Det vanligaste sättet att använda Visma Sign är att skicka dokument för signering till en eller flera personer. I sin enklaste form behöver du följande för att skicka en inbjudan att signeras:


- Dokumentet som ska undertecknas i PDF-format

- Undertecknarens e-postadresser och / eller mobilnummer 




1. Börja signeringsinbjudan genom att trycka på nytt dokument från menyn.


2. Ge dokumentet ett namn. Detta namn kommer att visas i e-post rubriken på signeringsinbjudan, under signeringsprocessen och efter undertecknandet i Visma Sign-arkivet.


3. Välj den mapp där dokumentet ska sparas i arkivet.


4. Ladda upp PDF-filen som skall signeras. Filen får inte vara större än 15 MB. Du kan ladda upp till 10 dokument på en signeringsinbjudan, dessa filer får innehålla högst 350 sidor totalt.


5. Lägg till eventuell länk och länkens adress. Om du lägger till en länk skall undertecknaren öppna och acceptera innehållet bakom länken för att gå vidare i signeringsprocessen.


6. Aktivera vid behov Kräv att mottagaren läser igenom dokumentet - knappen. Aktivera också Skicka dokumentet till undertecknaren efter signering alternativet om du vill att det signerade dokumentet skickas via mail till undertecknarna.


7. Om du vill skapa ett separat dokument från flera filer på en gång skall du aktivera Skicka dokument för underteckning separat. Med det här alternativet kan du skicka flera pdf-filer som separata inbjudningar till undertecknarna. Observera att i detta fall har varje inbjudan samma signaturer och inställningar, och signaturerna för varje dokument debiteras separat.


8. Lägg sedan till undertecknare. Notera att om du också skall signera, skall du se till att lägga till dig själv i listan på undertecknare. Du kan inte heller lägga till nya undertecknare i inbjudan efter att du skickat iväg inbjudan, kontrollera därför tillslut att ingen av undertecknarna saknas. Du kan lägga upp till 80 undertecknare på en signaturinbjudan.


9. Välj hur inbjudan ska skickas till mottagaren: e-post, SMS eller båda. När du använder tjänsten som privatperson kan du endast skicka inbjudan per e-post.


10. Om dokumentet innehåller känslig information kan du använda säker inbjudan. Välj då E-post + SMS för att aktivera säker inbjudan. Då skickas länken per e-post och lösenordet som textmeddelande.


11. Skriv ett e-postmeddelande ifall du vill lägga till ett följebrev till inbjudan.  


12. Välj språk och giltighetstid.


13. Standardinställningen är att varje undertecknande meddelas då alla har signerat dokumentet. Om du vill förhindra att meddelandet skickas inaktiverar du knappen Meddela de inbjudna när alla har signerat. (Detta syns som en megafonsymbol bredvid undertecknaren)

Observera att i detta fall kommer en kopia av det signerade dokumentet inte att skickas till undertecknaren som en bilaga till e-posten, utan du måste ta hand om leveransen på egen hand.


14. Aktivera vid behov Ett skilt dokument per undertecknare. I det här fallet skapas alla underskrifter på ett separat dokument. Denna funktion kan till exempel användas då man skickar massinbjudningar, i vilket fall det är önskvärt att skapa flera liknande inbjudningar samtidigt.


15. Om du skickar en inbjudan från ett företagskonto har inbjudan standardalternativet Bjud endast in med organisationsnamn. Detta innebär att namnet på avsändaren av inbjudan döljs och att endast företagets namn visas som den inbjudande parten. Ifall du också vill visa namnet på skaparen av inbjudan kan du klicka för att inaktivera funktionen.


16. Välj Inkludera personnummer i signatur för att be undertecknaren att ange sitt personnummer vid signeringsskedet. Det angivna personnumret lagras på signatursidan efter namnet. Som standardinställning frågas personnumret inte.


17. Tryck tillslut på Spara dokument och skicka inbjudningarna.


Vilka PDF-filer är dugliga för elektronisk signering?


Filen får inte vara större än 15 mb i storlek. Filen får inte heller vara lösenordsskyddat varken då filen öppnas eller editeras. Ifall det finns bilagor inbäddade i PDF-filen kan signeringen misslyckas. Filnamnet får inte innehålla specialtecken och namnet kan inte vara längre än 255 tecken, filändelsen inkluderat.


Vissa gratis onlineprogram och mycket gamla PDF-konverteringsprogram skapar trasiga filformat som är odugliga för signering. I dessa fall lönar det sig att kopiera innehållet till exempel till ett kontorsprogram, och spara det i PDF-format.