Kun haluat lähettää allekirjoituskutsun tulee sinulla ensin olla allekirjoitettava asiakirja pdf-muodossa. Sen jälkeen voit siirtyä uusi asiakirja -kohtaan ja aloittaa kutsun luonnin.
Haluatko tietää mitä kaikki asetukset tarkoittavat? Alla on kerrottu allekirjoitusprosessi jokaisen asetuksen kera.
1. Aloita allekirjoituskutsun luominen valitsemalla valikosta uusi asiakirja.
2. Anna asiakirjalle nimi. Tämä nimi näkyy allekirjoituskutsun sähköpostin otsikossa, allekirjoitusprosessin aikana ja allekirjoituksen jälkeen Visma Sign -asiakirjoissa.
3. Valitse kansio, johon dokumentti tallentuu asiakirjoissa.
4. Lataa allekirjoitettava PDF-tiedosto.
Pdf-tiedostojen yhteiskoko voi olla enintään 15 megatavua ja voit lisätä maksimissaan 10 liitettä yhdelle kutsulle. Tiedostojen sivumäärä voi olla yhteensä maksimissaan 350 sivua.
5. Lisää halutessasi linkki osoitteella. Jos lisäät linkin, allekirjoittaja pääsee kyseiselle sivulle allekirjoitusvaiheessa ja hänen tulee hyväksyä kyseinen linkki päästäkseen eteenpäin allekirjoitusprosessissa.
6. Valitse halutessasi vaadi asiakirjaan tutustuminen -painike. Jos tämä on kutsulla päällä, tarkoittaa se käytännössä sitä että kutsutun tulee ennen allekirjoittamista "ruksittaa" kohta "Olen tutustunut asiakirjaan", ennen kuin hän pääsee asiakirjan allekirjoittamaan.
7. Valitse myös lähetä allekirjoitetut asiakirjat sähköpostilla -valinta, jos haluat, että allekirjoitettu dokumentti lähetetään sähköpostitse allekirjoittajille.
8. Mikäli haluat luoda useasta tiedostosta erillisen asiakirjan kerralla, valitse lähetä tiedostot erillisinä asiakirjoina -painike. Tällä valinnalla voit lähettää useamman pdf-tiedoston erillisinä kutsuina allekirjoittajille - ne on kuitenkin mahdollista allekirjoittaa yhden kutsulinkin kautta. Otathan huomioon, että tällöin jokaiselle kutsulle tulee samat allekirjoittajat ja asetukset ja jokaisen asiakirjan allekirjoitukset veloitetaan erikseen.
9. Lisää seuraavaksi allekirjoittajat. Huom. Jos allekirjoitat sopimuksen myös itse, muista lisätä listaan myös itsesi. Kutsulle ei voi myöskään lisätä uusia allekirjoittajia lähetyksen jälkeen, joten tarkista lopuksi ettei kukaan allekirjoittajista puutu.
Kutsulle voi lisätä maksimissaan 50 allekirjoittajaa.
Tarvittaessa voit myös muokata yksittäiselle allekirjoittajalle yksilölliset kutsuasetukset (esimerkiksi kutsun kielen tai tunnistautumistavan) jokaisen allekirjoittajan kohdalta löytyvän Mukauta -painikkeen kautta.
10. Valitse, miten kutsu lähetetään vastaanottajalle. Voit valita lähettämistavaksi joko sähköpostin, tekstiviestin tai molemmat.
- Sähköposti: Vastaanottaja saa kutsun sähköpostiin tulevan linkin kautta.
- Tekstiviesti: Vastaanottaja saa kutsun tekstiviestinä tulevan linkin kautta.
- Sähköposti + tekstiviesti: Vastaanottaja voi allekirjoittaa kutsun joko sähköpostiin tai tekstiviestiin tulleen linkin kautta.
Huomioi, että yksityishenkilönä voit lähettää kutsun vain sähköpostitse.
11. Jos asiakirja sisältää arkaluontoista tietoa, voit käyttää turvakutsua. Valitse tällöin "Sähköposti + tekstiviesti" ja aktivoi lisäksi "Turvakutsu" -täppä. Turvakutsussa linkki lähetetään sähköpostilla, ja salasana toimitetaan tekstiviestillä. Tämä varmistaa asiakirjan turvallisen allekirjoittamisen.
12. Lisää halutessa saateviesti, joka näkyy kutsusähköpostissa.
13. Valitse kieli ja voimassaoloaika.
14. Oletuksena on, että kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet asiakirjan, siitä tulee tieto jokaiselle allekirjoittajalle. Voit halutessasi estää viestin lähetyksen kilkkaamalla täpän pois kohdasta lähetä allekirjoittajille tieto, kun kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet. (Tämä valinta näkyy megafoni -symbolina allekirjoittajan vieressä)
Huomioithan, että tällöin ei myöskään lähde sähköpostin liitteenä kopiota allekirjoitetusta asiakirjasta allekirjoittajalle, vaan sen mahdollisesti tarvittavasta toimituksesta sinun tulee huolehtia muulla tavoin.
15. Laita halutessasi päälle valinta erillinen asiakirja jokaiselle allekirjoittajalle. Tällöin kaikkien allekirjoitukset menevät erilliselle asiakirjalle. Tätä toimintoa voidaan käyttää esimerkiksi massakutsuja lähetettäessä, jolloin halutaan luoda useita samanlaisia kutsuja kerralla.
16. Mikäli lähetät kutsua yrityksen tililtä, on kutsulla oletuksena päällä valinta Kutsuun tulee ainoastaan organisaation nimi. Tämä tarkoittaa sitä, että kutsun lähettäjän nimi on piilotettu ja ainoastaan yrityksen nimi näytetään kutsuvana osapuolena. Jos haluat näyttää myös kutsun luojan nimen, voit klikata valinnan pois päältä.
17. Näytä henkilötunnus allekirjoituksessa -valinnalla voit pyytää allekirjoittajaa kirjoittamaan henkilötunnuksensa allekirjoitusvaiheessa. Tämä annettu henkilötunnus tallennetaan allekirjoitussivulle henkilön nimen perään. Oletuksena henkilötunnusta ei kysytä ollenkaan.
18. Valitse tallenna asiakirja ja lähetä kutsut.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback