Jos kohtaat ongelmia asiakirjan luonnissa, niin tämä voi johtua muutamasta syystä. Tyypillisesti selaimen välimuistin tyhjentäminen tai toisella selaimella kokeileminen ratkaisee ongelman. Visma Sign toimii yleisimmillä selaimilla, mutta joskus selainasetukset voivat häiritä asiakirjan luontia. Varmistathan myös, että selaimesi on päivitetty uusimpaan versioon.
Kokeilethan myös toista laitetta, jos ongelma jatkuu – joskus laiteasetukset voivat vaikuttaa asiakirjan luontiin.
Jos selain- ja laiteasiat ovat kunnossa, kannattaa seuraavaksi tarkistaa asiakirjaan ladattujen tiedostojen kokoa. Pdf-tiedostojen yhteiskoko voi olla enintään 15 megatavua ja voit lisätä maksimissaan 10 tiedostoa yhdelle kutsulle. Tiedostojen sivumäärä voi olla yhteensä maksimissaan 350 sivua.
Lisättävässä tiedostossa voi myös olla joitain sellaisia elementtejä, jota Visma Sign ei voi käsitellä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi avoimet tekstikentät.
Tällöin suosittelemme luomaan tiedoston uudestaan pdf-muotoon seuraavilla ohjeilla:
- Avaa tiedosto jonkin selaimen esikatselulla.
- Klikkaa “Tulosta” -vaihtoehtoa.
- Tulostinvalikosta valitse "Tallenna PDF-tiedostona " -vaihtoehto ja tallenna tästä uusi tiedosto.
- Lisää uudelleen tallennettu tiedosto kutsulle.
Tällä tavalla tallennus yksinkertaistaa tiedostoa teknisesti, jonka jälkeen tiedoston lisääminen kutsulle pitäisi onnistua normaalisti.
Jos mikään edellä mainituista ei auta, kannattaa tarkistaa ajantasaiset tiedot huoltokatkoista ja häiriötilanteista Tärkeät tiedotteet -kohdasta.
Miksi kutsut allekirjoittamiseen eivät ole menneet perille vastaanottajille?
Aluksi on hyvä varmistaa, että kutsuttujen yhteystiedot on merkitty oikein. Jos huomaat kutsun lähettämisen jälkeen virheen kutsutun sähköpostiosoitteessa, voit korjata sen, mikäli kutsun tila on vielä "Kutsu lähetetty", eli sitä ei ole avattu.
Sähköpostiosoitetta voi muokata siirtymällä asiakirjan lisätietosivulle ja valitsemalla "Muokkaa allekirjoittajia" allekirjoittajan kohdalta. Yhteystietojen päivityksen jälkeen järjestelmä lähettää uuden kutsun ja uuden salasanan päivitettyyn osoitteeseen. Aiemmin lähetetty kutsu vanhentuu eikä toimi enää.
Mikäli sähköpostiosoite on oikein, pyydä kutsuttua tarkistamaan seuraavat asiat:
- Tarkista roskapostikansio, kutsut voivat joskus ohjautua suodattimiin.
- Varmista, ettei organisaation sähköpostipalvelin estä lähettäjää tai suodata automaattisesti järjestelmästä tulevia viestejä.
- Varmista, että vastaanottajan sähköpostilaatikko ei ole täynnä.
Jos nämä toimenpiteet eivät auta, kutsun voi tarvittaessa peruuttaa ja lähettää uudelleen.
Jos asiakirjalle on valittu "Allekirjoitukset järjestyksessä" -valinta, kutsut toimitetaan allekirjoittajille yksi kerrallaan siinä järjestyksessä kuin heidät on lisätty. Tällöin seuraava allekirjoittaja saa kutsun vasta, kun edellinen on allekirjoittanut asiakirjan. Tarvittaessa muistuta allekirjoitusvuorossa olevaa henkilöä, jotta kutsu etenee seuraavalle osapuolelle.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback