Kaikki Visma Sign -palvelun kautta allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat arkistoon seitsemäksi vuodeksi kutsun lähettämisestä. Halutessa asiakirjan sisältö voidaan poistaa palvelusta, mutta allekirjoitusten juridisen sitovuuden edellyttämät tiiviste- ja lokitiedot tallennetaan pysyvästi.

Kevyellä allekirjoituksella tehdyt dokumentit eivät tallennu allekirjoittajan henkilökohtaiseen arkistoon, mutta ne tallentuvat kutsun luojan arkistoon aivan samalla lailla kuin vahvalla tunnistuksella allekirjoitetut asiakirjatkin. 

Arkisto on järjestetty päätasoon omiin asiakirjoihin ja sen alla oleviin kansioihin. Kaikki kansiot ovat suoraan päätason alla, eli kansion sisälle ei voi perustaa uusia kansioita.

 

Arkistossa voit tehdä seuraavia asioita:

1. Jos olet pääkäyttäjä, voit lisätä uusia kansioita uusi kansio -painikkeella.

2. Voit tarkastella asiakirjojen tilaa. Asiakirjasta näkyy nimi (kutsuttaessa annettu, ei tiedostonimi), tila, saatujen ja pyydettyjen allekirjoitusten määrä ja kutsujen lähettämisen päivämäärä.

3. Voit käsitellä asiakirjaa rivin lopussa olevasta toimintopainikkeesta.

4. Voit suodattaa näkyviin vain halutut asiakirjat. Huomioithan, että suodatus näyttää vain valitussa kansiossa olevat asiakirjat, ei koko arkiston sisältöä.

5. Voit ladata asiakirjan omalle koneellesi PDF-tiedostona valitsemalla asiakirjarivin oikeasta reunasta toimintopainikkeen.

6. Voit lähettää muistutuksen kutsutulle.

7. Voit poistaa tai peruuttaa asiakirjoja.

 

Miksi en löydä asiakirjoja/kutsuja/dokumentteja palvelusta?

Tässä tapauksessa kannattaa ensin kirjautua uudestaan sisään ja tarkistaa näkyykö asiakirja. Sen lisäksi kannattaa tarkistaa ylävalikosta, että käyttäjä on valinnut oikean organisaation, mikäli hänellä on useita organisaatioita tilillään. On myös mahdollista, että joku pääkäyttäjistä on poistanut asiakirjoja tai tehnyt muutoksia käyttöoikeuksiin, joten tämä on myös hyvä tarkistaa. Kansioiden näkymä voi olla erilainen, mikäli oikeuksia on muutettu.