Visma Sign blir vanligvis brukt til å sende ut dokumenter til signering til en eller flere personer. Du trenger følgende for å sende en invitasjon til å signere:


- dokumentet som skal signeres i PDF-format

- undertegnerens e-postadresse og/eller mobilnummer 


1. Start signeringsinvitasjonen ved å trykke på ‘nytt dokument' i menyen.

2. Gi dokumentet et navn. Navnet vil vises i e-postoverskriften på signeringsinvitasjonen, under signeringsprosessen og senere i Visma Sign-arkivet.

3. Velg hvilken mappe i arkivet dokumentet skal lagres i.

4. Last opp PDF-filen som skal signeres. Filens størrelse kan ikke overstige 15MB. Hver invitasjon har en maksgrense på 10 seperate filer. Disse filene kan ikke ha mer enn 350 sider totalt.

5. Legg til eventuelle linker og linkeadresser. Hvis du legger til en link kan undertegneren åpne siden i signeringsprosessen. De må akseptere linken for å kunne gå videre i prosessen.

6. Aktiver kravet om at mottakeren leser gjennom dokumentet om nødvendig, samt kravet at dokumentet skal sendes til undertegneren etter signeringDa blir dokumentet sendt til vedkommende per e-post. Hver invitasjon kan ha opptil 80 underskrivere.

7. Hvis du vil opprette et separat dokument fra flere filer, må du aktivere ‘Send dokumenter for å signere separat’. Da kan du sende flere PDF-filer som separate invitasjoner til de som skal signere. OBS! Hver invitasjon har de samme signaturene og innstillingene, og signaturene for hvert dokument belastes separat.

8. Legg til alle som skal undertegne til listen, inkludert deg selv om det er aktuelt. Du kan ikke legge til flere undertegnere etter at du har sendt ut invitasjonen.

9. Velg om invitasjonen skal sendes til mottakeren per e-post, SMS, eller begge deler. Som privatperson kan du kun sende invitasjonen per e-post.

10. Hvis dokumentet inneholder sensitive opplysninger, kan du benytte sikker invitasjon. Velg både e-post og SMS for å sende lenken per e-post og passordet på SMS (såkalt totrinnspålogging)..

11. Skriv en valgfri melding som vises i invitasjonen i e-posten.  

12. Velg språk og tidsfrist.

13. Standardinnstillingen er at hver underskriver blir informert når dokumentet er ferdig signert. Hvis du ikke vil at denne meldingen sendes må du deaktivere ‘gi beskjed til de inviterte når alle har signert’ (megafonsymbolet ved siden av underskriver). Vær oppmerksom på at en kopi av det signerte dokumentet sendes ikke til underskriveren hvis du velge dette alternativet.

14. Aktiver ‘Et seperat dokument for hver underskriver’ ved behov. Da sendes alle signaturer til et eget dokument. Dette kan f.eks. brukes for masseinvitasjoner.

15. Hvis du sender en invitasjon fra en bedriftskonto er standardinstillingen “inviter bare med organisasjonsnavn”. Det vil si at navnet til invitasjonens avsender skjules og det er kun bedriftsnavnet som vises til underskriveren. Du kan deaktivere denne funksjonen hvis du vil vise navnet til senderen i tillegg.

16. Velg “inkluder fødselsnummer i signatur” for å be underskriveren om å oppgi sitt personnummer under signering. Personnummeret er lagret på signatursiden etter navnet til underskriveren. Som standardinnstilling spørres det ikke etter personnummer.

17. Sluttfør prosessen med å klikke på “lagre dokument og send invitasjoner”.


Filen kan ikke være større enn 15 MB. Den kan ikke være passordbeskyttet for åpning eller redigering. Signeringen kan feile dersom vedlegg er innebygd i PDF-filen. Filnavnet kan ikke inneholde spesialtegn, og den totale lengden på banen og filnavnet, inkludert filtypen, kan ikke overskride 255 tegn.


Enkelte gratisprogram på nett og eldre PDF-konverteringsprogrammer kan opprette ødelagt filformat som er uegnet til signering. I så fall kan du kopiere innholdet til et annet program og lagre det som en PDF-fil.