Asiakirjan tallennuspaikka määräytyy allekirjoitusvaiheessa tehtyjen valintojen mukaan. Alla on kuvattu eri tilanteet ja niiden mukaiset tallennuspaikat tarkemmin, mutta tässä ensiksi lyhykäisyydessään:
Allekirjoitus yksityishenkilönä: Asiakirja ei tallennu Visma Signiin ollenkaan. Saat sähköpostiisi latauslinkin, kun allekirjoitusprosessi on valmis ja pääset lataamaan asiakirjan itsellesi talteen latauslinkin kautta.
Allekirjoitus yrityksen edustajana (toisen tahon lähettämä asiakirja): Kun valitset edustamasi yrityksen valmiilta listalta, asiakirja tallentuu valitun yritystilin juurikansioon. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos yrityksellä on Visma Sign -tili ja sinulla on käyttöoikeus kyseiselle yritystilille.
Allekirjoitus yrityksen edustajana (oman yritystilin kautta lähetetty asiakirja): Kun allekirjoitat omalta Visma Sign yritystililtäsi lähetetyn asiakirjan ja valitset yrityksen valmiilta listalta, asiakirja tallentuu siihen kansioon, johon kutsun lähettäjä on sen määrittänyt.
Allekirjoitus "Muu organisaatio" -valinnalla: Asiakirja ei tallennu Visma Signiin. Saat sähköpostiisi latauslinkin, kun allekirjoitusprosessi on valmis.
Mitä jos olen edustamani yrityksen Visma Sign -tilillä käyttäjänä, kun allekirjoitan toisen osapuolen lähettämän asiakirjan?
Jos valitset edustamasi yrityksen valmiista listasta, asiakirja tallentuu automaattisesti yrityksen tilin Luokittelemattomat asiakirjat -kansioon. Asiakirja on nähtävillä vain niille käyttäjille, joilla on pääsy luokittelemattomiin asiakirjoihin yritystilin käyttäjäoikeuksien mukaisesti.
Huomioithan, että vaikka allekirjoittaisit asiakirjan itse, et siis välttämättä pääse siihen käsiksi, jos sinulla ei ole oikeuksia kansioon, johon asiakirja on tallennettu. Tällöin asiakirja tulee pyytää tilin pääkäyttäjältä.
Mitä jos olen käyttäjänä tilillä, jolta allekirjoitettava asiakirja on lähetetty?
Jos allekirjoitat asiakirjan, joka on luotu yritystilillä, jonka käyttäjä olet, ja valitset allekirjoitusvaiheessa kyseisen yrityksen valmiista listasta, allekirjoitettu asiakirja tallentuu automaattisesti sen yritystilin kansioon, jonka kutsun lähettäjä on määrittänyt asiakirjan tallennuspaikaksi.
Asiakirja näkyy vain käyttäjille, joilla on oikeudet kyseiseen kansioon.
Jos asiakirjaa ei löydy arkistosta, sinulla ei todennäköisesti ole käyttöoikeuksia kansioon missä se sijaitsee. Ota tällöin yhteys tilin pääkäyttäjään saadaksesi oikeudet kansioon tai saadaksesi asiakirjan.
Entä jos olen valinnut allekirjoitusvaiheessa "Muu organisaatio" tai "Edustan itseäni" -valinnan?
Jos valitset allekirjoitusvaiheessa vaihtoehdon "Muu organisaatio" ja syötät edustamasi yrityksen nimen itse, asiakirja ei tallennu Visma Sign -tilillesi. Tällöin allekirjoitettu asiakirja toimitetaan sinulle sähköpostitse latauslinkkinä, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan.
Myös silloin, kun allekirjoitat asiakirjan yksityishenkilönä valitsemalla edustusrooliksi "Edustan itseäni", asiakirja toimitetaan nykyisin latauslinkin kautta.
Ennen 24.4.2025 yksityishenkilönä allekirjoitetut asiakirjat tallentuivat henkilökohtaiseen arkistoon, jossa ne säilyivät 12 kuukauden ajan viimeisestä allekirjoituksesta. Säilytysaika alkoi siitä hetkestä, kun asiakirja oli allekirjoitettu viimeisen allekirjoittajan toimesta.
24.4.2025 alkaen yksityishenkilönä allekirjoitetut asiakirjat toimitetaan sähköpostitse latauslinkkinä, kun allekirjoitusprosessi on valmis. Sähköposti sisältää ohjeet asiakirjan lataamiseen sekä tiedon latauslinkin voimassaoloajasta. Näitä asiakirjoja ei enää tallenneta henkilökohtaiseen arkistoon.
Miten allekirjoitetun asiakirjan saa latauslinkin kautta?
Ennen 24.4.2025 yksityishenkilönä allekirjoitettujen asiakirjojen metatiedot näkyvät edelleen henkilökohtaisessa arkistossa, mutta varsinaista asiakirjaa ei voi enää nähdä tai ladata arkiston kautta.
Miksi en löydä allekirjoittamaani asiakirjaa?
Allekirjoittamasi asiakirjan sijainti riippuu allekirjoitusvaiheessa tekemistäsi valinnoista, jonka vuoksi asiakirja voi eri allekirjoitustapahtumien jälkeen tallentua eri tavalla. Voit tarkistaa aina tapauskohtaisen ohjeen yläpuolelta.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback