Kun haluat lähettää allekirjoituskutsun tulee sinulla ensin olla allekirjoitettava asiakirja pdf-muodossa. Sen jälkeen voit siirtyä uusi asiakirja -kohtaan ja aloittaa kutsun luonnin.
1. Aloita allekirjoituskutsun luominen kohdasta "+ Uusi asiakirja".
2. Anna asiakirjalle nimi. Tämä nimi näkyy allekirjoituskutsun sähköpostin otsikossa, allekirjoitusprosessin aikana ja allekirjoituksen jälkeen Visma Sign -asiakirjoissa.
3. Valitse kansio, johon dokumentti tallentuu. Jos et määritä asiakirjalle tallennuskansiota ja jätät "Luokittelematon asiakirja" -valinnan päälle, asiakirja tallentuu juurikansioon.
4. Lataa allekirjoitettava PDF-tiedosto.
Pdf-tiedostojen yhteiskoko voi olla enintään 15 megatavua ja voit lisätä maksimissaan 10 tiedostoa yhdelle kutsulle. Tiedostojen sivumäärä voi olla yhteensä maksimissaan 350 sivua.
5. Lisää halutessasi linkki osoitteella. Jos lisäät linkin, allekirjoittaja pääsee kyseiselle sivulle allekirjoitusvaiheessa ja hänen tulee hyväksyä kyseinen linkki päästäkseen eteenpäin allekirjoitusprosessissa.
6. Valitse halutessasi vaadi asiakirjaan tutustuminen -painike. Jos tämä on kutsulla päällä, tarkoittaa se käytännössä sitä että kutsutun tulee ennen allekirjoittamista "ruksittaa" kohta "Olen tutustunut asiakirjaan", ennen kuin hän pääsee asiakirjan allekirjoittamaan.
7. Valitse myös lähetä allekirjoitetut asiakirjat sähköpostilla -valinta, jos haluat, että allekirjoitettu dokumentti lähetetään sähköpostitse allekirjoittajille. Huomiona, että Visma Signin kautta lähtevät sähköpostit eivät ole turvapostin tasoisia.
8. Mikäli haluat luoda useasta tiedostosta erillisen asiakirjan kerralla, valitse lähetä tiedostot erillisinä asiakirjoina -painike. Tällä valinnalla voit lähettää useamman pdf-tiedoston erillisinä kutsuina allekirjoittajille - ne on kuitenkin mahdollista allekirjoittaa yhden kutsulinkin kautta. Otathan huomioon, että tällöin jokaiselle kutsulle tulee samat allekirjoittajat ja asetukset ja jokaisen asiakirjan allekirjoitukset veloitetaan erikseen.
9. Lisää seuraavaksi asiakirjaan allekirjoittajat ja heidän yhteystietonsa. Kutsun lähettämistä varten tarvitset allekirjoittajan sähköpostiosoitteen, matkapuhelinnumeron tai molemmat – tämä riippuu valitusta lähetystavasta, joka määritellään Kutsuasetukset-kohdassa. Kutsu allekirjoittamiseen lähetetään siihen sähköpostiosoitteeseen tai matkapuhelinnumeroon, jonka olet lisännyt allekirjoittajan tietoihin tässä vaiheessa. Huomioithan, että kutsun lähettämisen jälkeen uusia allekirjoittajia ei voi enää lisätä kutsulle.
Jos allekirjoitat sopimuksen myös itse, muista lisätä allekirjoittajien listaan myös itsesi.
Kutsulle voi lisätä maksimissaan 50 allekirjoittajaa.
Voit asettaa allekirjoittajat edustamaan joko yritystä tai itseään. Tarvittaessa voit myös muokata yksittäiselle allekirjoittajalle yksilölliset kutsuasetukset (esimerkiksi kutsun kielen tai tunnistautumistavan) jokaisen allekirjoittajan kohdalta löytyvän Lisäasetukset -painikkeen kautta.
Tarkistathan huolellisesti ennen lähettämistä, että kaikki tarvittavat allekirjoittajat on lisätty.
10. Määritä jokaiselle allekirjoittajalle edustusrooli, joko yritys tai yksityishenkilö. Lue lisää ohjeesta Minkä roolin valitsen allekirjoittajalle ja mihin se vaikuttaa?
11. Valitse kuinka kutsu lähetetään vastaanottajalle: sähköpostilla, tekstiviestillä tai molemmilla. Yksityishenkilönä käytettäessä, voit lähettää kutsun ainoastaan sähköpostilla.
12. Jos asiakirja sisältää arkaluontoista tietoa, voit käyttää turvakutsua. Valitse silloin sähköposti + tekstiviesti ja aseta turvakutsu päälle. Turvakutsussa linkki lähtee sähköpostilla, salasana tekstiviestillä.
13. Lisää halutessa saateviesti, joka näkyy kutsusähköpostissa.
14. Valitse kieli ja voimassaoloaika.
15. Oletuksena on, että kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet asiakirjan, siitä tulee tieto jokaiselle allekirjoittajalle. Voit halutessasi estää viestin lähetyksen kilkkaamalla täpän pois kohdasta lähetä allekirjoittajille tieto, kun kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet. (Tämä valinta näkyy megafoni -symbolina allekirjoittajan vieressä)
Huomioithan, että tällöin ei myöskään lähde sähköpostin liitteenä kopiota allekirjoitetusta asiakirjasta allekirjoittajalle, vaan sen mahdollisesti tarvittavasta toimituksesta sinun tulee huolehtia muulla tavoin.
16. Laita halutessasi päälle valinta erillinen asiakirja jokaiselle allekirjoittajalle. Tällöin kaikkien allekirjoitukset menevät erilliselle asiakirjalle. Tätä toimintoa voidaan käyttää esimerkiksi massakutsuja lähetettäessä, jolloin halutaan luoda useita samanlaisia kutsuja kerralla.
17. Kun kutsu lähetetään yritystilin kautta, lähettäjän nimi piilotetaan, ja kutsujana näkyy ainoastaan yrityksen nimi.
18. Näytä henkilötunnus allekirjoituksessa -valinnalla voit pyytää allekirjoittajaa kirjoittamaan henkilötunnuksensa allekirjoitusvaiheessa. Allekirjoittajan henkilötunnus lisätään tällöin allekirjoitetun asiakirjan allekirjoitussivulle henkilön nimen perään. Oletuksena henkilötunnusta ei kysytä ollenkaan.
19. Valitse tallenna asiakirja ja lähetä kutsut.
Huomiona, Visma Signissa ei voi lähettää asiakirjaa, joka ei vaadi allekirjoitusta.
Avainsanat: Näkyykö allekirjoittajan henkilötunnus dokumentilla?, Kuinka luon allekirjoituskutsun?, Mihin asiakirja tallentuu, jos valitaan kohta luokittelematon asiakirja?
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback