Järjestimme keskiviikkona 4.3.2020 webinaarin Visma Signin käytön tehostamisesta. Voit katsoa webinaarinauhoitteen täältä >> 

Alta löydät webinaarissa esitetyt kysymykset ja asiantuntijamme vastaukset.

Onko mahdollista tallettaa allekirjoittajat siten, että nämä saisi "osoitekirjasta" automaattisesti. Eli esim. hallituksen pöytäkirjojen allekirjoittajat ovat aina samat. Nyt nämä allekirjoittaja tiedot, nimi, puh, sähköposti joutuu aina laittamaan erikseen joka kerta. Olisi hienoa kun nämä pystyisi tallettaa.

 Kyllä, tämä on mahdollista lähetyslistojen avulla. Ohjeet lähetyslistojen luomiseen ja niiden käyttämiseen löydät täältä. 

Sopimuksissa on usein liitteitä. Miten ne olisi järkevintä lähettää allekirjoitettavan sopimuksen mukana?

Liitteet voidaan toimittaa erillisinä tiedostoina “ lisää tiedostoja” -painikkeen avulla. Tällöin alkuperäisestä asiakirjasta ja liitteistä luodaan yksi yhtenäinen PDF-tiedosto. 

Jos liitetiedostot löytyvät verkosta, voit käyttää liitetiedostojen lisäämiseen myös  “lisää linkki” -painiketta. Tällaisia liitteitä voivat olla esimerkiksi yleiset ehdot, jotka halutaan toimittaa allekirjoitettavan asiakirjan mukana.

Onko osoitekirjaa mahdollista integroida esimerkiksi Pipedriveen?

Tarve Pipedrive -integraatiolle on huomioitu ja se on työlistalla. Integraation valmistumisesta ei ole vielä tarkkaa aikataulua. 

Onko mahdollista saada allekirjoittajan nimen lisäksi esimerkiksi henkilön työnimike?

Valitettavasti tällä hetkellä tämä ei ole mahdollista. Idea on kuitenkin hyvä - välitämme sen eteenpäin.

Saako käyttäjiä selata? Tulevatko käyttäjät listalle siinä järjestyksessä kuin ne luodaan? Saako sukunimen ensin?

Käyttäjien kohdalla ei valitettavasti ei ole hakukriteerejä. 

Jos käytetään allekirjoitus yrityksenä, niin näkyykö silloin allekirjoitussivulla sekä yrityksen nimi että allekirjoittajan nimi?

Kyllä, molemmat tiedot tulevat allekirjoituksen yhteyteen.

Voiko käyttäjiä ryhmitellä? Voiko käyttäjä kuulua useaan käyttäjäryhmään?

Kyllä, yrityksenne pääkäyttäjän on mahdollista luoda erilaisia käyttäjäryhmiä. Ohjeet käyttäjäryhmien luomiseen löydät täältä. Käyttäjä voi kuulua vain yhteen käyttäjäryhmään kerrallaan.

Onko lomakkeisiin tulossa uudistuksia, kuten vierekkäiset kentät?

Olemme lähitulevaisuudessa julkaisemassa uuden version lomakkeista. Aikataulu ei kuitenkaan ole vielä varmistunut ja tästä tiedotetaan lähempänä. 

Entä jos vastaanottajalla ei ole Visma Sign -tiliä. Miten edustettu yritys saadaan näkymään?

Yrityksen nimi kirjoitetaan allekirjoituksen yhteydessä sille varattuun laatikkoon

Pääseekö kaikki esimiehet katsomaan kaikkien työsopimuksia, jos ne on samassa kansiossa? Jos näkee, miten kannattaisi toimia työsopimuksia lähetettäessä?

Tämä riippuu käyttäjäryhmästä ja siitä, ketkä kuuluvat “Esimiehet”-käyttäjäryhmään. Jos käyttäjäryhmä sisältää kaikki esimiehet, tällöin myös kaikki esimiehet pääsevät näkemään samassa kansiossa olevat työsopimukset. 

Vaihtoehtona on luoda esimerkiksi eri osastojen esimiehistä omat käyttäjäryhmät ja lisätä jokaiselle käyttäjäryhmälle oma työsopimus-kansio. 

Esimerkiksi meillä Vismalla esimies tekee työsopimuksen, mutta HR-osasto lähettää sen allekirjoitettavaksi. Näin esimiehellä ei ole pääsyä HR-kansioon ja työsopimukset pysyvät vain oikeiden henkilöiden nähtävillä.