K

Kerttu Multisilta

Webinaarinauhoite: Uutta Visma Signissa

12-11-2021 6:51 pm posted by Kerttu Multisilta

Visma Signissa on tapahtunut viimeisten kuukausien aikana paljon: Olemme julkaisseet suuren määrän paljon toivottuja ominaisuuksia, ja nyt on aika käydä niitä läpi. 

 

Järjestimme aiheesta maksuttoman webinaarin, jossa esittelimme mm. seuraavat päivitykset:

  • HTML-kutsut
  • Usean dokumentin lähettäminen erillisinä asiakirjoina
  • Henkilötunnuksen käsittely

 

Katso nauhoite tästä » . Alta löydät vastaukset webinaarissa esitettyihin kysymyksiin.

 

Milloin/miksi henkilötunnus pitäisi esittää allekirjoituksessa?

Esimerkiksi pankki ja rahoitusalalla tämä on vaatimus asiakkaan tuntemista koskevan lainsäädännön takia.

 

Onko mietitty, että tulisi mahdollisuus luoda kansioille alikansioita? Meillä ainakin olisi sille tarvetta.

Visma Sign -arkisto on lähiaikoina muuttumassa ja tämä on siellä työlistalla. Signiin on myös mahdollista kytkeä monia eri arkistojärjestelmiä, kuten Zefort, M-Files tai Therefore.

 

Hei, sellainen ominaisuus olisi hyvä, että kutsupohjia voisi antaa käytettäväksi useammille käyttäjäryhmille.

Usealle käyttäjäryhmälle kutsupohjan antaminen on ollut vaikeaa, koska eri ryhmillä on erilaiset oikeudet ja kutsupohjalla pitää olla yhteneväiset oikeudet.

 

Voiko allekirjoituskutsuun kirjoittaa saatteen?

Kyllä, allekirjoituskutsulla on “saateviesti sähköpostiin” -toiminto. 

 

Moniyritys käyttäjä olisi hyvä, jos kerralla näkyisi jostakin kaikki yritykset missä avoimia asiakirjoja, ettei tarvitse mennä erikseen tarkistamaan jokainen yhtiö.

Valikon vasemmassa reunassa oleva “Saapuneet kutsut” -kohta vie listalle, jossa on kaikki saapuneet kutsut yritysrajojen yli. Lähetetyissä kutsuissa tilanne on yrityskohtainen.

 

Saako käyttäjät johonkin aakkosjärjestykseen, kun lista on pitkä ja jotain henkilöä etsiessä on tuskallista kun ei ole aakkosjärjestyksessä.

Moni tämänkaltainen toiminto on työlistalla, mutta varmaa aikataulua ei ole vielä antaa.

 

Miten juurikansiosta siirretään dokumentti kansioon?

Avaa dokumentti juuritasolta ja klikkaa avautuvassa ikkunassa oikeassa yläkulmassa olevaa “siirrä” -kuvaketta.

 

Pystyykö jo lähetetyn usealle menneen kutsun joukosta poistamaan jälkikäteen yhden?

Voi poistaa siihen asti, kunnes allekirjoittaja on avannut kutsun.

 

Riittääkö, että logo on näkyvissä omissa yrityksen asetuksissa vai pitääkö se asettaa erikseen jotenkin näkyväksi, jotta tulee saateviestiin?

Riittää, että on asetuksissa.

 

Voiko kuitenkin jatkossa siis edelleen liittää useita tiedostoja samaan nippuun?

Kyllä voi. Ohjelma toimii oletuksena kuten ennenkin, mutta uutena ominaisuutena niputus on mahdollista estää.

 

Dokumenttien lajitteluun ja raportointiin kaivataan työkaluja, sadoista - kohta tuhansista dokumenteista haku on turhauttavaa

Visma Signin arkisto ei sinänsä ole tarkoitettu suurten massojen arkistointiin. Suosittelemme raskaissa tapauksissa siirtämään dokumentit arkistojärjestelmään kuten esimerkiksi M-Files.

 

Onko mahdollista saada allekirjoitettu asiakirja lähtemään automaattisesti kaikkien allekirjoittajien sähköpostiin, sen jälkeen kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan?

Kyllä. Kutsulla on valinta “lähetä allekirjoitetut asiakirjat sähköpostilla”

 

Jos lähetän sopimuksen jonka allekirjoittaa yhtiön toimitusjohtajana, niin mikä rooli itselle pitää valita kun en itse allekirjoita sopimusta?

Jos itse ei allekirjoita, ei itseään tarvitse lisätä allekirjoittajaksi. Dokumentin voi siis lähettää olematta itse allekirjoittajana. 

 

Miten käytännössä toimii se, ettei allekirjoitettavia asiakirjoja lähetetä sähköpostilla, vaan ne löytyvät Vismasta?

Dokumentti jää Visma Signin arkistoon ja henkilö voi mennä rekisteröimään itsensä palveluun pankkitunnuksilla, jolloin allekirjoitetut asiakirjat löytyvät arkistosta.

 

Kun allekirjoitus dokumentille saatu voiko siihen vielä lisätä itse infoa. Esimerkiksi tieto siitä, koska allekirjoituksen jälkeen käsitelty?

Allekirjoitukseen lähetettyä dokumenttia ei voi käsitellä mitenkään, vaan se lukitaan palveluun ladatessa.

 

Pystyykö sama henkilö allekirjoittaa yhdellä tunnistautumisella useamman dokumentin?

Kyllä pystyy. Tunnistautuminen on voimassa noin 15 minuuttia.

 

Ongelmana on, että kun Wilmasta lähettää asiakirjan sähköisesti allekirjoitettavaksi, se ei valu juureen esimerkiksi rekisterien mukaiseen kansioon automaattisesti. Ominaisuutta pyydetty Vismalta.
Tämä toive on välitetty Wilman tuotekehitykseen myös meidän toimestamme.

 

Voiko tunnistautumisen jälkeen valita asioiko oman vai yrityksen puolesta?

Allekirjoituskutsun lähettäjä määrittelee tämän. Allekirjoitusvaiheessa tähän ei ole enää mahdollista vaikuttaa.

 

Kun allekirjoitettavaa dokumenttia kokoaa Visma Signiin, sitä ei voi tallentaa keskeneräisenä ja jatkaa myöhemmin. Jos esimerkiksi osa sopimukseen kuuluvista asiakirjoista vielä puuttuu ja haluaa täydentää myöhemmin. Olisiko tällainen mahdollista?

On mahdollista. Lähetysnapin vieressä on “Tallenna ja lähetä myöhemmin“ -valinta.

 

Jos haluaa html-kutsuun logon laitetaanko se yrityksen perustietoihin vai kutsupohjaan?

Logo laitetaan yrityksen tietoihin.

 

Kauanko allekirjoitetut asiakirjat säilyvät Vismassa?

Visma Signin arkistossa säilytysaika on 7 vuotta.

 

Onko tulossa palikkaa Visma Signin ja Netvisorin väliin? Olisi tarvetta saada Visma Sign lomakkeissa tehty tilaus Netvisorin myyntitilauksiin.

Tämä on hyvä idea. Muutoksesta vastaa Netvisorin tuotekehitys, joten ehdotuksesi on välitetty heille. 

 

Olisiko mahdollista saada käyttäjät aakkosjärjestykseen? Helpottaisi hallinnointia, kun ihmiset vaihtuvat.

Tämä muutos on tulossa ja työlistalla.

 

Pystyykö lomakkeita muokkaamaan mitään muuta kautta kuin sähköpostiin tulleesta linkistä?

Valitettavasti tämä ei ole toistaiseksi mahdollista. Muutos on kuitenkin on suhteellisen pitkälle suunniteltu ja toteutusta odottamassa.



Voisiko käyttäjät-listassa näkyä milloin henkilö on ottanut Visman käyttöönsä.

Tätä pohdittiin ja rajoitteena on se, että henkilö on voinut ottaa palvelun käyttöön yksityishenkilönä tai jonkun muun firman palveluksessa. Hyöty on siis kyseenalainen.

 

 

Kun lähetetään useampi tiedosto kerralla (ja halutaan pitää ne erillään), voisiko tulla toiminnallisuus, että ne kaikki voi allekirjoittaa kerralla (ei vain toiminnallisuutta jossa menee yksi kutsu).

 

Tämä on seuraava askel tässä nyt käynnistetyssä useamman asiakirjan käsittelyssä kerralla. Aikataulua emme ole vielä lyöneet lukkoon.

Voisiko Visma Signissa saada allekirjoitettavan kutsun lisäksi mahdolliseksi liittää liitetiedostoja, joihin EI edellytetä allekirjoitusta. Tämä siis jos, avoin linkki asiakkaalle esim. liitetiedostoihin ei ole mahdollista JA emme halua liitteitä yhdistettäväksi allekirjoitettavaan dokumenttiin.
Tämä on ajoittain kysytty ominaisuus, joka ei ole edennyt toteutukseen asti. Tämä johtuu pääsääntöisesti siitä, että olemme pääsääntöisesti allekirjoituspalvelu.

 

Voiko Visma Signilla lähettää salasanalla suojatun tiedoston? Esim. työsopimus, jota pääkäyttäjien ei haluta näkevän.

Ehdotuksesi on osa käyttäjäroolien uudelleen pohdintaa, josta haastattelemme asiakkaitamme parhaillaan. Tämä lienee ratkaistavissa niin, että dokumentille asetetaan ns. luottamuksellisuus, jolloin sen näkee vain esimerkiksi HR:n roolissa työskentelevä henkilö. Tiedotamme tästä lisää, kun asia etenee. 

 

Mistä johtuu, että asiakkaat eivät aina huomaa/saa kutsuja? Menevätkö roskapostiin tms.

Valitettavasti erityisesti ilmaiset sähköpostiohjelmat hylkivät isoa osaa viesteistä ja meidän kutsumme on tässä sarjassa. Kutsut päätyvät siis helposti roskapostiin näissä tapauksissa.

 

Muistutuviestien lähetys massana toivottavaa.

Tämä on hyvä idea ja se on viety eteenpäin. 

 

Onko lomakkeelle tulossa mahdollisuutta "excel"-tyyppisen tiedon keräämiseen? Esimerkiksi voisi käyttää matkalaskujen täyttämiseen.

Valitettavasti tämä ei ole toistaiseksi kehitysputkessa.

 

Login or Signup to post a comment