Innan du kan skicka signeringsinbjudningar för att signera ett dokument, se till att du har dokumentet redo i PDF-format. När dokumentet är klart kan du skapa det och skicka inbjudningarna i Visma sign enligt följande:
Definiera dokumentets grunduppgifter
Börja skapa dokumentet från "+ Nytt dokument".
Ge dokumentet ett namn. Detta namn kommer att visas i e-postrubriken på signeringsinbjudan, under signeringsprocessen och efter signeringen i arkivet.
Välj den mapp där dokumentet ska sparas. Om du inte anger en lagringsmapp för dokumentet och lämnar valet "Osorterad dokument" på, sparas dokumentet i rotmappen.
Ladda upp PDF-filen som ska signeras. Om du lägger till flera filer kommer alla PDF-filer du laddar upp automatiskt att slås ihop till ett dokument för signering som standard. Bilagorna kommer att inkluderas i dokumentet i den ordning de har lagts till under skapandet.
Den totala storleken på PDF-filerna kan vara högst 15 megabyte och du kan lägga till maximalt 10 filer per inbjudan. Det totala antalet sidor i filerna kan vara högst 350 sidor.
Lägg till eventuell länk och länkens adress. Om du lägger till en länk kommer undertecknaren till sidan i signeringsskedet och måste godkänna länken för att kunna gå vidare i signeringsprocessen.
Välj vid behov "kräv att mottagaren läser igenom dokumentet" -knappen. Om detta är aktiverat på inbjudan innebär det i praktiken att den inbjudna måste kryssa i rutan "Jag har läst dokumentet innan signering." innan hen kan signera dokumentet.
Välj också "Skicka dokumentet till undertecknaren efter signering" -alternativet om du vill att det signerade dokumentet skickas via email till undertecknarna. Observera att visma sign e-postmeddelanden inte är lika säkra som säker e-post.
Om du vill skapa ett separat dokument från flera filer på en gång ska du aktivera "skicka dokument för signering separat"-knappen. Med det här alternativet kan du skicka flera PDF-filer som separata inbjudningar till undertecknarna - de kan dock signeras via en och samma inbjudningslänk. Observera att i detta fall har varje inbjudan samma signerare och inställningar och signaturerna för varje dokument debiteras separat. Observera att detta alternativ endast är tillgängligt i företagsvyn.
Lägg till undertecknare
Lägg sedan till undertecknare och deras kontaktuppgifter. För att skicka inbjudan behöver du undertecknarens email, mobilnummer eller båda – detta beror på den valda sändningsmetoden, som definieras när inbjudan skapas.
Inbjudan till signering skickas till den email eller det mobilnummer som du har lagt till i undertecknarens information i detta skede.
När du skapar dokumentet kan du också lägga till samma undertecknare till exempel två gånger, om en person representerar två olika roller.
Observera att du inte kan lägga till nya undertecknare i inbjudan efter att du skickat iväg inbjudan. Kontrollera därför noggrant innan du skickar att alla nödvändiga undertecknare har lagts till.
Om du också ska signera avtalet själv, kom ihåg att lägga till dig själv i listan över undertecknare. Du kan göra detta enkelt genom att välja “Jag signerar själv” -knappen, vilket automatiskt fyller i dina uppgifter. Om du vill kan du också ange dina uppgifter manuellt genom att fylla i fälten själv.
Du kan lägga upp till 50 undertecknare på en signeringsinbjudan.
Välj en representativ roll för varje undertecknare, antingen organisation eller privatperson. Du kan läsa mer i Vilken roll väljer jag för undertecknaren och hur påverkar det?
I visma sign är det för närvarande inte möjligt att skicka information om signaturer för dokument till en tredje part, såsom en HR-person. Dessutom kan dokumentet inte skickas för granskning till någon innan inbjudningarna skickas.
Välj inbjudningsinställningar
Välj hur inbjudan ska skickas till mottagaren: email, sms eller båda. När du använder tjänsten som privatperson kan du endast skicka inbjudan per email.
Om dokumentet innehåller känslig information kan du använda säker inbjudan. Välj då "e-post + sms" och aktivera "säker inbjudan". Då skickas länken per email och lösenordet som sms.
Lägg till ett följebrev till inbjudan om du vill.
Välj inbjudans språk. Tillgängliga språk är finland, engelska, svenska, norska och danska. Vid behov kan du också redigera individuella inbjudningsinställningar för en enskild undertecknare (till exempel inbjudans språk eller autentiseringsmetod) via "Fler alternativ"-knappen som finns bredvid varje undertecknare.
Om du vill att varje undertecknare ska få ett separat dokument ska du aktivera "Ett skilt dokument per undertecknare" -funktionen. På så sätt får varje undertecknare ett eget dokument i stället för att alla signeringar samlas i ett dokument. När du aktiverar denna funktion ska du ange ett beskrivande namn i fältet "Dokumentpartiets namn". Namnet är inte synligt för undertecknarna och har ingen annan funktionell betydelse i nuläget. (Observera: "Ett skilt dokument per undertecknare" -inställningen är inte tillgänglig för privatpersoner).
Om funktionen "Ett skilt dokument per undertecknare" är aktiverad och du vill lägga till en representant för din organisation som undertecknare av varje dokument, anger du dennes email i fältet "E-postadress till den som signerar i företagets namn". Om fältet lämnas tomt skickas dokumenten endast till de undertecknare som tidigare har lagts till i avsnittet "Signerare".
"Inkludera personnummer i signatur"-valet låter dig be undertecknaren att ange sitt personnummer vid signeringsskedet. Undertecknarens personnummer läggs då till på signatursidan av det signerade dokumentet efter personens namn. Som standardinställning frågas personnumret inte.
Spara dokumentet och skicka inbjudningarna
Välj "Spara dokumentet och skicka inbjudningarna".
När inbjudan skickas via ett företagskonto döljs avsändarens namn, och som inbjudare visas endast organisationsnamn.
Observera att det inte går att skapa ett utkast av dokumentet eller schemalägga signeringsinbjudningar för att skickas vid ett senare datum, utan de skickas direkt i samband med att dokumentet skapas.
Signeringar debiteras från företagets kontosigneringssaldo baserat på hur många signaturer som har mottagits för inbjudningarna – inte baserat på hur många dokument som har skapats eller hur många inbjudningar som har skickats.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback