Før du kan sende signeringsinvitasjoner for å signere et dokument, må du sørge for at du har dokumentet klart i PDF-format. Når dokumentet er klart, kan du opprette det og sende invitasjoner i Visma sign som følger:
Definer dokumentets grunnleggende informasjon
Start opprettelsen av dokumentet ved å klikke på "+ Nytt dokument".
Gi dokumentet et navn. Dette navnet vises i emnefeltet til signeringsforespørselen, under signeringsprosessen og etter signeringen i arkivet.
Velg mappe der dokumentet skal lagres. Hvis du ikke spesifiserer en lagringsmappe og lar valget "Usorterte dokumenter" være aktivert, lagres dokumentet i rotmappen.
Last opp PDF-filen for signering. Hvis du legger til flere filer, vil alle PDF-ene du laster opp automatisk bli slått sammen til ett dokument for signering som standard. Vedleggene vil bli lagt til dokumentet i den rekkefølgen de ble lagt til under opprettelsen.
Pdf-filenes totale størrelse kan være opptil 15 megabyte, og du kan legge til maksimalt 10 filer per invitasjon. Det totale antallet sider kan være maksimalt 350 sider.
Legg til en lenke om ønskelig. Hvis du legger til en lenke, vil underskriveren få tilgang til den aktuelle siden under signeringsprosessen, og vedkommende må godta lenken for å fortsette i signeringsprosessen.
Velg gjerne knappen "Vaadi asiakirjaan tutustuminen" . Hvis dette er aktivert i invitasjonen, betyr det i praksis at mottakeren må merke av for "Jeg har lest dokumentet som skal signeres." før vedkommende kan signere dokumentet.
Velg også alternativet "Lähetä allekirjoitetut asiakirjat sähköpostilla" hvis du ønsker at det signerte dokumentet skal sendes til underskriverne på email. Merk at e-poster sendt via Visma sign ikke er på nivå med sikker e-post.
Hvis du ønsker å lage flere separate dokumenter fra flere filer samtidig, velg knappen "Lähetä tiedostot erillisinä asiakirjoina". Med dette valget kan du sende flere PDF-filer som separate invitasjoner til underskriverne – de kan likevel signeres via én invitasjonslink. Vær oppmerksom på at for hver invitasjon vil de samme underskriverne og innstillingene bli brukt, og signaturene for hvert dokument vil bli fakturert separat. Merk at dette valget kun er tilgjengelig i bedriftsvisningen.
Legg til underskrivere
Legg deretter til underskriverne og deres kontaktinformasjon i dokumentet. For å sende invitasjonen trenger du underskriverens email, mobilnummer eller begge deler – dette avhenger av den valgte leveringsmetoden, som defineres når invitasjonen opprettes.
Invitasjonen til signering vil bli sendt til den email-adressen eller det mobilnummeret du har lagt til i underskriverens informasjon i dette trinnet.
Når du oppretter dokumentet, kan du også legge til samme underskriver for eksempel to ganger, hvis én person representerer to ulike roller.
Vær oppmerksom på at etter at invitasjonen er sendt, kan du ikke legge til nye underskrivere til invitasjonen. Sørg for å dobbeltsjekke at alle nødvendige underskrivere er lagt til før du sender invitasjonen.
Hvis du også signerer avtalen selv, husk å legge deg selv til i listen over underskrivere. Dette kan du enkelt gjøre ved å velge «Selvsignering»-knappen, som automatisk fyller inn informasjonen din. Hvis du ønsker, kan du også legge inn opplysningene dine manuelt ved å fylle ut feltene selv.
Du kan legge til maksimalt 50 underskrivere på invitasjonen.
Definer en rolle for hver underskriver, enten som representant for et firma eller som privatperson. Les mer i veiledningen Minkä roolin valitsen allekirjoittajalle ja mihin se vaikuttaa?
Visma sign har for øyeblikket ikke mulighet til å sende informasjon om signerte dokumenter til en tredjepart, for eksempel en HR-person. I tillegg kan dokumentet ikke sendes for gjennomgang til noen før invitasjonene er sendt.
Velg innstillinger for invitasjoner
Velg hvordan invitasjonen skal sendes til mottakeren: via email, sms eller begge deler. Hvis det gjelder en privatperson, kan invitasjonen kun sendes via email.
Hvis dokumentet inneholder sensitiv informasjon, kan du bruke totrinnspålogging. Velg da "e-post + sms og aktiver "totrinnspålogging". Ved totrinnspålogging sendes linken via email, og passordet sendes via sms.
Legg til en melding om ønskelig, som vises i invitasjonsmeldingen.
Velg invitasjonsspråk. Tilgjengelige språk er finland, engelsk, svensk, norsk og dansk. Om nødvendig kan du også endre individuelle innstillinger for hver underskriver (for eksempel invitasjonsspråk eller identifikasjonsmetode) ved å bruke knappen "Flere alternativer" ved hver underskrivers informasjon.
Hvis du ønsker at hver underskriver skal motta sitt eget separate dokument, aktiver funksjonen "Et separat dokument for hver underskriver". Dette sikrer at hver underskriver mottar sitt eget dokument i stedet for at alle signaturene samles i ett dokument. Når du aktiverer denne funksjonen, gi et beskrivende navn i feltet "Navn på dokumentparti". Navnet vises ikke for underskriverne, og det har for øyeblikket ingen annen funksjonell betydning. (Merk: "Et separat dokument for hver underskriver" -innstillingen er ikke tilgjengelig for privatbrukere).
Hvis funksjonen "Et separat dokument for hver underskriver" er aktivert, og du ønsker å legge til en representant fra organisasjonen deres som underskriver på hvert dokument, skriv inn hans eller hennes email i feltet "E-postadresse for firmaets avsender". Hvis feltet står tomt, vil dokumentene kun bli sendt til de underskriverne som er lagt til tidligere i seksjonen "Underskrivere".
Med valget "Inkluder fødselsnummer i signatur" kan du be underskriveren om å skrive sitt personnummer under signering. Underskriverens personnummer vil da bli lagt til på signatursiden av det signerte dokumentet, rett etter personens navn. Som standard spør vi ikke om personnummer.
Lagre dokument og send invitasjoner
Velg "Lagre dokument og send invitasjoner".
Når invitasjonen sendes via bedriftskonto, skjules avsenderens navn, og som inviterende part vises kun firmanavn.
Merk at dokumentet ikke kan opprettes som et utkast, og invitasjoner kan ikke planlegges for sending på et senere tidspunkt, de sendes umiddelbart når dokumentet opprettes.
Signaturer faktureres fra bedriftskontoens tjenestepakke basert på antall signaturer mottatt for invitasjonene – ikke basert på hvor mange dokumenter som er opprettet eller hvor mange invitasjoner som er sendt.
Var dette svaret til hjelp? Ja Nei
Send feedback