Hei Leena! Käyttäjän oikeudet tilillä määrittelee hänen käyttäjäryhmänsä. Käyttäjä voi kuulua vain yhteen käyttäjäryhmään kerralla. Neuvoisin sinua etenemään seuraavassa järjestyksessä käyttäjien lisäämisen suhteen:

1. Luo “Asiakirjat” -osiossa asiakirjatyyppi/asiakirjatyyppejä klikkaamalla kohtaa “Asiakirjatyypit” ja sen jälkeen kohtaa “Luo uusi asiakirjatyyppi”. Asiakirjatyyppi kertoo mitä asiakirja edustaa, sitä voisi verrata kansioon. Kuvitellaan että sinulla on esimerkiksi asiakirjoja jotka ovat työsopimuksia, näiden asiakirjojen asiakirjatyyppi voisi silloin olla “Työsopimukset”.

2. Luo uusi käyttäjäryhmä menemällä kohtaan “Asetukset” -> “Käyttäjät” -> “Käyttäjäryhmät” -> “Lisää uusi ryhmä”. Käyttäjäryhmät määrittelevät mihin asiakirjatyyppeihin käyttäjillä on oikeus ja minkälaiset heidän oikeutensa niihin ovat. Anna ryhmälle oikeus niihin asiakirjatyyppeihin jotka ryhmään lisättävä käyttäjä saa nähdä. Voit halutessasi lukea lisää käyttäjäryhmistä sekä oikeuksista täältä.

3. Lisää uusi käyttäjä tilille kohdasta “Asetukset” -> “Käyttäjät” -> “Lisää uusi käyttäjä”. Tässä vaiheessa sinun tulee valita kutsuttavalle käyttäjälle haluttu käyttäjäryhmä ja tällä tavoin hän näkee vain ne asiakirjatyypit joihin olet antanut ryhmälle oikeuden. Pääkäyttäjät näkevät tilillä aina kaiken ja voivat hallinnoida tiliä.

Voit tarvittaessa luoda jokaiselle käyttäjälle oman käyttäjäryhmän jolloin he eivät näe toistensa asiakirjatyyppejä. Suosittelemme nimeämään ryhmät sillä tavoin että erotat ne toisistaan.

Toivottavasti pääset näillä alkuun!