Før du kan sende signeringsinvitasjoner for å signere et dokument, må du sørge for at du har dokumentet klart i PDF-format. Når dokumentet er klart, kan du opprette det og sende invitasjoner i Visma Sign som følger:
Definer dokumentets grunnleggende informasjon
- Start opprettelsen av dokumentet ved å klikke på "+ Nytt dokument".
- Gi dokumentet et navn. Dette navnet vises i emnefeltet til signeringsforespørselen, under signeringsprosessen og etter signeringen i arkivet.
- Velg mappen der dokumentet skal lagres. Hvis du ikke spesifiserer en lagringsmappe og lar alternativet "Usorterte dokumenter" være aktivert, lagres dokumentet i rotmappen.
- Last opp PDF-filen for signering.
Pdf-filenes totale størrelse kan være opptil 15 megabyte, og du kan legge til maksimalt 10 filer per invitasjon. Det totale antallet sider kan være maksimalt 350 sider.
- Legg til en lenke om ønskelig. Hvis du legger til en lenke, vil underskriveren få tilgang til den aktuelle siden under signeringsprosessen, og de må godta lenken for å fortsette.
- Velg gjerne alternativet "Jeg har lest dokumentet som skal signeres.". Hvis dette alternativet er aktivert i invitasjonen, betyr det at mottakeren må merke av for "Jeg har lest dokumentet som skal signeres." før de kan signere dokumentet.
- Velg alternativet "Send dokumentene som e-post etter signering" hvis du ønsker at det signerte dokumentet sendes til signatørene på e-post. Merk at e-poster sendt via Visma Sign er ikke på nivå med sikker e-post.
- Hvis du ønsker å lage flere separate dokumenter fra flere filer samtidig, velg alternativet "Send dokumenter for å signere separat". Med dette alternativet kan du sende flere PDF-filer som separate invitasjoner til signatørene, men de kan signeres via én invitasjonslink. Vær oppmerksom på at for hver invitasjon vil de samme signatørene og innstillingene bli brukt, og signaturene for hvert dokument vil bli fakturert separat.
Legg til underskrivere
- Legg til underskriverne og deres kontaktinformasjon i dokumentet. For å sende invitasjonen trenger du underskriverens e-postadresse, mobilnummer eller begge deler – dette avhenger av den valgte leveringsmetoden, som defineres under "Innstillinger for invitasjoner". Invitasjonen til signering vil bli sendt til den e-postadressen eller mobilnummeret du har lagt til underskriverens informasjon i dette trinnet.
Vær oppmerksom på at etter at invitasjonen er sendt, kan du ikke legge til nye underskrivere til invitasjonen. Sørg for å dobbeltsjekke at alle nødvendige underskrivere er lagt til før du sender invitasjonen.
- Hvis du signerer avtalen selv, husk å legge deg selv til i listen over underskrivere.
- Du kan legge til maksimalt 50 underskrivere på invitasjonen.
- Definer en rolle for hver underskriver, enten som representant for et firma eller som privatperson. Les mer i veiledningen Hvilken rolle velger jeg for underskriveren og hvordan påvirker det?
Visma Sign har for øyeblikket ikke mulighet til å sende informasjon om signerte dokumenter til en tredjepart, for eksempel en HR-person. I tillegg kan dokumentet ikke sendes for gjennomgang til noen før invitasjonene er sendt.
Velg innstillinger for invitasjoner
- Velg hvordan invitasjonen skal sendes til mottakeren: via e-post, tekstmelding eller begge deler. Hvis det gjelder en privatperson, kan invitasjonen kun sendes via e-post.
- Hvis dokumentet inneholder sensitiv informasjon, kan du bruke en sikker invitasjon. Velg da "E-post + SMS", og aktiver sikker invitasjon "Totrinnspålogging". I en sikker invitasjon vil linken sendes via e-post, og passordet vil bli sendt via tekstmelding.
- Legg til en melding om ønskelig, som vises i invitasjons-e-posten.
- Velg invitasjonsspråk. Tilgjengelige språk er finsk, engelsk, svensk, norsk og dansk. Om nødvendig kan du også endre individuelle innstillinger for hver underskriver (for eksempel språk eller identifikasjonsmetode) ved å bruke knappen "Flere alternativer" ved hver underskrivers informasjon.
- Hvis du ønsker at hver underskriver skal motta sitt eget separate dokument, aktiver funksjonen "Et separat dokument for hver underskriver". Dette sikrer at hver underskriver mottar sitt eget dokument i stedet for at alle signaturene samles i ett dokument. Når du aktiverer denne funksjonen, gi et beskrivende navn i feltet "Navn på dokumentparti". Navnet vises ikke for underskriverne, og det har for øyeblikket ingen annen funksjonell betydning.
Hvis funksjonen "Et separat dokument for hver underskriver" er aktivert, og du ønsker å legge til en representant fra organisasjonen deres som underskriver på hvert dokument, skriv inn hans eller hennes e-postadresse i feltet "E-postadresse for firmaets avsender". Hvis feltet står tomt, vil dokumentene kun bli sendt til de underskriverne som er lagt til tidligere i seksjonen "Underskrivere".
- Med valget "Inkluder fødselsnummer i signatur" kan du be underskriveren om å skrive sitt personnummer under signering. Underskriverens personnummer vil da bli lagt til på signatursiden av det signerte dokumentet, rett etter personens navn. Som standard spør vi ikke om personnummer.
Lagre dokument og send invitasjoner
- Velg "Lagre dokument og send invitasjoner". Når invitasjonen sendes via bedriftskonto, skjules avsenderens navn, og kun bedriftsnavnet vises som inviterende part.
Merk at dokumentet ikke kan opprettes som et utkast, og invitasjoner kan ikke planlegges for sending på et senere tidspunkt, de sendes umiddelbart når dokumentet opprettes.
Signaturene faktureres fra bedriftskontoens tjenestepakke basert på antall signaturer mottatt for invitasjonene – ikke basert på antall opprettede dokumenter eller antall sendte invitasjoner.
Hvordan ser invitasjonen ut for mottakeren?
Når du sender en invitasjon via e-post eller tekstmelding, vil mottakeren se følgende informasjon og instruksjoner:
- Mottakeren blir informert om at de er invitert til å signere et dokument elektronisk.
- Invitasjonen viser dokumentets navn og datoen invitasjonen er gyldig til.
- Passord for å åpne invitasjonen.
- Invitasjonen inneholder en lenke, som når den klikkes, åpner et felt for å skrive inn passordet. Etter at passordet er lagt inn, kan mottakeren lese og signere dokumentet. Passordet er en del av invitasjonen og kan ikke fjernes.
Var dette svaret til hjelp? Ja Nei
Send feedback