Lagringsstedet for dokumentet bestemmes av valgene som gjøres under signeringsprosessen. Nedenfor er de forskjellige situasjonene og deres respektive lagringssteder beskrevet.

Hva hvis jeg er bruker på Visma Sign-kontoen til selskapet jeg representerer når jeg signerer et dokument sendt av en annen part? 

Hvis du velger organisasjonen du representerer fra en forhåndseksisterende liste, blir dokumentet automatisk lagret i mappen for usorterte dokumenter på organisasjonens konto. Dokumentet er kun synlig for brukere som har tilgang til mappen for usorterte dokumenter i henhold til organisasjonens brukerrettigheter.

Vær oppmerksom på at selv om du signerer dokumentet selv, har du kanskje ikke tilgang til det hvis du ikke har tillatelse til mappen der dokumentet er lagret. I så fall må dokumentet forespørres fra kontoadministratoren.

Hva hvis jeg er bruker på kontoen som dokumentet ble sendt fra for signering? 

Hvis du signerer et dokument som er opprettet på en firmakonto du er bruker av, og velger dette firmaet fra en forhåndsdefinert liste under signeringsprosessen, vil dokumentet lagres i mappen på firmakontoen som oppretteren har spesifisert.

Dokumentet vil kun være synlig for brukere som har tillatelse til den aktuelle mappen.

Hvis dokumentet ikke finnes i arkivet, har du sannsynligvis ikke tilgang til mappen der det er lagret. Vennligst kontakt kontoadministratoren for å få tilgang til mappen eller for å få dokumentet.

Hva om jeg valgte "Annen organisasjon" eller "Jeg representerer meg selv" (privatperson) under signeringsfasen? 

Hvis du under signeringsprosessen velger "Annen organisasjon" og manuelt skriver inn navnet på selskapet du representerer, vil dokumentet ikke bli lagret på Visma Sign-kontoen din. "Annen organisasjon"-valget gjør at du mottar en nedlastingslenke til dokumentet på e-post når alle parter har signert.

Hvis dokumentet er signert som privatperson (”Jeg representerer meg selv”-rollen), avhenger lagringsstedet av signeringstidspunktet.

Før 24. april 2025 vil dokumenter signert som privatperson bli lagret i 12 måneder fra datoen for siste signatur. Lagringsperioden starter fra det tidspunktet dokumentet sist ble signert.

24. april 2025 eller senere vil privatpersoner motta en nedlastingslenke på e-post når signeringsprosessen er fullført. E-posten inneholder instruksjoner for hvordan du laster ned dokumentet, samt informasjon om hvor lenge lenken er gyldig. Disse dokumentene vil ikke lenger bli lagret i personlige arkiver. 

Hvordan laster man ned et signert dokument via dokumentlenken?

Hvorfor finner jeg ikke dokumentet jeg har signert? 

Plasseringen av dokumentet du har signert avhenger av valgene du gjorde under signeringsfasen, noe som betyr at dokumentet kan lagres ulikt etter forskjellige signeringer. Du kan alltid sjekke de saksspesifikke instruksjonene ovenfor. 

Når en invitasjon er sendt, er det ikke lenger mulig å legge til underskrivere i etterkant. 

Hvis du har glemt å legge til alle signatører, kan du gjøre ett av følgende:

• Du kan lage en helt ny signaturinvitasjon som du inviterer alle signatarene til (Velg dette hvis du ønsker at alle signaturer skal være i samme dokument elektronisk.)
• Hvis det er mulig for den aktuelle avtalen, kan du opprette en egen tilleggsprotokoll som refererer til det opprinnelige dokumentet. Du kan deretter opprette en signeringsinvitasjon fra denne tilleggsprotokollen for de som ikke rakk å signere originalen.
• Hvis det er mulig for den aktuelle avtalen, kan du skrive ut dokumentet med eksisterende signaturer og samle inn de siste signaturene manuelt.

Det er heller ikke mulig å fjerne underskrivere fra en invitasjon når den først er sendt. Men hvis alle andre har signert invitasjonen, er dokumentet fortsatt fullt gyldig med de eksisterende signaturene, og du kan laste ned dokumentet fra Visma Sign-kontolageret. Du kan også avbryte invitasjonen, noe som vil lukke alle åpne invitasjonskoblinger.

Denne artikkelen er oversatt ved hjelp av et AI-basert oversettelsesverktøy.

Du finner produktrelatert informasjon i fellesskapet. I fellesskapet kan du også be om hjelp fra kundestøtte i delen «Diskusjoner» for generelle spørsmål. 

