Visma Signilla voi nyt lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi massalähetyksenä. Tämä tarkoittaa, että yksi asiakirja lähetetään usealle eri allekirjoittajalle niin, että jokainen allekirjoittaa oman versionsa asiakirjasta.
Massalähetysominaisuus on ihanteellinen esimerkiksi yrityksen sopimusehtojen uudistamisessa tai salassapitosopimuksissa, joihin tarvitaan jokaiselta asiakkaalta tai vastaanottajalta erillinen hyväksyntä allekirjoituksen muodossa. Voit lähettää ehdot kerralla koko asiakaskunnalle allekirjoitettavaksi.
Käytännössä allekirjoittajat lisätään massana kohdasta Allekirjoittajat - Lisää useita. Voit lisätä vastaanottajat avautuvaan tekstikenttään. Vastaanottajien sähköpostit voivat olla eroteltu välilyönnillä, pilkulla tai rivinvaihdolla, jolloin voit helposti kopioida ne esimerkiksi aukiolevasta excel-tiedostosta. Tämän vaiheen jälkeen voit vielä halutessasi täydentää allekirjoittajien muut tiedot.
Valitse kutsuasetuksista “Erillinen asiakirja jokaiselle vastaanottajalle”, jolloin jokaiselle vastaanottajalle lähtee oma kutsunsa ja asiakirjansa samanaikaisesti. Voit myös lisätä yrityksesi edustajan sähköpostiosoitteen. Tämä tarkoittaa henkilöä, joka allekirjoittaa asiakirjan yrityksesi puolesta.
Kutsuerä kannatta nimetä tunnistettavasti, jolloin allekirjoituskutsujen muistutukset on helppo lähettää tarvittaessa. Tunnus auttaa lisäksi näkemään kuinka suuri osuus tietyn lähetyserän asiakirjoista on jo allekirjoitettu sekä lataamaan tiedostona osoitelistan, jossa on kunkin kutsun status mukana.
Lisätietoja aiheesta:
Antti Larvala (Kehitysjohtaja, Visma Sign)
Puh. 050 4343343