Tilin pääkäyttäjä voi hallita organisaatiotilin käyttäjien oikeuksia sekä pääsyä kansioihin ja dokumentteihin käyttäjäryhmien avulla. Pääkäyttäjä määrittää kullekin käyttäjäryhmälle käyttöoikeudet, ja ryhmän käyttäjät saavat automaattisesti ryhmän mukaiset oikeudet. Näin käyttäjät pääsevät ainoastaan niihin kansioihin, joihin heidän ryhmällään on oikeudet, eivätkä näe kansioiden asiakirjoja, joihin ryhmälle ei ole annettu pääsyä.
Pääkäyttäjä voi luoda useita käyttäjäryhmiä ja määrittää niille käyttöoikeudet yhteen tai useampaan kansioon. Tarvittaessa voidaan luoda oma käyttäjäryhmä jokaiselle käyttäjälle, jotta he eivät näe toistensa kansioita. Selkeyden vuoksi ryhmät on suositeltavaa nimetä niin, että ne erottuvat helposti toisistaan.
Pääkäyttäjäryhmällä on aina täydet oikeudet kaikkiin kansioihin ja yrityksen asetuksiin, eikä näitä oikeuksia voi rajata.
Näin rajaat asiakirjojen näkyvyyden käyttäjille:
Luo kansiot ja siirrä asiakirjat
Varmista ensin, että asiakirjat ovat kansioissa, joiden näkyvyyttä haluat rajata. Voit luoda uusia kansioita kohdasta Asiakirjat > Kansiot. Arkistossa olevia asiakirjoja voi siirtää kansiosta toiseen avaamalla asiakirjan lisätietosivun ja valitsemalla oikean yläkulman kolmen pisteen painikkeesta "Siirrä toiseen kansioon". Uusia asiakirjoja luodessasi voit määrittää tallennuskansion jo luontivaiheessa.
Luo käyttäjäryhmä ja määritä ryhmän käyttöoikeudet
Siirry kohtaan Asetukset > Käyttäjät > Luo uusi ryhmä.
Anna ryhmälle nimi ja valitse kansiot, joihin ryhmän käyttäjillä tulee olla pääsy. Kullekin kansiolle määritetään käyttöoikeustaso: lukuoikeus, hallintaoikeus tai pääkäyttäjäoikeus. Tallenna valinnat painamalla "Luo käyttäjäryhmä".
Lisätietoa löydät ohjeestamme: Miten hallinnoin käyttäjien oikeuksia tilillä?
Liitä käyttäjät ryhmään
Voit lisätä käyttäjiä ryhmään kohdasta Asetukset > Käyttäjät. Valitse käyttäjän kohdalta kolmen pisteen painikkeen takaa "Päivitä käyttäjän tiedot", ja tallenna muutokset. Jos kyseinen henkilö ei vielä ole tilillä, voit valita hänelle käyttäjäryhmän jo siinä vaiheessa, kun lähetät kutsun organisaatiotilille.
Käyttöoikeudet astuvat voimaan
Kun käyttäjä kuuluu ryhmään, hänellä on automaattisesti ryhmän mukaiset oikeudet. Hän ei pääse tarkastelemaan muiden kansioita tai asiakirjoja, joihin ryhmällä ei ole oikeuksia.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback