Onko allekirjoittaja yksityishenkilö, vai edustaako hän yritystä? Visma Signissa on selkeytetty allekirjoittajan roolin valintaa sekä kutsun luomisessa että allekirjoittaessa.
Muutokset kutsun luomisessa
Aikaisemmin Uusi asiakirja-näkymässä allekirjoittajan edustusrooli tuli valita allekirjoittajakohtaisesti Mukauta-painikkeen takaa (nykyinen Lisäasetukset-painike.) Oletusasetuksena oli että allekirjoitus tapahtuu yksityishenkilönä. Muutoksen myötä allekirjoittajan roolin valinta on tuotu muiden allekirjoittajan perustietojen kanssa samalle riville. Roolin valinnasta on samalla tehty pakollinen.
Kutsua luodessa sinun tulee siis valita jokaiselle allekirjoittajalle Allekirjoittaja edustaa-kohdasta joko Yritys tai Yksityishenkilö. Tämä ei tarkoita, että allekirjoittajan täytyisi olla virallinen yrityksen rekisteriotteeseen merkitty edustaja, vaan että asiakirja allekirjoitetaan yrityksen nimissä ja tallennetaan yrityksen arkistoon. Allekirjoitusvaiheessa allekirjoittajan tulee valita tarkemmin oma edustusroolinsa.
Muutoksen tarkoituksena on selkeyttää kutsun luojalle ollaanko allekirjoitusta pyytämässä yksityishenkilöltä vai yrityksen edustajalta. Tämä auttaa luomaan sitovia sopimuksia yritysten välillä, ja ennaltaehkäisemään tilanteita, joissa yrityksen tietoa ei tule mukaan allekirjoitukseen vaikka tämä olisi sopimuksen kannalta oleellista.
Tämän lisäksi aiemmin kaikkia allekirjoittajia koskevista asetuksista löytynyt Allekirjoitukset organisaationa-asetus on tuotu omaksi erilliseksi asetukseksi Aseta kaikki allekirjoittajat edustamaan: Yritys tai Yksityishenkilö.
Muutokset allekirjoittaessa
Aikaisemmin jos kutsun luoja on valinnut allekirjoittajan edustusrooliksi yksityishenkilön, ei allekirjoittaja itse pystynyt enää muuttamaan tätä allekirjoittaessaan. Muutoksen myötä allekirjoittaja pystyy nyt itse tarvittaessa valitsemaan edustusroolikseen yrityksen, vaikka kutsulla hänen olisi alunperin valittu allekirjoittavan yksityishenkilönä.
Mikäli kutsun luonnin yhteydessä allekirjoittajan on valittu edustavan yritystä, ei allekirjoittajan näkymään ole tullut mitään muutoksia. Mahdollisuus muuttaa roolia koskee vain alunperin yksityishenkilöiksi määriteltyjä allekirjoittajia.
Hei, onko tämän muutoksen vaikutukset päivitetty ohjeisiin? Esim. kutsupohjien asetuksien vaikutukset.
Mistä organisaation edustajana allekirjoittanut henkilö löytää allekirjoitetun asiakirjan?
Onko tämä päivitys vaikuttanut myös allekirjoitettavien asiakirjojen näkyvyyteen Visma Signissa, ennen kaikki allekirjoitettavat näkyivät samalla sivulla, nyt osaan asiakirjoista pääsee vain kutsulinkin kautta?
Nita Arifi
Visma Sign ✓
07.10.2024 1:27 pm
Hei @Anne Happonen!
Tukisivuiltamme löytyy ohje "Haluatko nopeuttaa kutsujen lähetystä?", jossa käsitellään kutsupohjien luomista. Ohjeessa ei kuitenkaan ole tarkemmin avattu, mitä asetuksia kutsupohjissa on mahdollista määrittää. Tämä oli hyvä nosto ja otamme sen huomioon, kun suunnittelemme tukisivujemme sisällön päivittämistä lähitulevaisuudessa.
Allekirjoittajan roolin valintaan liittyvä muutos ei kuitenkaan aiheuta kutsupohjien luonnissa muutoksia.
Organisaation edustajana allekirjoitettu asiakirja siirtyy allekirjoitusvaiheessa valitun organisaation arkistoon. Allekirjoittaja löytää asiakirjan edustamansa organisaation arkistosta, mikäli hänellä on tarvittavat oikeudet. Huomiona, että jos allekirjoittaja valitsee allekirjoitusvaiheessa "Muu organisaatio" -vaihtoehdon ja kirjoittaa yrityksen nimen manuaalisesti, asiakirja ei siirry kyseisen yrityksen arkistoon.
Päivitys ei myöskään vaikuta Avoimet kutsut -osion asiakirjojen näkyvyyteen. Avoimet kutsut -osiossa näkyvät kaikki kyseisen tilin kautta lähetetyt asiakirjat, joista puuttuu allekirjoituksia ja joihin käyttäjällä on vähintään lukuoikeus. Jos kyseisen tilin Avoimet kutsut -osiossa ei näy kaikkia asiakirjoja, joissa on avoimia kutsuja ja joihin käyttäjällä on vähintään lukuoikeudet, olethan yhteydessä tukeemme osoitteessa [email protected], niin tutkimme asiaa tarkemmin.
Toivottavasti tämä selkeytti!