Här är instruktionerna för att skapa ett dokument och skicka en signeringsinbjudan i Visma Sign:
1. När du vill skicka en signeringsinbjudan måste du först ha ett dokument som ska signeras i pdf-format.
2. Börja skapa dokumentet från "+ Nytt dokument".
3. Ge dokumentet ett namn. Detta namn kommer att visas i e-post rubriken på signeringsinbjudan, under signeringsprocessen och efter undertecknandet i Visma Sign-dokumenter.
4. Välj den mapp där dokumentet ska sparas. Om du inte anger en lagringsmapp för dokumentet och lämnar valet "Oklassificerat dokument" på, sparas dokumentet i rotmappen.
5. Ladda upp PDF-filen som skall signeras.
Den totala storleken på pdf-filerna kan vara högst 15 megabyte och du kan lägga till maximalt 10 filer per inbjudan. Det totala antalet sidor i filerna kan vara högst 350 sidor.
6. Lägg till eventuell länk och länkens adress. Om du lägger till en länk skall undertecknaren öppna och acceptera innehållet bakom länken för att gå vidare i signeringsprocessen.
7. Välj vid behov kräv att mottagaren läser igenom dokumentet -knappen. Om detta är aktiverat på inbjudan innebär det i praktiken att den inbjudna måste "kryssa" i rutan "Jag har läst dokumentet" innan de kan signera dokumentet.
8. Välj också skicka signerade dokument via e-post -alternativet om du vill att det signerade dokumentet skickas via mail till undertecknarna. Observera att det signerade dokumentet skickas till mottagaren med standard e-postkryptering (TLS).
9. Om du vill skapa ett separat dokument från flera filer på en gång skall du aktivera skicka dokument för underteckning separat-knappen. Med det här alternativet kan du skicka flera pdf-filer som separata inbjudningar till undertecknarna - de kan dock signeras via en och samma inbjudningslänk. Observera att i detta fall har varje inbjudan samma signaturer och inställningar, och signaturerna för varje dokument debiteras separat.
10. Lägg sedan till undertecknare och deras kontaktuppgifter. För att skicka inbjudan behöver du undertecknarens e-postadress, mobilnummer eller båda – detta beror på den valda sändningsmetoden, som definieras i Inbjudningsinställningar. Inbjudan till signering skickas till den e-postadress eller mobilnummer som du har lagt till i undertecknarens information i detta skede. Observera att du inte kan lägga till nya undertecknare i inbjudan efter att du skickat iväg inbjudan. Kontrollera därför noggrant innan du skickar att alla nödvändiga undertecknare har lagts till.
Om du också ska signera avtalet själv, kom ihåg att lägga till dig själv i listan.
Du kan lägga upp till 50 undertecknare på en signaturinbjudan.
Du kan ställa in undertecknarna att representera antingen företaget eller sig själva.
Inbjudans språk bestäms som standard av det språk du använde vår tjänst på när du skapade inbjudan. Du kan ändra språket från det nedre högra hörnet av tjänsten. Tillgängliga språk är finska, engelska, svenska, norska och danska. Vid behov kan du också redigera individuella inbjudningsinställningar för en enskild undertecknare (till exempel inbjudans språk eller autentiseringsmetod) via Ytterligare inställningar-knappen som finns bredvid varje undertecknare.
I Visma Sign är det för närvarande inte möjligt att skicka information om ett signerat dokument till en tredje part, såsom en HR-person. Dessutom kan dokumentet inte skickas för granskning till någon innan inbjudningarna skickas.
11. Välj en representativ roll för varje undertecknare. Rollen kan vara ett företag eller en privatperson. Du kan läsa mer i Vilken roll väljer jag för undertecknaren och hur påverkar det?
12. Välj hur inbjudan ska skickas till mottagaren: e-post, SMS eller båda. När du använder tjänsten som privatperson kan du endast skicka inbjudan per e-post.
13. Om dokumentet innehåller känslig information kan du använda säker inbjudan. Välj då e-post + SMS för att aktivera säker inbjudan. Då skickas länken per e-post och lösenordet som textmeddelande.
14. Skriv ett e-postmeddelande ifall du vill lägga till ett följebrev till inbjudan.
15. Välj språk och giltighetstid.
16. Standardinställningen är att varje undertecknande meddelas då alla har signerat dokumentet. Om du vill förhindra att meddelandet skickas inaktiverar du knappen meddela de inbjudna när alla har signerat. (Detta syns som en megafonsymbol bredvid undertecknaren)
Observera att i detta fall kommer en kopia av det signerade dokumentet inte att skickas till undertecknaren som en bilaga till e-posten, utan du måste ta hand om leveransen på egen hand.
17. Om du vill att varje undertecknar ska få ett separat dokument ska du aktivera alternativet ”Ett skilt dokument per undertecknare”. På så sätt får varje undertecknare ett eget dokument i stället för att alla underskrifter samlas i ett dokument.
När du aktiverar denna funktion ska du ange ett beskrivande namn i fältet ”Dokumentparties namn”. Namnet är inte synligt för undertecknarna och har ingen annan funktionell betydelse i nuläget.
Om funktionen ”Ett skilt dokument per undertecknare” är aktiverad och du vill lägga till en representant för din organisation som undertecknare av varje dokument, anger du dennes e-postadress i fältet ”E-postadress till den som signerar i företagets namn”. Om fältet lämnas tomt skickas dokumenten endast till de undertecknare som tidigare har lagts till i avsnittet Undertecknare.
18. När inbjudan skickas via ett företagskonto döljs avsändarens namn, och endast företagets namn visas som den inbjudande parten.
19. Inkludera personnummer i signatur-valet låter dig be undertecknaren att ange sitt personnummer vid signeringsskedet. Undertecknarens personnummer läggs då till på signatursidan av det signerade dokumentet efter personens namn. Som standardinställning frågas personnumret inte.
20. Välj spara dokumentet och skicka inbjudningarna.
Nyckelord: Visas undertecknarens personnummer på dokumentet?, Hur skapar jag en signeringsinbjudan?, Var sparas dokumentet om alternativet oklassificerat dokument väljs?, hur skickar jag ett dokument till en tredje part?, Kan flera personer se dokumentet innan signeringsinbjudan skickas, hur ändrar jag språket i inbjudan, Kan jag få signeringsinbjudan att visas på engelska?, hur byter jag språk? hur ändrar jag språket på signeringsinbjudan?
This article has been translated using an AI-based translation tool.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback