Når du klikker på et dokumentnavn i Dokumenter-delen, blir du tatt til dokumentets detaljside, som inkluderer seksjonen Kontraktdetaljer nederst. I denne seksjonen kan du lagre informasjon som hjelper med kontraktshåndtering, for eksempel nøkkelord, kontraktdatoer og tilknyttede parter.
Kontraktdetaljer er kun synlige for interne brukere i organisasjonen din; eksterne mottakere av invitasjonen kan ikke se denne informasjonen. Ved å legge til kontraktdetaljer gjør du kontrakter enklere og raskere å søke etter, organisere og administrere i arkivet ditt.
Hva gjør det å legge til nøkkelord i dokumentet?
Du kan legge til nøkkelord på dokumenter som gjør det lettere å finne dem. Du kan for eksempel legge til det samme nøkkelordet på alle dokumenter for et bestemt prosjekt. Du kan søke etter dokumenter som er kategorisert etter et bestemt nøkkelord ved å bruke avansert søk i arkivet.
Instruksjoner for bruk av nøkkelord finner du i vår veiledning: Hvordan dra nytte av nøkkelord?
Hva betyr det å legge til kontraktdatoer?
Ved å bruke valget kontraktsdetaljer kan du markere en periode for deg selv når den aktuelle kontrakten er gyldig. Vær oppmerksom på at denne innstillingen kun er synlig for deg, og den kan ikke offisielt definere kontraktens gyldighet, da den offisielle gyldighetstiden må inkluderes i selve kontrakten for den andre parten å se.
I avansert søk i arkivet kan du søke etter gyldige kontrakter basert på kontraktsdetaljer, eller se hvilke kontrakter som trer i kraft eller avsluttes i den valgte perioden.
Hvorfor ser jeg ikke valget kontraktsdetaljer?
Hvis "inneholder kontrakter" er valgt i mappens egenskaper, vises delen kontraktsdetaljer i Dokumentdetaljer. Hvis du ikke ser muligheten til å sette gyldighetstid i dokumentdetaljer, skyldes det mappeinnstillingene. Rediger mappeinnstillingene og velg "inneholder kontrakter". Deretter vil valget "kontraktsdetaljer" vises på dokumentdetaljer-siden.
Du kan lese om opprettelse og redigering av mapper i vår veiledning: Hvordan opprette en ny mappe?
Hva betyr avtaleparter?
Som avtalepart kan du legge til firma, privatpersonens navn, eller emailadresse. I avansert søk i arkivet kan du bruke avtaleparter til å søke enkelt og raskt alle dokumenter hvor en bestemt person eller firma er part. Du kan lese mer om hvordan du søker etter kontrakter med avtalepart i vår veiledningsartikkel: Hvordan søke etter dokument med avtalepart?
Var dette svaret til hjelp? Ja Nei
Send feedback