Asiakirjan tallennuspaikka määräytyy allekirjoitusvaiheessa tehtyjen valintojen mukaan. Alla on kuvattu eri tilanteet ja niiden mukaiset tallennuspaikat tarkemmin, mutta tässä ensiksi lyhykäisyydessään:

Allekirjoitus yksityishenkilönä: Asiakirja ei tallennu Visma Signiin ollenkaan. Saat sähköpostiisi latauslinkin, kun allekirjoitusprosessi on valmis ja pääset lataamaan asiakirjan itsellesi talteen latauslinkin kautta. 

Allekirjoitus yrityksen edustajana (toisen tahon lähettämä asiakirja): Kun valitset edustamasi yrityksen valmiilta listalta, asiakirja tallentuu valitun yritystilin juurikansioon. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos yrityksellä on Visma Sign -tili ja sinulla on käyttöoikeus kyseiselle yritystilille. 

Allekirjoitus yrityksen edustajana (oman yritystilin kautta lähetetty asiakirja): Kun allekirjoitat omalta Visma Sign yritystililtäsi lähetetyn asiakirjan ja valitset yrityksen valmiilta listalta, asiakirja tallentuu siihen kansioon, johon kutsun lähettäjä on sen määrittänyt.

Allekirjoitus "Muu organisaatio" -valinnalla: Asiakirja ei tallennu Visma Signiin. Saat sähköpostiisi latauslinkin, kun allekirjoitusprosessi on valmis.

Mitä jos olen edustamani yrityksen Visma Sign -tilillä käyttäjänä, kun allekirjoitan toisen osapuolen lähettämän asiakirjan? 

Jos valitset edustamasi yrityksen valmiista listasta, asiakirja tallentuu automaattisesti yrityksen tilin Luokittelemattomat asiakirjat -kansioon. Asiakirja on nähtävillä vain niille käyttäjille, joilla on pääsy luokittelemattomiin asiakirjoihin yritystilin käyttäjäoikeuksien mukaisesti.

Huomioithan, että vaikka allekirjoittaisit asiakirjan itse, et siis välttämättä pääse siihen käsiksi, jos sinulla ei ole oikeuksia kansioon, johon asiakirja on tallennettu. Tällöin asiakirja tulee pyytää tilin pääkäyttäjältä.

Mitä jos olen käyttäjänä tilillä, jolta allekirjoitettava asiakirja on lähetetty? 

Jos allekirjoitat asiakirjan, joka on luotu yritystilillä, jonka käyttäjä olet, ja valitset allekirjoitusvaiheessa kyseisen yrityksen valmiista listasta, allekirjoitettu asiakirja tallentuu automaattisesti sen yritystilin kansioon, jonka kutsun lähettäjä on määrittänyt asiakirjan tallennuspaikaksi. 

Asiakirja näkyy vain käyttäjille, joilla on oikeudet kyseiseen kansioon.

Jos asiakirjaa ei löydy arkistosta, sinulla ei todennäköisesti ole käyttöoikeuksia kansioon missä se sijaitsee. Ota tällöin yhteys tilin pääkäyttäjään saadaksesi oikeudet kansioon tai saadaksesi asiakirjan.

Entä jos olen valinnut allekirjoitusvaiheessa "Muu organisaatio" tai "Edustan itseäni" -valinnan? 

Jos valitset allekirjoitusvaiheessa vaihtoehdon "Muu organisaatio" ja syötät edustamasi yrityksen nimen itse, asiakirja ei tallennu Visma Sign -tilillesi. Tällöin allekirjoitettu asiakirja toimitetaan sinulle sähköpostitse latauslinkkinä, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan.

Myös silloin, kun allekirjoitat asiakirjan yksityishenkilönä valitsemalla edustusrooliksi "Edustan itseäni", asiakirja toimitetaan nykyisin latauslinkin kautta.

Ennen 24.4.2025 yksityishenkilönä allekirjoitetut asiakirjat tallentuivat henkilökohtaiseen arkistoon, jossa ne säilyivät 12 kuukauden ajan viimeisestä allekirjoituksesta. Säilytysaika alkoi siitä hetkestä, kun asiakirja oli allekirjoitettu viimeisen allekirjoittajan toimesta.

