Tarvitsetko apua?
Tämä on oikea paikka

Kun haluat luoda allekirjoituskutsun, tulee sinulla olla allekirjoitettava tiedosto pdf-muodossa, sekä allekirjoittajien sähköpostiosoitteet ja/tai puhelinnumerot. Lyhyessä ohjevideossa on opastettu allekirjoituskutsun luominen, joten tutustuthan ohjeeseen tästä.

Käyttäjien oikeuksia hallinnoidaan yrityksen tilillä käyttäjäryhmien avulla. Pääkäyttäjä voi luoda ryhmän, jolle annetaan oikeus yhteen tai useampaan kansioon. Näin ollen henkilöt, jotka lisätään kyseiseen käyttäjäryhmään, näkevät ainoastaan niiden kansioiden sisällön, joihin heidän ryhmällään on oikeus. 

Pääkäyttäjäryhmä näkee aina kaikki kansiot ja yrityksen asetukset. 

Käyttäjäryhmiä voidaan luoda kohdasta asetukset - käyttäjät - käyttäjäryhmät - lisää uusi ryhmä.

Yrityksen pääkäyttäjät voivat lisätä uusia käyttäjiä yrityksen Visma Sign tilille. Käyttäjien lisäys onnistuu tililtä kohdasta Asetukset - Käyttäjät - Lisää uusi käyttäjä. Kun lähetät käyttäjäkutsun, vastaanottaja saa sähköpostin, jossa on linkki ja ohje kutsun hyväksymistä varten.

Mikäli sinulla ei ole pääkäyttäjän oikeuksia, suosittelemme sinua pyytämään tilinne pääkäyttäjää antamaan sinulle oikeudet.

Mikäli yrityksen pääkäyttäjä ei ole tiedossa tai tavoitettavissa, voimme tehdä käyttäjän lisäyksen asiakaspalvelussamme. Pyynnön tulisi tällöin tulla meille yrityksen nimenkirjoitusoikeudelliselta henkilöltä sähköpostitse osoitteeseen tuki.sign@visma.com.

Käyttäjäryhmillä hallinnoidaan yrityksen käyttäjien oikeuksia ja rajataan näkyvyyttä arkistossa. Käyttäjäryhmiä voidaan luoda kohdasta asetukset - käyttäjät - lisää uusi ryhmä. Ryhmälle annetaan oikeus aina yhteen tai useampaan kansioon ja tämä määrittää, mitä käyttäjät näkevät arkistossa. 

Visma Signin vahvassa tunnistautumisessa on tällä hetkellä tuettuna viisi maata: Suomi, Ruotsi, Norja, Tanska ja Hollanti. Jokaisella maalla on omat tunnistautumistavat ja mikäli allekirjoittajalla on joku sallituista tavoista, voi hän allekirjoittaa vahvan tunnistautumisen avulla. 

Visma Signista löytyy myös kevyt allekirjoitus, joka tarkoittaa allekirjoittamista ilman vahvaa tunnistautumista. Kevyt allekirjoitus toimii kansainvälisesti eli kuka vain voi allekirjoittaa sen avulla. 

Useimmiten allekirjoittamisen epäonnistuminen johtuu selaimen evästeistä tai ominaisuuksista. 
Jos allekirjoittaminen epäonnistuu, suosittelemmekin ensin tyhjentämään käyttämäsi selaimen evästeet ja sivuhistorian tai kokeilemaan kokonaan toista selainta. Useimmiten selaimen vaihtaminen ratkaisee ongelman. 

Jos selaimen vaihtokaan ei auta, voit olla yhteydessä asiakastukeemme, niin selvitämme olisiko kyseessä jokin vain tätä tapahtumaa koskeva ongelma. Siinä tapauksessa voit lähettää meille myös saamasi kutsun linkin.

Jos olet allekirjoittanut asiakirjan Visma Signin vahvalla tunnistautumisella, tallentuu asiakirja lähtökohtaisesti henkilökohtaiseen arkistoon, jonne pääset, kun rekisteröidyt Visma Signiin yksityishenkilönä osoitteessa https://sign.visma.net/fi/register

Jos rekisteröinnin ja allekirjoituksen välillä on yli 30 päivää, poistuu asiakirja henkilökohtaisesta arkistosta automaattisesti. Tällöin suosittelemme olemaan yhteydessä kutsun lähettäjään. Asiakirjan voi pyytää lähettäjältä myös silloin, jos se on allekirjoitettu ilman vahvaa tunnistautumista.
Jos olet itse sekä lähettänyt että allekirjoittanut asiakirjan, löytyy tässä tapauksessa asiakirja vain yrityksen arkistosta.

Mikäli kutsun voimassaoloaika umpeutuu, kaikki käyttämättömät kutsulinkit menevät peruttu -tilaan, eikä niitä voi enää avata uudestaan. Asiakirjan voi ladata olemassa olevilla allekirjoituksilla, mutta uupuvaa allekirjoitusta ei voi kerätä enää samaan asiakirjaan. 

Mikäli kutsun määräaika on umpeutunut, voit toimia jollakin seuraavista tavoista:

• Voit tehdä kokonaan uuden allekirjoituskutsun, johon lisäät kaikki allekirjoittajat
• Voit tehdä erillisen lisäpöytäkirjan, jossa mainitset alkuperäisen dokumentin ja voit luoda tästä allekirjoituskutsun niille, jotka eivät ehtineet allekirjoittaa alkuperäistä.
• Voit tulostaa asiakirjan olemassa olevilla allekirjoituksilla ja kerätä viimeiset allekirjoitukset käsin

Voimassaoloaikaa ei voi jatkaa kutsun lähetyksen jälkeen.

Kun kutsu on lähetetty, ei siihen voida enää lisätä jälkikäteen allekirjoittajia. 

Saadaksesi puuttuvan allekirjoituksen mukaan samaan kutsuun voit luoda kokonaan uuden kutsun, tai ladata asiakirjan ja lisätä puuttuvat allekirjoitukset tämän jälkeen käsin. Viimeisenä vaihtoehtona voit myös luoda lisäpöytäkirjan, jossa viitataan alkuperäiseen asiakirjaan. 

Kutsulta ei myöskään voida poistaa allekirjoittajia lähettämisen jälkeen. Mikäli kaikki muut ovat allekirjoittaneet kutsun, on asiakirja kuitenkin täysin validi näillä olemassa olevilla allekirjoituksilla ja voit ladata asiakirjan talteen Visma Sign tilin arkistosta. Tämän jälkeen voit myös peruuttaa kutsun, jolloin mahdollisesti avoinna olevat kutsulinkit tuhoutuvat.