Kontoens administrator kan administrere brukerrettigheter og tilgang til mapper og dokumenter på en organisasjonskonto ved hjelp av brukergrupper. Administratoren tildeler rettigheter til hver brukergruppe, og brukerne i gruppen får automatisk gruppens rettigheter. Dette sikrer at brukerne kun får tilgang til mapper som gruppen har rettigheter til, og at de ikke kan se dokumenter i mapper gruppen ikke har tilgang til.
Administrator kan opprette flere brukergrupper og tildele rettigheter til én eller flere mapper. Hvis nødvendig, kan en egen brukergruppe opprettes for hver enkelt bruker, slik at de ikke kan se hverandres mapper. For oversiktens skyld anbefales det å gi gruppene navn som gjør dem lett gjenkjennelige.
Administratorgruppen har alltid full tilgang til alle mapper og selskapets innstillinger, og disse rettighetene kan ikke begrenses.
Hvordan begrense dokumentvisning for brukere:
1. Opprett mapper og flytt dokumenter
Først må du sørge for at dokumentene ligger i de mappene du ønsker å begrense synligheten for. Du kan opprette nye mapper under Dokumenter > Mapper. Dokumenter i arkivet kan flyttes fra en mappe til en annen ved å åpne dokumentets detaljside og velge "Flytt til en annen mappe" fra tre-punkts-menyen øverst til høyre. Når du oppretter nye dokumenter, kan du velge lagringsmappe under opprettelsen.
2. Opprett en brukergruppe og tildel rettigheter
Gå til Innstillinger > Brukere > Legg til ny gruppe.
Gi gruppen et navn og velg hvilke mapper brukerne i gruppen skal ha tilgang til. For hver mappe, tildel et rettighetsnivå: lese-tilgang, administrator-tilgang eller kontoadministrator-tilgang. Lagre valgene ved å klikke "Opprett rolle".
For mer informasjon, se vår guide: Hvordan administrerer jeg en brukers tillatelser på kontoen?
3. Legg til brukere i gruppen
Du kan legge til brukere i gruppen under Innstillinger > Brukere. For en bruker, velg "Oppdater brukerinformasjon" fra tre-punkts-menyen og lagre endringene. Hvis personen ikke allerede er på kontoen, kan du tildele dem en brukergruppe når du sender invitasjonen til organisasjonskontoen.
4. Rettigheter trer i kraft
Når en bruker er en del av en gruppe, får de automatisk rettighetene som er tildelt den gruppen. De vil ikke kunne se andre mapper eller dokumenter som gruppen ikke har tilgang til.
Var dette svaret til hjelp? Ja Nei
Send feedback