När du vill skicka en signeringsinbjudan måste du först ha ett dokument som ska signeras i pdf-format. Därefter kan du gå till nytt dokument och börja skapa inbjudan.
1. Börja skapa signeringsinbjudan från "+ Nytt dokument".
2. Ge dokumentet ett namn. Detta namn kommer att visas i e-post rubriken på signeringsinbjudan, under signeringsprocessen och efter undertecknandet i Visma Sign-dokumenter.
3. Välj den mapp där dokumentet ska sparas.
4. Ladda upp PDF-filen som skall signeras.
Den totala storleken på pdf-filerna kan vara högst 15 megabyte och du kan lägga till maximalt 10 filer per inbjudan. Det totala antalet sidor i filerna kan vara högst 350 sidor.
5. Lägg till eventuell länk och länkens adress. Om du lägger till en länk skall undertecknaren öppna och acceptera innehållet bakom länken för att gå vidare i signeringsprocessen.
6. Välj vid behov kräv att mottagaren läser igenom dokumentet -knappen. Om detta är aktiverat på inbjudan innebär det i praktiken att den inbjudna måste "kryssa" i rutan "Jag har läst dokumentet" innan de kan signera dokumentet.
7. Välj också skicka signerade dokument via e-post -alternativet om du vill att det signerade dokumentet skickas via mail till undertecknarna. Observera att det signerade dokumentet skickas till mottagaren med standard e-postkryptering (TLS).
8. Om du vill skapa ett separat dokument från flera filer på en gång skall du aktivera skicka dokument för underteckning separat-knappen. Med det här alternativet kan du skicka flera pdf-filer som separata inbjudningar till undertecknarna - de kan dock signeras via en och samma inbjudningslänk. Observera att i detta fall har varje inbjudan samma signaturer och inställningar, och signaturerna för varje dokument debiteras separat.
9. Lägg sedan till undertecknare och deras kontaktuppgifter. För att skicka inbjudan behöver du undertecknarens e-postadress, mobilnummer eller båda – detta beror på den valda sändningsmetoden, som definieras i Inbjudningsinställningar. Inbjudan till signering skickas till den e-postadress eller mobilnummer som du har lagt till i undertecknarens information i detta skede. Observera att du inte kan lägga till nya undertecknare i inbjudan efter att du skickat iväg inbjudan.
Om du också ska signera avtalet själv, kom ihåg att lägga till dig själv i listan.
Kontrollera därför noggrant innan du skickar att alla nödvändiga undertecknare har lagts till.
Du kan lägga upp till 50 undertecknare på en signaturinbjudan.
Du kan ställa in undertecknarna att representera antingen företaget eller sig själva. Vid behov kan du också redigera individuella inbjudningsinställningar för en enskild undertecknare (till exempel inbjudans språk eller autentiseringsmetod) via Ytterligare inställningar-knappen som finns bredvid varje undertecknare.
10. Välj en representativ roll för varje undertecknare. Rollen kan vara ett företag eller en privatperson. Du kan läsa mer i Vilken roll väljer jag för undertecknaren och hur påverkar det?
11. Välj hur inbjudan ska skickas till mottagaren: e-post, SMS eller båda. När du använder tjänsten som privatperson kan du endast skicka inbjudan per e-post.
12. Om dokumentet innehåller känslig information kan du använda säker inbjudan. Välj då e-post + SMS för att aktivera säker inbjudan. Då skickas länken per e-post och lösenordet som textmeddelande.
13. Skriv ett e-postmeddelande ifall du vill lägga till ett följebrev till inbjudan.
14. Välj språk och giltighetstid.
15. Standardinställningen är att varje undertecknande meddelas då alla har signerat dokumentet. Om du vill förhindra att meddelandet skickas inaktiverar du knappen meddela de inbjudna när alla har signerat. (Detta syns som en megafonsymbol bredvid undertecknaren)
Observera att i detta fall kommer en kopia av det signerade dokumentet inte att skickas till undertecknaren som en bilaga till e-posten, utan du måste ta hand om leveransen på egen hand.
16. Aktivera vid behov ett skilt dokument per undertecknare. I det här fallet skapas alla underskrifter på ett separat dokument. Denna funktion kan till exempel användas då man skickar massinbjudningar, i vilket fall det är önskvärt att skapa flera liknande inbjudningar samtidigt.
17. När inbjudan skickas via ett företagskonto döljs avsändarens namn, och endast företagets namn visas som den inbjudande parten.
18. Inkludera personnummer i signatur-valet låter dig be undertecknaren att ange sitt personnummer vid signeringsskedet. Undertecknarens personnummer läggs då till på signatursidan av det signerade dokumentet efter personens namn. Som standardinställning frågas personnumret inte.
19. Välj spara dokument och skicka inbjudningarna.
Observera! I Visma Sign kan du inte skicka ett dokument som inte kräver signatur.
Nyckelord: Visas undertecknarens personnummer på dokumentet?
This article has been translated using an AI-based translation tool.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback