Visma Signissa allekirjoittaminen tapahtuu nykyisin aina joko yksityishenkilönä tai yrityksenä. Kutsun lähettäjän tulee aina määrittää jokaiselle allekirjoittajalle edustusrooli: yksityishenkilö tai yritys. Tämä roolimäärittely tehdään kutsun luontivaiheessa Allekirjoittajat-kohdassa:
Tässä ohjeessa kerromme mikä vaikutus eri roolivalinnoilla on allekirjoitukseen ja asiakirjojen tallentumiseen.
Yksityishenkilö -edustusrooli
Milloin käytetään Yksityishenkilön -edustusroolia?
Tätä roolia voidaan käyttää silloin kun allekirjoittaja edustaa itseään luonnollisena henkilönä. Esimerkiksi kun henkilö allekirjoittaa oman uuden työsopimuksen, hän edustaa tässä asiakirjalla itseään ja hänelle voisi laittaa Yksityishenkilö -edustusroolin päälle.
Voiko allekirjoittaja vaihtaa rooliaan itse?
Jos lähettäjä on määrittänyt rooliksi "Yksityishenkilö", allekirjoittaja voi vielä vaihtaa roolin yritykseksi itse allekirjoitusvaiheessa, jos hän haluaa edustaa yritystä eikä itseään.
Minne allekirjoitettu asiakirja tallentuu?
Yksityishenkilön roolissa allekirjoitettu asiakirja tallentuu allekirjoittajan henkilökohtaisen Visma Sign tilin arkistoon. Lisätietoja löydät ohjeesta: Mistä löydän yksityishenkilönä allekirjoittamani asiakirjan?
Miten roolin valinta näkyy allekirjoittajalle?
Kuvassa on näkymä allekirjoitusvaiheesta, jossa yksityishenkilö voi valita vaihtoehdon Edustan itseäni:
Mihin kyseinen rooli vaikuttaa?
Kun allekirjoitetaan Yksityishenkilö -roolissa, asiakirjan allekirjoitusmerkintään ei lisätä edustettavan yrityksen tietoja, vaan siinä näkyy vain allekirjoittajan tiedot. Lisäksi asiakirja tallentuu allekirjoittajan henkilökohtaiseen Visma Sign -arkistoon.
Yritys -edustusrooli
Milloin käytän Yritys -roolia?
Tätä roolia voidaan käyttää silloin, kun henkilö edustaa asiakirjalla yritystä eli allekirjoittaa asiakirjan jonkin organisaation edustajana.
Voiko allekirjoittaja vaihtaa rooliaan itse?
Jos kutsun lähetysvaiheessa on valittu allekirjoittajalle rooliksi "Yritys", allekirjoittaja ei voi enää vaihtaa roolia itse allekirjoitusvaiheessa. Rooli pysyy silloin yrityksenä.
Minne allekirjoitettu asiakirja tallentuu?
Jos allekirjoittaja valitsee yrityksen suoraan valmiista listasta eli on käyttäjänä edustamansa yrityksen tilillä: asiakirja tallentuu valitun yrityksen Visma Sign tilin arkistoon.
Jos allekirjoittaja kirjoittaa yrityksen nimen itse muu organisaatio -valinnalla: asiakirja tallentuu allekirjoittajan omaan henkilökohtaiseen arkistoon.
Miten roolin valinta näkyy allekirjoittajalle?
Allekirjoittajan tulee yrityksen edustajana valita valtuutus rooli ja lisätä edustattavan yrityksen nimi:
Mitä tarkoittaa allekirjoitusvaiheessa nimenkirjoitusoikeus ja asemavaltuutus?
Yrityksen edustajana allekirjoittaessa on tärkeää valita itselleen oikea valtuutusrooli. Lue lisää valtuutusoikeudesta artikkelista: Kuka voi tehdä sopimuksen yrityksessä?
Miksi allekirjoitusvaiheessa voi valita edustettavan yrityksen joskus valmiista listasta?
Kun asiakirja allekirjoitetaan vahvalla tunnistautumisella, kaikki ne yritykset, joissa allekirjoittaja on käyttäjänä, tulevat suoraan näkyviin ja ne voidaan valita valmiista listasta. Lisäksi näkyviin tulee aina myös Muu organisaatio -valinta, johon voit kirjoittaa itse edustettavan yrityksen nimen. Kevyttä allekirjoitusta käytettäessä sinun tulee aina kirjoittaa edustettavan yrityksen nimi itse muu organisaatio -kenttään.
Mihin kyseinen rooli vaikuttaa?
Edustettavan yrityksen nimi tulee allekirjoitussivulle näkyviin. Lisäksi kun allekirjoittaja on edustamansa yrityksen tilillä käyttäjänä, hän voi valita yrityksen suoraan valmiista listasta ja asiakirja ei silloin tallennu hänen henkilökohtaisen yksityistilin arkistoon. Siksi yrityksen allekirjoittajat on hyvä lisätä yritystilille käyttäjäksi, jotta heidän allekirjoittamat asiakirjat eivät tallennu henkilökohtaisen tilin puolelle.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback