Alta löydät kootut kysymykset ja vastaukset Visma Signin webinaarissa tulleisiin kysymyksiimme: 

Voiko Visma Signiin tehdä jonkinlaisen yhteystietoarkiston, ettei tarvitse etsiä esim. puhelinnumeroa? Vai miten se kannattaisi tehdä? 

Visma Sign -tilin pääkäyttäjät voivat tehdä Visma Signin käyttöliittymään erilaisia lähetyslistoja, joihin voi tallentaa allekirjoittajien sähköposteja ja puhelinnumeroita. Lähetyslistoja voi tehdä kohdasta asetukset → viestipohjat → lähetyslistat. 

Kerrotko vielä uudestaan, missä voidaan luoda allekirjoituslista? Voiko tehdä suoraan Netvisorissa sähköiseen allekirjoitukseen?

Lähetyslistoja voi tehdä kohdasta asetukset → viestipohjat → lähetyslistat. Allekirjoituskutsuja voidaan lähettää myös Netvisorin kautta suoraan, mutta valitettavasti kuitenkaan lähetyslistaa ei voi luoda Netvisorin puolelle. 

Miksi Visma Signiin kirjautuessa ei ole käytössä MFA:ta?

Tällä hetkellä tuemme normaalin sisäänkirjautumisen lisäksi Visma Connect -palvelua. Sisäänkirjautumiseen on tulossa suunniteltuja parannuksia tuotekehityksen roadmapilla.

Kevyt allekirjoitus: Onko niin, että asiakkaat eivät raapusta nimikirjoitusta, vaan vain kuittaavat asiakirjan? 

Kevyen allekirjoituksen voi tehdä myös niin, ettei piirros ole mukana. Eli pelkkä tekstattu nimi riittää. Piirroksen tekeminen kevyessä allekirjoituksessa on vapaaehtoinen saavutettavuussyistä. 

Asiakirjojen hallinnoinnin helpottamiseksi, onko Visma Signiin tulossa mahdollisuutta luoda alikansioita? 

Alikansioita ei ole tässä kohtaa tulossa Visma Signiin. Olemme kuitenkin uudistamassa asiakirjat-näkymää, jonka jälkeen hakutoiminnot monipuolistuvat ja käyttäjät voivat tehdä myös omia tallennettuja hakuja.

Voidaanko arkistoon lisätä vanhoja sopimuksia ilman allekirjoitusprosessia?

Tällä hetkellä tällaista toiminnallisuutta ei ole, mutta sellainen on tulossa. 

Miten tietoturva toteutuu, jos asiakasyritys lähettää sopimuksen allekirjoitettavaksi ilman, että valitsee allekirjoita organisaationa ja tällöin sopimus tallentuu yksityispuolelle? 

Tämä on ominaisuus palvelussamme, johon on toivottu muutoksia. Tavoittenamme on antaa lähettäjän sijaan vastaanottajalle enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa allekirjoitustapahtumaan ja sen jälkeisiin toimenpiteisiin.

Mitä integraatiota on tällä hetkellä CRM-järjestelmiin ja onko uusia tulossa?

Yleisimmistä integraatioista löytyy tiedot täältä: https://vismasign.fi/integraatiot/. Lisäksi uusista integraatioista ilmoitamme asiakasviesteissämme.

Milloin saataisiin käyttäjien haku/lajittelu sivustolle, tarve lähinnä pääkäyttäjällä? 

Tällä hetkellä käyttäjälistassa ei ole hakua tai lajittelua, mutta välitämme ehdottomasti toiveesi eteenpäin.

Onko tietoa milloin ongelma lomakkeiden lähetyksessä korjaantuu? 

Tuotekehityksemme on tehnyt korjauksia hitausongelmiin liittyen ja palvelun pitäisi toimia nyt normaaliin tapaan.

Meillä lähetetään esim. tilinpäätös kaikkien hallituksen jäsenten allekirjoitettavaksi, mutta sääntöjemme mukaan kaikkia allekirjoituksia ei tarvita. Pystymmekö tallentamaan tällaisen dokumentin vahvana? 

Visma Signin käyttöliittymän kautta lähetettäessä kutsun voi peruuttaa, kun kaikki tarvittavat allekirjoitukset on saatu. Tämän jälkeen tehdyt allekirjoitukset näkyvät asiakirjalla, ja se voidaan ladata talteen. 

Onko dokumenttien säilytysaika Visma Signissa 7 vuotta? Onko niin, että allekirjoitetut asiakirjat säilyvät Vismassa ikuisesti? 

Tällä hetkellä asiakirjoja säilytetään tilillä toistaiseksi, eli tähän on tullut muutoksia. Jos tili irtisanotaan ja suljetaan, tilin datanpoisto käynnistyy 30 päivän jälkeen, kun tili on suljettu puolellamme.  

Vaatiiko kevyt allekirjoittaminen vahvan tunnistautumisen?

Ei vaadi, kevyessä allekirjoituksessa käyttäjää ei tunnisteta ollenkaan.

Mikäli sopimus päättyisi Visma Signin kanssa, kuinka saamme arkistoidut sopimukset hallintaamme? 

Asiakirjat tulee ladata yrityksen asiakirjat-osiosta PDF-muodossa. 

Visma Signin täytettävät lomakkeet (esim. KYC-tarkoitukseen): saako täytettyjä ja allekirjoitettuja lomakkeita tuotua ulos Vismasta omaan järjestelmään vai onko aina haettava Visman palvelusta? 

Visma Sign Formsista löytyy mahdollisuus siirtää kenttien data webhookin avulla toiseen järjestelmään. Visma Sign Formsin kautta on siis mahdollista viedä  lomakkeelle syötettyjä tietoja ulkoisiin järjestelmiin, esimerkiksi vaikkapa jäsenrekisteriin tai asiakasrekisteriin tai mihin haluattekin webhookin avulla JSON-muodossa. Mikäli haluatte kuulla asiasta lisää, suosittelen tiedustelemaan siitä osoitteesta [email protected].