Visma Signissa allekirjoittaminen tapahtuu nykyisin aina joko yksityishenkilönä tai yrityksenä. Kutsun lähettäjän tulee aina määrittää jokaiselle allekirjoittajalle edustusrooli: yksityishenkilö tai yritys. Tämä roolimäärittely tehdään kutsun luontivaiheessa Allekirjoittajat-kohdassa:

Tässä ohjeessa kerromme mikä vaikutus eri roolivalinnoilla on allekirjoitukseen ja asiakirjojen tallentumiseen. 

Yksityishenkilö -edustusrooli

  • Milloin käytetään Yksityishenkilö -roolia?
    • Tätä roolia voidaan käyttää silloin kun allekirjoittaja edustaa itseään luonnollisena henkilönä. Esimerkiksi kun henkilö allekirjoittaa oman uuden työsopimuksen, hän edustaa tässä asiakirjalla itseään ja hänelle voisi laittaa Yksityishenkilö -edustusroolin päälle.
  • Voiko allekirjoittaja vaihtaa rooliaan itse? 
    • Jos lähettäjä on määrittänyt rooliksi "Yksityishenkilö", allekirjoittaja voi vielä vaihtaa roolin yritykseksi itse allekirjoitusvaiheessa, jos hän haluaa edustaa yritystä eikä itseään.
  • Minne allekirjoitettu asiakirja tallentuu? 
  • Miten roolin valinta näkyy allekirjoittajalle? 
    • Kuvassa on näkymä allekirjoitusvaiheesta, jossa yksityishenkilö voi valita vaihtoehdon Edustan itseäni:
  • Mihin kyseinen rooli vaikuttaa? 
    • Kun allekirjoitetaan Yksityishenkilö -roolissa, asiakirjan allekirjoitusmerkintään ei lisätä edustettavan yrityksen tietoja, vaan siinä näkyy vain allekirjoittajan tiedot. Lisäksi asiakirja tallentuu allekirjoittajan henkilökohtaiseen Visma Sign -arkistoon.

Yritys -edustusrooli 

  • Milloin käytän Yritys -roolia? 
    • Tätä roolia voidaan käyttää silloin, kun henkilö edustaa asiakirjalla yritystä eli allekirjoittaa asiakirjan jonkin organisaation edustajana. 
  • Voiko allekirjoittaja vaihtaa rooliaan itse? 
    • Jos kutsun lähetysvaiheessa on valittu allekirjoittajalle rooliksi "Yritys", allekirjoittaja ei voi enää vaihtaa roolia itse allekirjoitusvaiheessa. Rooli pysyy silloin yrityksenä. 
  • Minne allekirjoitettu asiakirja tallentuu?
    • Asiakirja ei tallennu allekirjoittajan omaan henkilökohtaiseen arkistoon kun käytetään yritysroolia, vaan se voi tallentua kahdella tavalla:
      • Jos allekirjoittaja valitsee yrityksen suoraan valmiista listasta: asiakirja tallentuu valitun yrityksen Visma Sign tilin arkistoon. 
      • Jos allekirjoittaja kirjoittaa yrityksen nimen itse: asiakirja tallentuu vain lähettäjän arkistoon.
      • Jos käytössä on erillinen HR tili, tulee edustettavan yrityksen nimi kirjoittaa aina itse tai valita vaihtoehdoista HR tili, jotta asiakirja ei tallennu päätilin arkistoon. 
  • Miten roolin valinta näkyy allekirjoittajalle? 
    • Allekirjoittajan tulee yrityksen edustajana valita valtuutus rooli ja lisätä edustattavan yrityksen nimi:
  • Mitä tarkoittaa allekirjoitusvaiheessa nimenkirjoitusoikeus ja asemavaltuutus? 
  • Miksi allekirjoitusvaiheessa voi valita edustettavan yrityksen joskus valmiista listasta? 
    • Kun asiakirja allekirjoitetaan vahvalla tunnistautumisella, kaikki ne yritykset, joissa allekirjoittaja on käyttäjänä, tulevat suoraan näkyviin ja ne voidaan valita valmiista listasta. Lisäksi näkyviin tulee aina myös Muu organisaatio -valinta, johon voit kirjoittaa itse edustettavan yrityksen nimen. Kevyttä allekirjoitusta käytettäessä sinun tulee aina kirjoittaa edustettavan yrityksen nimi itse.
  • Mihin kyseinen rooli vaikuttaa? 
    • Kun allekirjoitetaan "Yritys" -rooli, allekirjoittajan tulee valita ensin valtuutuksen taso ja lisätä sen jälkeen edustettavan yrityksen nimitieto. Yrityksen nimi tulee allekirjoitussivulle näkyviin ja asiakirja ei tällöin tallennu allekirjoittajalle henkilökohtaisen Visma Sign tilin arkistoon. Siksi tätä on hyvä käyttää, jos yrityksen käyttäjät allekirjoittavat itse organisaation asiakirjoja.





Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.