Denne artikkelen er oversatt ved hjelp av et AI-basert oversettelsesverktøy.

Hvis invitasjonen utløper, vil alle ubrukte invitasjonslenker bli kansellert og kan ikke åpnes på nytt. Det sendes ingen separat påminnelse om utløpet til den inviterte eller den som har opprettet invitasjonen.

Signaturene til dem som har signert invitasjonen, finnes på siste side i dokumentets PDF-fil. Dokumentet kan lastes ned med de eksisterende signaturene, men manglende signaturer kan ikke lenger samles i samme dokument. 

Hvis fristen for invitasjonen er utløpt, kan du gå videre på en av følgende måter:

• Du kan lage en helt ny signaturinvitasjon som du inviterer alle signatarene til (Velg dette hvis du ønsker at alle signaturer skal være i samme dokument elektronisk.)
• Hvis det er mulig for den aktuelle avtalen, kan du opprette en egen tilleggsprotokoll som refererer til det opprinnelige dokumentet. Du kan deretter opprette en signeringsinvitasjon fra denne tilleggsprotokollen for de som ikke rakk å signere originalen.
• Hvis det er mulig for den aktuelle avtalen, kan du skrive ut dokumentet med eksisterende signaturer og samle inn de siste signaturene manuelt.

Gyldighetsperioden kan ikke forlenges etter at invitasjonen er sendt ut.

Nøkkelord: kan signeringstiden forlenges, kan invitasjonens gyldighetsperiode forlenges, forlenge signeringstiden, vil jeg motta en påminnelse når signaturene nærmer seg slutten? Hvor kan jeg se hvem som ikke har signert invitasjonen sin før invitasjonen har utløpt, hvor kan jeg se hvem som ikke har signert dokumentet før dokumentet har utløpt, hvis man ikke svarer, kan jeg få dokumentet

Kontoens administrator kan administrere brukerrettigheter og tilgang til mapper og dokumenter på en organisasjonskonto ved hjelp av brukergrupper. Administratoren tildeler rettigheter til hver brukergruppe, og brukerne i gruppen får automatisk gruppens rettigheter. Dette sikrer at brukerne kun får tilgang til mapper som gruppen har rettigheter til, og at de ikke kan se dokumenter i mapper gruppen ikke har tilgang til.

Administrator kan opprette flere brukergrupper og tildele rettigheter til én eller flere mapper. Hvis nødvendig, kan en egen brukergruppe opprettes for hver enkelt bruker, slik at de ikke kan se hverandres mapper. For oversiktens skyld anbefales det å gi gruppene navn som gjør dem lett gjenkjennelige.

Administratorgruppen har alltid full tilgang til alle mapper og selskapets innstillinger, og disse rettighetene kan ikke begrenses.

Hvordan begrense dokumentvisning for brukere:

1. Opprett mapper og flytt dokumenter
Først må du sørge for at dokumentene ligger i de mappene du ønsker å begrense synligheten for. Du kan opprette nye mapper under Dokumenter > Mapper. Dokumenter i arkivet kan flyttes fra en mappe til en annen ved å åpne dokumentets detaljside og velge "Flytt til en annen mappe" fra tre-punkts-menyen øverst til høyre. Når du oppretter nye dokumenter, kan du velge lagringsmappe under opprettelsen.

2. Opprett en brukergruppe og tildel rettigheter
Gå til Innstillinger > Brukere > Legg til ny gruppe.

Gi gruppen et navn og velg hvilke mapper brukerne i gruppen skal ha tilgang til. For hver mappe, tildel et rettighetsnivå: lese-tilgang, administrator-tilgang eller kontoadministrator-tilgang. Lagre valgene ved å klikke "Opprett rolle".

For mer informasjon, se vår guide: Hvordan administrerer jeg en brukers tillatelser på kontoen?

3. Legg til brukere i gruppen
Du kan legge til brukere i gruppen under Innstillinger > Brukere. For en bruker, velg "Oppdater brukerinformasjon" fra tre-punkts-menyen og lagre endringene. Hvis personen ikke allerede er på kontoen, kan du tildele dem en brukergruppe når du sender invitasjonen til organisasjonskontoen.

4. Rettigheter trer i kraft
Når en bruker er en del av en gruppe, får de automatisk rettighetene som er tildelt den gruppen. De vil ikke kunne se andre mapper eller dokumenter som gruppen ikke har tilgang til.