Visma Signissa allekirjoittaminen tapahtuu nykyisin aina joko yksityishenkilönä tai yrityksenä. Kutsun lähettäjän tulee aina määrittää jokaiselle allekirjoittajalle edustusrooli: yksityishenkilö tai yritys. Tämä roolimäärittely tehdään kutsun luontivaiheessa Allekirjoittajat-kohdassa:
Tässä ohjeessa kerromme mikä vaikutus eri roolivalinnoilla on allekirjoitukseen ja asiakirjojen tallentumiseen.
Yksityishenkilö -edustusrooli
Milloin kutsulle valitaan Yksityishenkilö -edustusrooli?
Yksityishenkilö -edustusrooli voidaan valita kutsulle silloin, kun allekirjoittaja edustaa itseään luonnollisena henkilönä allekirjoittaessaan asiakirjan. Esimerkiksi, jos lähetät henkilölle hänen oman työsopimuksensa allekirjoitettavaksi, hän voi allekirjoittaa sen yksityishenkilönä.
Voiko allekirjoittaja vaihtaa edustusroolia, kun kutsu on lähetetty yksityishenkilönä allekirjoitettavaksi?
Jos kutsun lähettäjä on määrittänyt edustusrooliksi "Yksityishenkilö", allekirjoittaja voi halutessaan vielä vaihtaa roolinsa yrityksen edustajaksi allekirjoitusvaiheessa. Kutsun avaamisen jälkeen hänelle avautuu näkymä, jossa voi valita, allekirjoittaako asiakirjan yksityishenkilönä vai organisaation edustajana.
Vaihtoehto "Edustan itseäni" valitaan, kun asiakirja allekirjoitetaan yksityishenkilönä, ja "Edustan organisaatiota", jos allekirjoittaja haluaa allekirjoittaa kutsunsa yrityksen tai muun organisaation puolesta.
Valintaa voi muuttaa vapaasti siihen saakka, kunnes asiakirja on allekirjoitettu. Allekirjoituksen jälkeen allekirjoittaja ei voi enää muuttaa edustusrooliaan.
Mihin yksityishenkilönä allekirjoittaminen vaikuttaa?
Kun allekirjoitetaan Yksityishenkilö -roolissa, asiakirjan allekirjoitusmerkintään ei lisätä edustettavan yrityksen tietoja, vaan siinä näkyy vain allekirjoittajan tiedot. Lisäksi rooli vaikuttaa siihen, mihin allekirjoitettu asiakirja tallentuu ja siten siihen, miten allekirjoittaja pääsee käsiksi allekirjoittamaansa asiakirjaan.
Lisätietoja siitä, miten yksityishenkilön allekirjoittama asiakirja tallentuu, löydät ohjeesta: Mistä löydän allekirjoittamani asiakirjan?
Yritys -edustusrooli
Milloin valitsen kutsulle Yritys -roolin?
Yritys-edustusrooli voidaan valita kutsulle silloin, kun kutsuttu henkilö allekirjoittaa asiakirjan organisaation edustajana, eli edustaa asiakirjalla organisaatiota eikä itseään.
Voiko allekirjoittaja vaihtaa edustusroolia, kun kutsu on lähetetty yrityksen edustuksessa allekirjoitettavaksi?
Jos kutsun lähetysvaiheessa on valittu allekirjoittajalle rooliksi "Yritys", allekirjoittaja ei voi enää vaihtaa roolia itse allekirjoitusvaiheessa. Rooli pysyy silloin yrityksenä.
Miten roolin valinta näkyy allekirjoittajalle?
Allekirjoittajan tulee yrityksen edustajana valita sekä valtuutusrooli että edustamansa organisaatio. Valtuutusrooleina voi valita nimenkirjoitusoikeuden, asemavaltuutuksen tai huoltajan/edunvalvojan. Edustamani organisaatio -valikossa näkyvät kaikki Visma Sign -yritystilit, joihin sinulla on oikeudet, sekä vaihtoehto "Muu organisaatio".
Mitä eri valtuutusroolit tarkoittavat allekirjoitussivulla?
Yrityksen edustajana allekirjoittaessa on tärkeää valita oikea valtuutusrooli. Valittavana ovat nimenkirjoitusoikeus, asemavaltuutus sekä huoltaja/edunvalvoja.
Lue lisää valtuutusoikeudesta artikkelista: Kuka voi tehdä sopimuksen yrityksessä?
Miksi allekirjoitusvaiheessa voi valita edustettavan yrityksen joskus valmiista listasta?
Kun allekirjoittaja käyttää vahvaa tunnistautumista allekirjoittaessaan kutsun, hänelle näkyy allekirjoitussivulla kaikki ne Visma Sign -yritystilit, joihin hänet on lisätty käyttäjäksi. Allekirjoittaja voi valita edustettavan yrityksen valmiista listasta.
Lisäksi allekirjoitusvaiheessa on aina vaihtoehto "Muu organisaatio", johon allekirjoittaja voi kirjoittaa itse edustettavan yrityksen nimen. Kevyen allekirjoituksen yhteydessä edustettavan yrityksen nimi tulee aina syöttää itse "Muu organisaatio" -kenttään.
Mihin yrityksen edustuksessa allekirjoittaminen vaikuttaa?
Kun asiakirja allekirjoitetaan yrityksen edustajana, allekirjoitettuun asiakirjaan tulee näkyviin valitun organisaation nimi. Lisäksi rooli ja allekirjoitusvaiheessa tehdyt valinnat vaikuttavat siihen, mihin allekirjoitettu asiakirja tallentuu ja miten allekirjoittaja pääsee käsiksi allekirjoittamaansa asiakirjaan.
Lisätietoja siitä, miten yrityksen edustuksessa allekirjoitettu asiakirja tallentuu, löydät ohjeesta: Mistä löydän allekirjoittamani asiakirjan?
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback