Miten Adoben lomaketyökaluilla laaditut asiakirjapohjat käyttäytyvät asiakkaalle allekirjoitettavaksi lähetettäessä?
Oleellinen tieto on, lukittuvatko lomakekentät automaattisesti, kun täytetty lomake ladataan Visma Signiin ja lähetetään asiakkaan (ja toisinaan omaa allekirjoitusta varten) allekirjoitettavaksi. Vai pitääkö lomake suojata salasanalla vain lukukelpoiseksi? Eli pääseekö vastaanottaja muokkaamaan lomakekenttiä?
Lähetämme usein vakiomuotoisia dokumentteja asiakkaille pienin muutoksin. Monesti kuvaillut dokumentit ovat tekstinkäsittelyohjelmalla tehtyjä dokumentteja/lomakkeita, jotka muutetaan pdf formaatiksi ennen asiakkaalle toimittamista.
Kyllä se toimii. Päivitin testimielessä omaan käyttöön tarkoitetun toimeksiantosopimuslomakkeen (.dotx) .pdf versioksi. Täytin lomakekentät, ja lähetin sen itselleni allekirjoitettavaksi. En havainnut mitään ongelmia. Edellä kuvattujen usein käytettävien lomakkeiden käytössä jää näin menetellen yksi työvaihe pois, ja aikaa säästyy.
Alkuperäisenä ajatuksena oli, että lähettäjä täyttää ensin puuttuvat tiedot pdf-lomakkeen kenttiin. Tämän jälkeen täytetty dokumentti ladataan Visma Signiin ja lähetetään vastaanottajalle allekirjoitettavaksi. Mikäli Visma Sign muuttaisi valmiiksi täytetyn pdf-lomakkeen vain lukumuotoon, niin tavoite on saavutettu. Mutta, jos täytetytkin lomakekentät voivat aiheuttaa virhetilan, niin sitten pitää hylätä tämä vaihtoehto. Onnistuessaan pdf-lomakkeen käyttö olisi poistanut yhden työvaiheen, eli lähettäjän täyttämän word-lomakkeen muuttamisen ensin pdf muotoon.
Entä muuttaako Visma Sign lähettäjän täyttämän word-lomakkeen suoraan pdf muotoon, jos sellaisen yrittää sinne ladata lähetettäväksi?
Hei Juha!
Visma Sign käsittelee ladatut asiakirjat yksinkertaisina PDF-tiedostoina, jotka on tarkoitettu ainoastaan luettaviksi ja allekirjoitettaviksi. Palvelumme ei tue avoimia lomakekenttiä tai muita interaktiivisia elementtejä. Jos PDF-tiedosto sisältää tällaisia kenttiä, ne voivat aiheuttaa ongelmia tiedoston käsittelyssä ja johtaa "Virheellinen arvo" -ilmoitukseen, kun tiedostoa yritetään lisätä kutsulle.
Tekstikentät, valintaruudut ja muut täytettävät kentät tulee täyttää ennen tiedoston lataamista Visma Signiin. Kun tiedosto on ladattu kutsulle, kenttiä ei voi enää muokata tai täyttää uudelleen kutsun vastaanottajan toimesta.
Mikäli tiedoston lisäämisessä esiintyy ongelmia, voit yksinkertaistaa sen seuraavalla tavalla:
Tällä tavalla tallennus yksinkertaistaa tiedostoa teknisesti, jonka jälkeen tiedoston lisääminen kutsulle onnistuu normaalisti.
Oikein mukavaa alkanutta viikkoa!
Nita Arifi
Visma Sign ✓
23.12.2024 9:24 am
Hei Juha!
Huomasin viestisi vasta nyt, sillä en jostain syystä saanut ilmoitusta vastauksestasi. Pahoittelen, että tämä jäi huomaamatta.
Juuri näin! Jos täytät kentät itse tiedostoon ja tallennat sen PDF-muodossa, asiakirjan luonti ja kutsujen lähetys pitäisi toimia normaalisti, kunhan kaikki muut oleelliset tekijät, kuten tiedoston koko, ovat kunnossa.
Visma Sign tarjoaa myös kätevän verkkolomaketyökalun, joka on hyödyllinen silloin, kun haluat esitäyttää lomakekentät ja lähettää lomakkeen allekirjoitettavaksi haluamillesi henkilöille. Työkalu löytyy kirjautumalla Visma Signiin ja valitsemalla vasemman reunan valikosta "Luo verkkolomake" -painikkeen. Tämä ominaisuus sopii erinomaisesti tilanteisiin, joissa lähetät toistuvasti lomakkeita allekirjoitettavaksi, joissa on samat kentät täytettävänä (esimerkiksi mainitsemasi toimeksiantosopimuslomake). Voit luoda valmiin lomakepohjan suoraan yritystililtä ja käyttää sitä uudelleen aina tarpeen mukaan.
Lisätietoja tästä toiminnosta löydät seuraavista kahdesta ohjeesta: Lomakkeen allekirjoittajat sekä Miten lisään useamman allekirjoittajan?
Huomioi, että verkkolomaketyökalun käyttö edellyttää, että yritystilillä on vähintään Business-tason paketti.
Oikein mukavaa joulua!