolle velger jeg for underskriveren og hvordan påvirker det?

I Visma Sign skjer signering nå alltid enten som privatperson eller som firma. Invitasjonssenderen må alltid angi en representasjonsrolle for hver underskriver: privatperson eller firma. Denne rolletildelingen gjøres i opprettelsesfasen av invitasjonen under "Underskrivere". 

I denne veiledningen forklarer vi hvilken effekt forskjellige rollevalg har på signeringen og lagringen av dokumentene. 

Privatperson - representasjonsrolle

Når skal man bruke rollen "Privatperson" som representant for en invitasjon?

Rollen "Privatperson" kan velges for en invitasjon når signaturen representerer seg selv som en fysisk person ved signering av dokumentet. For eksempel, hvis du sender noen deres egen arbeidskontrakt for signering, kan de signere den som "Privatperson".

Kan signaturen endre representasjonsrollen etter at invitasjonen er sendt når man signerer som "Privatperson"? 

Hvis avsenderen har satt representasjonsrollen som "Privatperson", kan signaturen likevel velge å endre rollen til "representant for en organisasjon" under signeringsprosessen. Når invitasjonen åpnes, får de valget mellom å signere som "privatperson" eller som representant for en organisasjon.

Alternativet "Jeg representerer meg selv" velges når dokumentet signeres som privatperson, og "Jeg representerer en organisasjon" velges hvis signaturen ønsker å signere dokumentet på vegne av et selskap eller en annen organisasjon.

Valget kan endres fritt helt til dokumentet er signert. Etter signering kan ikke signaturen lenger endre representasjonsrollen.

Hva påvirker det å signere som privatperson?

Når man signerer i rollen som "Privatperson", vil signaturføringen på dokumentet ikke inneholde informasjon om noen representert virksomhet, kun signatarens personlige opplysninger vil vises. I tillegg påvirker den valgte rollen hvor det signerte dokumentet lagres, og dermed hvordan signaturen kan få tilgang til dokumentet etterpå.

For mer informasjon om hvordan et dokument signert av en "rivatperson lagres, se artikkelen Hvor finner jeg som privatperson et dokument jeg har signert?

Firma - representasjonsrolle

Når skal jeg velge rollen "Firma" for en invitasjon?

Rollen "Firma" kan velges for en invitasjon når den inviterte personen signerer dokumentet som representant for en organisasjon, noe som betyr at de representerer organisasjonen i dokumentet i stedet for seg selv. 

Kan signaturen endre representasjonsrollen etter at invitasjonen er sendt når man signerer som "Firma"?

Hvis rollen "Firma" er valgt for signaturen på invitasjonsstadiet, kan signaturen ikke endre rollen under signeringsfasen. Representasjonsrollen til signaturen forblir som "Firma". 

Hvordan ser signaturen valg av representasjonsrolle?

Som firmaets representant må signaturen velge både autorisasjonsrolle og organisasjon de representerer i signeringsfasen. Autorisasjonsrollene kan være representant, signeringsrett og formynder. Når man signerer som firmaets representant, er det viktig å velge riktig autorisasjonsrolle.

I nedtrekksmenyen for organisasjon vises alle Visma Sign-firmakontoer signaturen har tilgang til, sammen med knappen "Andre organisasjon".

Hvorfor kan man iblant velge det representerte firmaet fra en ferdig liste under signeringsfasen?

Når signaturen bruker sterk autentisering for å signere invitasjonen, vil de på signeringssiden se alle Visma Sign-firmakontoene de er lagt til som bruker på. Signaturen kan velge firmaet de representerer fra den tilgjengelige listen.

I tillegg finnes det alltid et alternativ for "Andre organisasjon" under signeringsfasen, hvor signaturen kan skrive inn navnet på firmaet de representerer manuelt. Ved lett signatur må navnet på det representerte firmaet alltid skrives inn manuelt i feltet "Andre organisasjon".

Hva påvirker det å signere på vegne av et firma? 

Når et dokument signeres på vegne av et firma, vil navnet på den valgte organisasjonen vises på det signerte dokumentet. I tillegg påvirker rollen og valgene som gjøres under signeringsfasen hvor det signerte dokumentet lagres, og hvordan signaturen kan få tilgang til det signerte dokumentet.

For mer informasjon om hvordan et dokument signert på vegne av et firma lagres, se instruksen Hvor finner jeg som privatperson et dokument jeg har signert?

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei