Alla dokument som undertecknats via Visma Sign-tjänsten lagras i arkivet i sju år från att inbjudan har skickats. Dokumentinnehåll kan vid behov tas bort från tjänsten, däremot lagras en sammanfattning och logginformation som krävs för att signaturerna är juridiskt bindande permanent.


Dokument som är signerade utan stark autentisering lagras inte i undertecknarens personliga arkiv, utan i  dess arkiv som skapat inbjudan, precis på samma vis som dokument signerade med stark autentisering.


Arkivet är organiserat på huvudnivå i dina egna dokument och i mappar under huvudnivån. Alla mappar ligger direkt under huvudnivån, vilket innebär att inga nya mappar kan skapas inom mappen.


I arkivet kan du göra följande:


1. Ifall du är administratör kan du lägga till nya mappar genom ny mapp-knappen.

2. Granska dokumentens status. I dokumentet kan du se namn (angett då inbjudan skapats, alltså inte filnamnet), status, antalet signaturer som erhållits och begärts samt datum då inbjudan skickats.

3. Redigera dokument från funktionsknappen i ändan av raden.

4. Filtrera fram endast de dokument du vill se. Notera att filtrering endast visar dokumenten i den valda mappen, inte hela innehållet i arkivet.

5. Ladda ner dokumentet till din dator som en PDF-fil från funktionsknappen i ändan av raden.

6. Skicka en påminnelse till undertecknarna.

7. Ta bort eller avbryta dokument.

 

Varför hittar jag inte dokument / inbjudningar / avtal i tjänsten?


I det här fallet bör du först logga in igen och kontrollera om dokumentet blir synligt. Dessutom lönar det sig att kontrollera från menyn i det övre högra hörnet att du som användare har valt rätt organisation ifall du har flera organisationer kopplade till Visma Sign. Det är också möjligt att en av administratörerna har tagit bort dokument eller gjort ändringar i behörigheter, vilket också lönar sig att kontrollera. Mapparnas vy kan vara annorlunda om behörigheterna har ändrats.