Slik oppretter du et dokument og sender en signeringsforespørsel i Visma Sign:
1. Når du ønsker å sende en signeringsforespørsel for et dokument, må du først sørge for at du har dokumentet klart i PDF-format.
2. Start opprettelsen av dokumentet ved å klikke på "+ Nytt dokument".
3. Gi dokumentet et navn. Dette navnet vises i emnefeltet til signeringsforespørselen, under signeringsprosessen og etter signeringen i Visma Sign-dokumentene.
4. Velg mappen der dokumentet skal lagres. Hvis du ikke spesifiserer en lagringsmappe og lar alternativet "Usorterte dokumenter" være aktivert, lagres dokumentet i rotmappen.
5. Last opp PDF-filen for signering.
Den totale filstørrelsen for PDF-filer kan være opptil 15 megabyte, og du kan legge til maksimalt 10 filer per forespørsel. Det totale antallet sider kan være maksimalt 350 sider.
6. Legg til en lenke om ønskelig. Hvis du legger til en lenke, vil underskriveren få tilgang til den aktuelle siden under signeringsprosessen, og de må godta lenken for å fortsette.
7. Velg gjerne alternativet "Gjør lesing av dokument obligatorisk ". Hvis dette alternativet er aktivert i invitasjonen, betyr det at mottakeren må merke av for "Jeg har gjennomgått dokumentet" før de kan signere dokumentet.
8. Velg alternativet "Send dokumentene som e-post etter signering" hvis du ønsker at det signerte dokumentet sendes til underskriverne på e-post. Merk at e-poster sendt via Visma Sign er ikke på nivå med sikker e-post.
9. Hvis du ønsker å lage flere separate dokumenter fra flere filer samtidig, velg alternativet "Send dokumenter for å signere separat". Med dette alternativet kan du sende flere PDF-filer som separate invitasjoner til underskriverne, men de kan signeres via én invitasjonslink. Vær oppmerksom på at for hver invitasjon vil de samme underskriverne og innstillingene bli brukt, og signaturene for hvert dokument vil bli fakturert separat.
10. Legg til underskriverne og deres kontaktinformasjon i dokumentet. For å sende invitasjonen trenger du underskriverens e-postadresse, mobilnummer eller begge deler – dette avhenger av den valgte leveringsmetoden, som defineres under "Innstillinger for invitasjoner". Invitasjonen til signering vil bli sendt til den e-postadressen eller mobilnummeret du har lagt til underskriverens informasjon i dette trinnet. Vær oppmerksom på at etter at invitasjonen er sendt, kan du ikke legge til nye underskrivere til invitasjonen. Sørg for å dobbeltsjekke at alle nødvendige underskrivere er lagt til før du sender invitasjonen.
Hvis du signerer avtalen selv, husk å legge deg selv til i listen over underskrivere.
Du kan legge til maksimalt 50 underskrivere på invitasjonen.
Du kan velge om underskriverne skal representere selskapet eller seg selv.
Språket på invitasjonen settes som standard basert på språket du har brukt da du opprettet invitasjonen. Språket kan endres nederst til høyre i tjenesten. Tilgjengelige språk er finsk, engelsk, svensk, norsk og dansk. Om nødvendig kan du også endre individuelle innstillinger for hver underskriver (for eksempel språk eller identifikasjonsmetode) ved å bruke knappen "Flere alternativer" ved hver underskrivers informasjon.
Det er for øyeblikket ikke mulig å sende informasjon om signerte dokumenter til en tredjepart, for eksempel en HR-person. I tillegg kan dokumentet ikke sendes for gjennomgang til noen før invitasjonene er sendt.
11. Definer en rolle for hver underskriver, enten som representant for et selskap eller som privatperson. Les mer i veiledningen Hvilken rolle velger jeg for underskriveren og hvordan påvirker det?
12. Velg hvordan invitasjonen skal sendes til mottakeren: via e-post, tekstmelding eller begge deler. Hvis det gjelder en privatperson, kan invitasjonen kun sendes via e-post.
13. Hvis dokumentet inneholder sensitiv informasjon, kan du bruke en sikker invitasjon. Velg da "E-post + SMS", og aktiver sikker invitasjon "Totrinnspålogging". I en sikker invitasjon vil linken sendes via e-post, og passordet vil bli sendt via tekstmelding.
14. Legg til en melding om ønskelig, som vises i invitasjons-e-posten.
15. Velg språk og gyldighetsperiode.
16. I automatisk påminnelse kan du velge når en automatisk påminnelse om å signere en åpen invitasjon skal sendes.
Påminnelser sendes ikke etter at invitasjonen er signert. Hvis du ikke ønsker at påminnelser skal sendes, for eksempel hvis det er klart at personen ikke har tenkt å signere invitasjonen, bør invitasjonen kanselleres. Da vil det ikke bli sendt flere påminnelser til den aktuelle personen.
17. Hvis du ønsker at hver underskriver skal motta sitt eget separate dokument, aktiver funksjonen "Et separat dokument for hver underskriver". Dette sikrer at hver underskriver mottar sitt eget dokument i stedet for at alle signaturene samles i ett dokument.
Når du aktiverer denne funksjonen, gi et beskrivende navn i feltet "Navn på dokumentparti". Navnet vises ikke for underskriverne, og det har for øyeblikket ingen annen funksjonell betydning.
Hvis funksjonen "Et separat dokument for hver underskriver" er aktivert, og du ønsker å legge til en representant fra organisasjonen deres som underskriver på hvert dokument, skriv inn hans eller hennes e-postadresse i feltet "E-postadresse for firmaets avsender". Hvis feltet står tomt, vil dokumentene kun bli sendt til de underskriverne som er lagt til tidligere i seksjonen "Underskrivere."
18. Når invitasjonen sendes via bedriftskonto, skjules avsenderens navn, og kun bedriftsnavnet vises som inviterende part.
19. Med valget "Inkluder fødselsnummer i signatur" kan du be underskriveren om å skrive sitt personnummer under signering. Underskriverens personnummer vil da bli lagt til på signatursiden av det signerte dokumentet, rett etter personens navn. Som standard spør vi ikke om personnummer.
20. Velg "Lagre dokument og send invitasjoner". Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å lage et utkast av dokumentet som invitasjoner kan sendes fra senere. Det er heller ikke mulig å planlegge sendingen av invitasjoner. Dokumentet må derfor lagres og invitasjoner sendes umiddelbart etter opprettelsen – ellers vil dokumentet forsvinne og må opprettes på nytt.
Denne artikkelen har blitt oversatt ved hjelp av et AI-basert oversettelsesverktøy. Innholdet eller formuleringen av disse instruksjonene kan avvike fra de i andre instruksjoner eller i programvaren.
Nøkkelord: Vis personnummeret til underskriveren på dokumentet?, Hvordan oppretter jeg en signeringsinvitasjon?, Hvor lagres dokumentet hvis "Uklassifisert dokument" er valgt?, Hvordan sender jeg dokumentet til en tredjepart?, Kan flere personer se dokumentet før signeringsinvitasjonen sendes?, Hvordan endrer jeg språket i invitasjonen?, Kan jeg få signeringsinvitasjonen på engelsk?, Hvordan bytter jeg språk? Hvordan endrer jeg språket i signeringsinvitasjonen? Hva er maksimal filstørrelse i Visma-tjenesten? Kan signeringsinvitasjonen planlegges?
Var dette svaret til hjelp? Ja Nei
Send feedback