Kun klikkaat dokumentin nimestä Dokumentit-osiossa, siirryt dokumentin lisätietosivulle, jonka alareunassa on Sopimuksen lisätiedot -osio. Tässä osiossa voit tallentaa sopimushallintaa helpottavaa tietoa, kuten avainsanoja, sopimuspäiviä ja lisättyjä osapuolia.
Sopimuksn lisätiedot ovat näkyvissä vain organisaation sisäisille käyttäjille; kutsun vastaanottajat eivät näe tätä tietoa. Lisäämällä sopimustietoja teet sopimuksista helpommin haettavia, järjesteltäviä ja hallittavia arkistossasi.
Mitä hyötyä avainsanojen lisäämisestä dokumenttiin on?
Voit lisätä asiakirjoille avainsanoja, jotka helpottavat niiden löytämistä. Voit esimerkiksi lisätä kaikille tietyn projektin asiakirjoille saman avainsanan. Voit etsiä asiakirjoja, jotka on luokiteltu tietyn avainsanan perusteella, käyttämällä arkiston tarkennettua hakua.
Ohjeita avainsanojen käyttöön löydät ohjeestamme: Miten hyödynnän avainsanoja?
Mitä tarkoittaa sopimuksen päivämäärien lisääminen?
Kun lisäät sopimuspäiviä dokumenttiin, voit merkitä itsellesi näkyvän ajanjakson, jonka aikana sopimus on voimassa. Huomioithan, että tämä asetus näkyy vain sinulle, eikä sillä voi virallisesti määrittää sopimuksen voimassaoloa. Virallinen voimassaoloaika tulee aina kirjata itse sopimukseen, jotta myös toinen osapuoli näkee sen.
Arkiston tarkennetussa haussa voit sopimusten päivämäärien perusteella etsiä voimassaolevia sopimuksia, tai katsoa mitkä sopimukset tulevat voimaan tai päättyvät valitsemallasi ajanjaksolla.
Miksi en näe Sopimuksen päivämäärät -valintaa?
Jos kansion ominaisuuksissa on valittu "Sisältää sopimuksia", näkyy Asiakirjan tiedoissa osio sopimuksen päivämäärät. Jos et näe asiakirjan tiedoissa mahdollisuutta asettaa voimassaoloaikaa, se johtuu kansion asetuksista. Muokkaa kansion asetuksia ja valitse "Sisältää sopimuksia". Tämän jälkeen "Sopimuksen päivämäärät" -valinta tulee näkyviin asiakirjan lisätietosivulle.
Voit lukea kansioiden luomisesta ja muokkaamisesta ohjeestamme: Miten luon uuden kansion?
Mitä tarkoittaa Lisätyt osapuolet -valinta?
Sopimuksen osapuoleksi voit lisätä yrityksen, yksityishenkilön nimen, tai sähköpostiosoitteen. Voit arkiston tarkennetussa haussa käyttää sopimuksen osapuolia etsiäksesi helposti ja nopeasti kaikki asiakirjat, joissa on tietty henkilö tai yritys osapuolena. Voit lukea lisää siitä, miten hakea sopimuksia osapuolella ohjeartikkelistamme: Miten haen asiakirjan sopimuksen osapuolella?
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback