Jotta asiakirjojen hallinta olisi selkeämpää, voit järjestää tiedostot omiin kansioihinsa. Pääkäyttäjänä voit luoda uusia kansioita suoraan Asiakirjat-näkymän kautta seuraavasti:
1. Avaa Asiakirjat -osion oikealla yläreunalla Kansiot -näkymä:
2. Klikkaa "Luo uusi kansio" -painiketta.
3. Nimeä kansio ja lisää kuvaus. Kansion kuvauksessa voit kertoa tarkemmin millaisia asiakirjoja kansion alle kuuluu.
4. Klikkaa lopuksi Luo kansio-painiketta ja olet valmis!
Kansiot listautuvat automaattisesti aakkosjärjestyksessä, eikä niitä voi järjestää muulla tavalla.
Tällä hetkellä kansioille ei ole mahdollista luoda alikansioita.
Miten myönnän käyttäjille oikeudet luomaani kansioon?
Kun haluat antaa tietyille käyttäjille oikeuden luomaasi kansioon, voit tehdä sen tilin Asetuksista. Mene kohtaan "Käyttäjät" > "Käyttäjäryhmät". Valitse käyttäjäryhmä, jolle haluat antaa oikeudet ja paina “Muokkaa”. Lisää haluamasi kansio tämän käyttäjäryhmän oikeuksiin kohdasta “Lisää kansio”. Tämä menettely varmistaa, että vain määrittelemäsi käyttäjät voivat käyttää kyseistä kansiota ja sen sisältöä. Pääkäyttäjät näkevät kaikki tilin kansiot.
Näkyvätkö arkiston päänäkymän asiakirjat kaikille?
Asiakirjat näkyvät Asiakirjat-osion päänäkymässä käyttäjän oikeuksien mukaan. Pääkäyttäjä näkee juurikansiossa kaikki tilin asiakirjat, kun taas käyttäjä, jolla on rajoitetut oikeudet, näkee päänäkymässä vain ne asiakirjat, jotka kuuluvat hänen käyttöönsä oikeutettuihin kansioihin. Vasemmalla olevassa "Pikasuodatus"-paneelissa käyttäjä näkee ainoastaan ne kansiot, joihin hänellä on oikeudet.
Näyttääko sivu erilaiselta?
Ennen syyskuuta 2023 rekisteröityneillä yritystileillä saattaa yhä olla käytössä vanha arkistonäkymä. Uusi näkymä otetaan pian käyttöön kaikille käyttäjille, mutta tällä hetkellä osa vanhemmista käyttäjistämme käyttää vielä vanhaa arkistonäkymää. Ohjeet kansioiden luomiseen vanhassa arkistonäkymässä löydät ohjeartikkelista Miten luon kansion vanhassa arkistonäkymässä?
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback