Kun kutsu on lähetetty, ei siihen voida enää lisätä jälkikäteen allekirjoittajia. 

Saadaksesi puuttuvan allekirjoituksen mukaan samaan kutsuun voit luoda kokonaan uuden kutsun, tai ladata asiakirjan ja kerätä puuttuvat allekirjoitukset tämän jälkeen käsin. Viimeisenä vaihtoehtona voit myös luoda lisäpöytäkirjan, jossa viitataan alkuperäiseen asiakirjaan. 

Kutsulta ei myöskään voida poistaa allekirjoittajia lähettämisen jälkeen. Mikäli kaikki muut ovat allekirjoittaneet kutsun, on asiakirja kuitenkin täysin validi näillä olemassa olevilla allekirjoituksilla ja voit ladata asiakirjan talteen Visma Sign tilin asiakirjoista. Ennen tallentamista sinun tulisi kuitenkin peruuttaa kutsu seuraavasti: mene kohtaan Asiakirjat, klikkaa asiakirjan nimeä avataksesi sen lisätiedot, ja oikeasta yläkulmasta löytyvällä painikkeella peruuta jäljellä olevat kutsut. Tämä sulkee mahdollisesti avoinna olevat kutsulinkit.

Tuotteeseen liittyvät tiedotteisiin voit tutustua Communityssä Communityssä voit myös kysyä apua asiakastuelta "keskustelut" -osiossa yleisluonteisissa kysymyksissä. 

Mikäli kutsun voimassaoloaika umpeutuu, kaikki käyttämättömät kutsulinkit menevät peruttu -tilaan, eikä niitä voi enää avata uudestaan. Kutsun voimassaolon umpeutumisesta ei lähetetä erillistä muistutusta kutsutulle tai kutsun luojalle.

Asiakirjan PDF-tiedoston viimeiseltä sivulta löytyvät niiden henkilöiden allekirjoitukset, jotka ehtivät allekirjoittaa kutsunsa. Asiakirjan voi ladata olemassa olevilla allekirjoituksilla, mutta uupuvaa allekirjoitusta ei voi kerätä enää samaan asiakirjaan. 

Mikäli kutsun määräaika on umpeutunut, voit toimia jollakin seuraavista tavoista:

• Voit tehdä kokonaan uuden allekirjoituskutsun, johon lisäät kaikki allekirjoittajat  (Valitse tämä mikäli haluat, että kaikki allekirjoitukset ovat samassa asiakirjassa sähköisesti tehtynä.)
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tehdä erillisen lisäpöytäkirjan, jossa mainitset alkuperäisen dokumentin ja voit luoda tästä allekirjoituskutsun niille, jotka eivät ehtineet allekirjoittaa alkuperäistä.
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tulostaa asiakirjan olemassa olevilla allekirjoituksilla ja kerätä viimeiset allekirjoitukset käsin.

Voimassaoloaikaa ei voi jatkaa kutsun lähetyksen jälkeen.

Avainsanat: voiko allekirjoitusaikaa pidentää, voiko kutsun voimassaoloaikaa pidentää, pidentää allekirjoitusaikaa, tuleeko minulle muistutusta, kun allekirjoitukset lähenevät loppua ?Mistä näen kuka ei ole allekirjoittanut kutsunsa ennen kuin kutsu on vanhentunut, Mistä näen kuka ei ole allekirjoittanut asiakirjaa ennen kuin asiakirja on vanhentunut, jos yksi ei vastaa niin saanko asiakirjan

Jokaisella Visma Sign -yrityskäyttäjällä on aina automaattisesti myös henkilökohtainen tili yksityishenkilönä yritystilin lisäksi. Nämä ympäristöt ovat erilliset, mutta sekä henkilökohtaiselle tilille että yritystilille kirjaudutaan samalla käyttäjätunnuksella (sähköpostiosoite).

Henkilökohtaiselle tilille on pääsy vain sinulla itselläsi, mutta yritystilin puolelle käyttöoikeuksia voi olla muillakin henkilöillä.

Henkilökohtaisen tilin ja yritystilin välillä pystyt vaihtamaan oikean yläkulman roolivalikosta. Kun klikkaat nimeäsi oikeasta yläkulmasta, pääset henkilökohtaiselle tilille klikkaamalla painiketta “Käytä yksityishenkilönä”. Samasta valikosta voit myös siirtyä yritystilille, mikäli sinulla on käyttöoikeus jonkin yrityksen tiliin. Mikäli sinulla on käyttöoikeuksia useamman eri yrityksen tileille, näkyvät kaikki eri yritystilit tässä valikossa.

Jos rekisteröidyt uudestaan ja kun tunnistaudut lopuksi, palvelu tunnistaa tietosi ja liittää sinut aina samalle vanhalle, jo olemassaolevalle tilille. Näin sinulle ei luoda uutta tiliä, mutta tämä vaihtaa käyttäjätunnuksen ja salasanan. Jos siis olet tähän asti käyttänyt Visma Signia yrityskäyttäjänä, ja allekirjoitat myöhemmin henkilökohtaisen asiakirjan palvelumme kautta, ei sinun tarvitse rekisteröityä uudestaan ladataksesi allekirjoitetun asiakirjan, vaan voit vain vaihtaa näkymää yllä olevilla ohjeilla.

Minne puolelle allekirjoittajan asiakirjat milloinkin tallentuvat?

Vahvalla tunnistautumisella allekirjoitetut asiakirjat ohjautuvat henkilön Visma Sign arkistoon tunnistautumisesta palautuvan henkilötunnuksen perusteella. Se kumpaan Visma Sign arkistoon ne ohjautuvat, yrityksen vai yksityishenkilön, riippuu allekirjoituskutsun asetuksista eli onko kutsulla käytetty edustusroolina yritystä vai yksityishenkilöä ja onko allekirjoittaja käyttäjänä edustamansa yrityksen tilillä. 

• Jos asiakirja on allekirjoitettu yrityksen roolin kanssa niin, että allekirjoittaja on käyttäjänä edustamansa yrityksen tilillä, voidaan yritys valitaa suoraan valmiista listasta. Tällä tavalla valittu yritys rooli määrittää sen, että asiakirja tallentuu valitun yrityksen arkistoon, eikä henkilökohtaiselle puolelle.
• Jos asiakirja on allekirjoitettu yksityishenkilönä tai muu organisaatio -valinnan kanssa, asiakirja tallentuu allekirjoittajan henkilökohtaiseen yksityistilin arkistoon.

Tällä hetkellä Visma Sign ei tarjoa valmiita sopimuspohjia, mutta Visma Sign Forms -työkalua voi käyttää samalla periaatteella. Sinun tarvitsee vain luoda lomake (esim. työsopimus) työkalun avulla, ja kun lomake on luotu, sitä voi lähettää allekirjoitettavaksi toistuvasti ilman, että sitä tarvitsee luoda joka kerta uudelleen.

Visma Sign Forms -työkalu on saatavilla yritystileillä, joilla on vähintään Business-tason lisenssi. Se löytyy palvelun vasemmasta reunasta "Luo verkkolomake" -painikkeen takaa. 

Miten lähetän täyttämäni lomakkeen allekirjoitettavaksi toiselle? 

Oletuksena yksi henkilö täyttää lomakekentät ja lopuksi allekirjoittaa sen. Jos tarkoituksena on, että yksi henkilö (esimerkiksi organisaationne edustaja) täyttää tarvittavat tiedot ja kutsuu sen jälkeen toisen allekirjoittajan allekirjoittamaan lomakkeen, tulee lomakkeelle valita "Muut allekirjoittajat" -ominaisuus. Tämä valinta löytyy, kun klikkaat kynäpainiketta lomakkeen muokkaussivun alareunassa. Sinulle pitäisi tällöin aueta kuvanmukainen näkymä:

"Muut allekirjoittajat" -ominaisuus mahdollistaa dynaamisen lomakkeen, jossa täytettävät kentät voivat vaihdella allekirjoittajan mukaan, ja organisaationne edustajan tulisi täyttää ne allekirjoittajan puolesta. 

Eri kutsutasetukset "Muut allekirjoittajat" -ominaisuudella

"Salli muiden allekirjoittajien lisääminen" = Yksi henkilö (esimerkiksi organisaationne edustaja) täyttää lomakkeen kenttiin tiedot ja kutsuu sen jälkeen toisen allekirjoittajan allekirjoittamaan lomake ja voi lopuksi allekirjoittaa lomakkeen itse myöskin. Lomakkeen tulisi täten kaksi allekirjoittajaa, toinen allekirjoittta lopuksi ja toinen saa kutsuviestin, josta löytyy allekirjoitettava asiakirja. 

"Lomakkeen täyttäjä ei allekirjoita lomaketta ollenkaan" = Lomakkeen täyttäjä vain täyttää lomakkeen tiedot ja lähettää sitten lomakkeen allekirjoitettavaksi ainoastaan kutsutulle.

"Lisää oletusarvoinen lisäallekirjoittaja"  = Määritetään tietty sähköpostiosoite, jolle lähetetään automaattisesti kutsuviesti, kun uusi lomake on täytetty. Mikäli organisaatiossanne on tietty henkilö, jonka tulisi aina kuitata lomakkeet, hänen sähköpostiosoitteensa voidaan lisätä tällä valinnalla, ja hänelle lähetetään kutsu allekirjoittamiseen automaattisesti.

Lomakkeelle voidaan kaikkien edellä mainittujen kutsuasetusten yhteydessä lisätä useita allekirjoittajia.  

Tiesitkö? Lisäksi Visma Signin nettisivuilta löydät ladattavia pdf-pohjia, joita voit hyödyntää sopimusten luonnissa. Pohjat löydät sivulta: https://vismasign.fi/sopimuspohjat/

Avainsanat: valmiita salassapitosopimuspohjia?, Tarjoaako Visma Sign valmiita työsopimuspohjia?, Haluan tehdä samasta sopimuspohjasta räätölöidyn version usealle eri asiakkaalle