Slik oppretter du et dokument og sender en signeringsforespørsel i Visma Sign:
1. Når du ønsker å sende en signeringsforespørsel for et dokument, må du først sørge for at dokumentet er klart i PDF-format.
2. Start opprettelsen av dokumentet ved å klikke på "+ Nytt dokument".
3. Gi dokumentet et navn. Dette navnet vises i emnefeltet til signeringsforespørselen, under signeringsprosessen og etter signeringen i Visma Sign-dokumentene.
4. Velg mappen der dokumentet skal lagres. Hvis du ikke spesifiserer en lagringsmappe og lar alternativet "Usorterte dokumenter" være aktivert, lagres dokumentet i rotmappen.
5. Last opp PDF-filen for signering.
Den totale filstørrelsen for PDF-filer kan være opptil 15 megabyte, og du kan legge til maksimalt 10 filer per forespørsel. Det totale antallet sider kan være maksimalt 350 sider.
6. Legg til en lenke om ønskelig. Hvis du legger til en lenke, vil signataren få tilgang til den aktuelle siden under signeringsprosessen, og de må godta lenken for å fortsette.
7. Velg gjerne alternativet "Gjør lesing av dokument obligatorisk ". Hvis dette alternativet er aktivert i invitasjonen, betyr det at mottakeren må merke av for "Jeg har gjennomgått dokumentet" før de kan signere dokumentet.
8. Velg alternativet "Send dokumentene som e-post etter signering" hvis du ønsker at det signerte dokumentet sendes til signatørene på e-post. Merk at e-poster sendt via Visma Sign er ikke på nivå med sikker e-post.
9. Hvis du ønsker å lage flere separate dokumenter fra flere filer samtidig, velg alternativet "Send dokumenter for å signere separat". Med dette alternativet kan du sende flere PDF-filer som separate invitasjoner til signatørene, men de kan signeres via én invitasjonslink. Vær oppmerksom på at for hver invitasjon vil de samme signatørene og innstillingene bli brukt, og signaturene for hvert dokument vil bli fakturert separat.
10. Legg til signatarene og deres kontaktinformasjon i dokumentet. For å sende invitasjonen trenger du signatarens e-postadresse, mobilnummer eller begge deler – dette avhenger av den valgte leveringsmetoden, som defineres under "Invitasjonsinnstillinger". Invitasjonen til signering vil bli sendt til den e-postadressen eller mobilnummeret du har lagt til signatørens informasjon i dette trinnet. Vær oppmerksom på at etter at invitasjonen er sendt, kan du ikke legge til nye signatører til invitasjonen. Sørg for å dobbeltsjekke at alle nødvendige signatører er lagt til før du sender invitasjonen.
Hvis du signerer avtalen selv, husk å legge deg selv til i listen over signatarer. Du kan legge til maksimalt 50 signatarer på invitasjonen. Du kan velge om signatarene skal representere selskapet eller seg selv.
Språket på invitasjonen settes som standard basert på språket du har brukt da du opprettet invitasjonen. Språket kan endres nederst til høyre i tjenesten. Tilgjengelige språk er finsk, engelsk, svensk, norsk og dansk. Om nødvendig kan du også endre individuelle innstillinger for hver signatar (for eksempel språk eller identifikasjonsmetode) ved å bruke knappen "Ekstra innstillinger" ved hver signatars informasjon.
Det er for øyeblikket ikke mulig å sende informasjon om signerte dokumenter til en tredjepart, for eksempel en HR-person. I tillegg kan dokumentet ikke sendes for gjennomgang til noen før invitasjonene er sendt.
11. Definer en rolle for hver signatar, enten som representant for et selskap eller som privatperson. Les mer i veiledningen Hvilken rolle velger jeg for underskriveren og hvordan påvirker det?
12. Velg hvordan invitasjonen skal sendes til mottakeren: via e-post, tekstmelding eller begge deler. Hvis det gjelder en privatperson, kan invitasjonen kun sendes via e-post.
13. Hvis dokumentet inneholder sensitiv informasjon, kan du bruke en sikker invitasjon. Velg da "E-post + SMS", og aktiver sikker invitasjon "Totrinnspålogging". I en sikker invitasjon vil linken sendes via e-post, og passordet vil bli sendt via tekstmelding.
14. Legg til en melding om ønskelig, som vises i invitasjons-e-posten.
15. Velg språk og gyldighetsperiode.
16. Som standard vil alle signatører få beskjed når alle har signert dokumentet. Du kan velge å hindre at denne meldingen sendes ved å fjerne merket for "Gi beskjed til de inviterte når alle har signert" (denne innstillingen vises som et megafon-ikon ved siden av signatøren).
17. Hvis du ønsker at hver signatør skal motta sitt eget separate dokument, aktiver funksjonen "Et separat dokument for hver underskriver". Dette sikrer at hver signatør mottar sitt eget dokument i stedet for at alle signaturene samles i ett dokument.
Når du aktiverer denne funksjonen, gi et beskrivende navn i feltet "Navn på dokumentparti". Navnet vises ikke for signatørene, og det har for øyeblikket ingen annen funksjonell betydning.
Hvis funksjonen "Et separat dokument for hver underskriver" er aktivert, og du ønsker å legge til en representant fra organisasjonen deres som signatør på hvert dokument, skriv inn hans eller hennes e-postadresse i feltet "E-postadresse for firmaets avsender". Hvis feltet står tomt, vil dokumentene kun bli sendt til de signatørene som er lagt til tidligere i seksjonen "Underskrivere."
18. Når invitasjonen sendes via bedriftskonto, skjules avsenderens navn, og kun bedriftsnavnet vises som inviterende part.
19. Med valget "Inkluder fødselsnummer i signatur" kan du be signatøren om å skrive sitt personnummer under signering. Signatørens personnummer vil da bli lagt til på signatursiden av det signerte dokumentet, rett etter personens navn. Som standard spør vi ikke om personnummer.
20. Velg "Lagre dokument og send invitasjoner".
Denne artikkelen er oversatt ved hjelp av et AI-basert oversettelsesverktøy.
Nøkkelord: Vis personnummeret til signatøren på dokumentet?, Hvordan oppretter jeg en signeringsinvitasjon?, Hvor lagres dokumentet hvis "Uklassifisert dokument" er valgt?, Hvordan sender jeg dokumentet til en tredjepart?, Kan flere personer se dokumentet før signeringsinvitasjonen sendes?, Hvordan endrer jeg språket i invitasjonen?, Kan jeg få signeringsinvitasjonen på engelsk?, Hvordan bytter jeg språk? Hvordan endrer jeg språket i signeringsinvitasjonen? Hva er maksimal filstørrelse i Visma-tjenesten?
Var dette svaret til hjelp? Ja Nei
Send feedback