24.4.2025 alkaen yksityishenkilönä allekirjoitetut asiakirjat toimitetaan sähköpostitse latauslinkkinä, kun allekirjoitusprosessi on valmis. Sähköposti sisältää ohjeet asiakirjan lataamiseen sekä tiedon latauslinkin voimassaoloajasta. Näitä asiakirjoja ei enää tallenneta henkilökohtaiseen arkistoon.

Miten allekirjoitetun asiakirjan saa latauslinkin kautta?

Ennen 24.4.2025 yksityishenkilönä allekirjoitettujen asiakirjojen metatiedot näkyvät edelleen henkilökohtaisessa arkistossa, mutta varsinaista asiakirjaa ei voi enää nähdä tai ladata arkiston kautta.

Miksi en löydä allekirjoittamaani asiakirjaa? 

Allekirjoittamasi asiakirjan sijainti riippuu allekirjoitusvaiheessa tekemistäsi valinnoista, jonka vuoksi asiakirja voi eri allekirjoitustapahtumien jälkeen tallentua eri tavalla. Voit tarkistaa aina tapauskohtaisen ohjeen yläpuolelta. 

Kun kutsu on lähetetty, ei siihen voida enää lisätä jälkikäteen allekirjoittajia. 

Mikäli olet unohtanut lisätä kaikki allekirjoittajat, voit toimia jollakin seuraavista tavoista:

• Voit tehdä kokonaan uuden allekirjoituskutsun, johon lisäät kaikki allekirjoittajat  (Valitse tämä mikäli haluat, että kaikki allekirjoitukset ovat samassa asiakirjassa sähköisesti tehtynä.)
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tehdä erillisen lisäpöytäkirjan, jossa mainitset alkuperäisen dokumentin ja voit luoda tästä allekirjoituskutsun niille, jotka eivät ehtineet allekirjoittaa alkuperäistä.
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tulostaa asiakirjan olemassa olevilla allekirjoituksilla ja kerätä viimeiset allekirjoitukset käsin.

Kutsulta ei myöskään voida poistaa allekirjoittajia lähettämisen jälkeen. Mikäli kaikki muut ovat allekirjoittaneet kutsun, on asiakirja kuitenkin täysin validi näillä olemassa olevilla allekirjoituksilla ja voit ladata asiakirjan talteen Visma Sign tilin asiakirjoista. Ennen tallentamista sinun tulisi kuitenkin peruuttaa kutsu seuraavasti: mene kohtaan Asiakirjat, klikkaa asiakirjan nimeä avataksesi sen lisätiedot, ja oikeasta yläkulmasta löytyvällä painikkeella peruuta jäljellä olevat kutsut. Tämä sulkee mahdollisesti avoinna olevat kutsulinkit.

Tuotteeseen liittyvät tiedotteisiin voit tutustua Communityssä Communityssä voit myös kysyä apua asiakastuelta "keskustelut" -osiossa yleisluonteisissa kysymyksissä. 

Mikäli kutsun voimassaoloaika umpeutuu, kaikki käyttämättömät kutsulinkit menevät peruttu -tilaan, eikä niitä voi enää avata uudestaan. Kutsun voimassaolon umpeutumisesta ei lähetetä erillistä muistutusta kutsutulle tai kutsun luojalle.

Asiakirjan PDF-tiedoston viimeiseltä sivulta löytyvät niiden henkilöiden allekirjoitukset, jotka ehtivät allekirjoittaa kutsunsa. Asiakirjan voi ladata olemassa olevilla allekirjoituksilla, mutta uupuvaa allekirjoitusta ei voi kerätä enää samaan asiakirjaan. 

Mikäli kutsun määräaika on umpeutunut, voit toimia jollakin seuraavista tavoista:

• Voit tehdä kokonaan uuden allekirjoituskutsun, johon lisäät kaikki allekirjoittajat  (Valitse tämä mikäli haluat, että kaikki allekirjoitukset ovat samassa asiakirjassa sähköisesti tehtynä.)
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tehdä erillisen lisäpöytäkirjan, jossa mainitset alkuperäisen dokumentin ja voit luoda tästä allekirjoituskutsun niille, jotka eivät ehtineet allekirjoittaa alkuperäistä.
• Jos kyseisen sopimuksen kohdalla on mahdollista, voit tulostaa asiakirjan olemassa olevilla allekirjoituksilla ja kerätä viimeiset allekirjoitukset käsin.

Voimassaoloaikaa ei voi jatkaa kutsun lähetyksen jälkeen.

Avainsanat: voiko allekirjoitusaikaa pidentää, voiko kutsun voimassaoloaikaa pidentää, pidentää allekirjoitusaikaa, tuleeko minulle muistutusta, kun allekirjoitukset lähenevät loppua ?Mistä näen kuka ei ole allekirjoittanut kutsunsa ennen kuin kutsu on vanhentunut, Mistä näen kuka ei ole allekirjoittanut asiakirjaa ennen kuin asiakirja on vanhentunut, jos yksi ei vastaa niin saanko asiakirjan

Tilin pääkäyttäjä voi hallita organisaatiotilin käyttäjien oikeuksia sekä pääsyä kansioihin ja dokumentteihin käyttäjäryhmien avulla. Pääkäyttäjä määrittää kullekin käyttäjäryhmälle käyttöoikeudet, ja ryhmän käyttäjät saavat automaattisesti ryhmän mukaiset oikeudet. Näin käyttäjät pääsevät ainoastaan niihin kansioihin, joihin heidän ryhmällään on oikeudet, eivätkä näe kansioiden asiakirjoja, joihin ryhmälle ei ole annettu pääsyä.

Pääkäyttäjä voi luoda useita käyttäjäryhmiä ja määrittää niille käyttöoikeudet yhteen tai useampaan kansioon. Tarvittaessa voidaan luoda oma käyttäjäryhmä jokaiselle käyttäjälle, jotta he eivät näe toistensa kansioita. Selkeyden vuoksi ryhmät on suositeltavaa nimetä niin, että ne erottuvat helposti toisistaan.

Pääkäyttäjäryhmällä on aina täydet oikeudet kaikkiin kansioihin ja yrityksen asetuksiin, eikä näitä oikeuksia voi rajata.

Näin rajaat asiakirjojen näkyvyyden käyttäjille:

Luo kansiot ja siirrä asiakirjat 

Varmista ensin, että asiakirjat ovat kansioissa, joiden näkyvyyttä haluat rajata. Voit luoda uusia kansioita kohdasta Asiakirjat > Kansiot. Arkistossa olevia asiakirjoja voi siirtää kansiosta toiseen avaamalla asiakirjan lisätietosivun ja valitsemalla oikean yläkulman kolmen pisteen painikkeesta "Siirrä toiseen kansioon". Uusia asiakirjoja luodessasi voit määrittää tallennuskansion jo luontivaiheessa.

Luo käyttäjäryhmä ja määritä ryhmän käyttöoikeudet

Siirry kohtaan Asetukset > Käyttäjät > Luo uusi ryhmä.

Anna ryhmälle nimi ja valitse kansiot, joihin ryhmän käyttäjillä tulee olla pääsy. Kullekin kansiolle määritetään käyttöoikeustaso: lukuoikeus, hallintaoikeus tai pääkäyttäjäoikeus. Tallenna valinnat painamalla "Luo käyttäjäryhmä".

Lisätietoa löydät ohjeestamme: Miten hallinnoin käyttäjien oikeuksia tilillä?

Liitä käyttäjät ryhmään

Voit lisätä käyttäjiä ryhmään kohdasta Asetukset > Käyttäjät. Valitse käyttäjän kohdalta kolmen pisteen painikkeen takaa "Päivitä käyttäjän tiedot", ja tallenna muutokset. Jos kyseinen henkilö ei vielä ole tilillä, voit valita hänelle käyttäjäryhmän jo siinä vaiheessa, kun lähetät kutsun organisaatiotilille.

Käyttöoikeudet astuvat voimaan

Kun käyttäjä kuuluu ryhmään, hänellä on automaattisesti ryhmän mukaiset oikeudet. Hän ei pääse tarkastelemaan muiden kansioita tai asiakirjoja, joihin ryhmällä ei ole oikeuksia.