Asiakirjan tiedot -sivun alareunasta löytyvät Sopimuksen lisätiedot. Sopimuksen lisätietoihin voit tallentaa tietoja, jotka helpottavat sopimusten hallintaa arkistossasi, kuten avainsanoja, sopimuksen päivämäärät sekä sopimuksen osapuolet.
Sopimuksen lisätiedot ovat näkyvissä vain yrityksen sisäisille käyttäjille ja kutsun vastaanottajat eivät näe näitä tietoja. Sopimuksen lisätietojen avulla sopimuksia on nopeampi ja helpompi etsiä ja hallinnoida arkistossa.
Mitä ovat Avainsanat?
Voit lisätä asiakirjoille avainsanoja, jotka helpottavat niiden löytämistä. Voit esimerkiksi lisätä kaikille tietyn projektin asiakirjoille saman avainsanan. Voit etsiä asiakirjoja, jotka on luokiteltu tietyn avainsanan perusteella, käyttämällä arkiston tarkennettua hakua.
Ohjeita avainsanojen käyttöön löydät ohjeestamme: Miten hyödynnän avainsanoja?
Mitä tarkoittaa sopimuksen päivämäärät?
Sopimuksen päivämäärät valintaa käyttämällä voit merkata itsellesi näkyviin ajanjakson, jolloin kyseinen sopimus on voimassa. Huomaathan, että tämä asetus näkyy vain sinulle eikä sillä voi virallisesti määritellä sopimuksen voimassaoloa, vaan virallinen voimassaoloaika tulee sisällyttää itse sopimukseen toisen osapuolen nähtäville.
Arkiston tarkennetussa haussa voit sopimusten päivämäärien perusteella etsiä voimassaolevia sopimuksia, tai katsoa mitkä sopimukset tulevat voimaan tai päättyvät valitsemallasi ajanjaksolla.
Miksi en näe sopimuksen päivämäärät -valintaa?
Jos kansion ominaisuuksissa on valittu "sisältää sopimuksia", näkyy Asiakirjan tiedoissa osio sopimuksen päivämäärät. Jos et näe asiakirjan tiedoissa mahdollisuutta asettaa voimassaoloaikaa, se johtuu kansion asetuksista. Muokkaa kansion asetuksia ja valitse "sisältää sopimuksia". Tämän jälkeen "sopimuksen päivämäärät" -valinta tulee näkyviin asiakirjan tiedot sivulle.
Voit lukea kansioiden luomisesta ja muokkaamisesta ohjeestamme: Miten luon uuden kansion?
Mitä tarkoittaa sopimuksen osapuolet?
Sopimuksen osapuoleksi voit lisätä yrityksen, yksityishenkilön nimen, tai sähköpostiosoitteen. Voit arkiston tarkennetussa haussa käyttää sopimuksen osapuolia etsiäksesi helposti ja nopeasti kaikki asiakirjat, joissa on tietty henkilö tai yritys osapuolena.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback