Käyttäjäryhmät määrittelevät mihin kansioihin käyttäjillä on oikeus ja minkälaiset heidän oikeutensa ovat. Käyttäjäryhmän voi lisätä organisaation asetuksista seuraavalla tavalla:

1. Mene kohtaan asetukset -> käyttäjät ->  käyttäjäryhmät -> valitse + lisää uusi ryhmä.

2. Anna käyttäjäryhmälle nimi.

3. Lisää tarvittaessa käyttäjäryhmälle kuvas.

4. Valitse valikosta kansio ja määritä kansiolle haluttu oikeus.

5. Lisää kaikki tarvittavat kansiot + lisää kansio -painikkeesta.

6. Paina lopuksi luo käyttäjäryhmä.

 

 

Kansioille annettavat oikeudet ovat seuraavat:

Pääkäyttäjä/Hallinta: Kansioissa, johon käyttäjäryhmällä on pääkäyttöoikeus tai hallintaoikeus, käyttäjät voivat lisätä uusia asiakirjoja ja poistaa vanhoja. Näissä oikeusissa ei ole yksittäisten kansioiden kohdalla eroa.

Jos käyttäjäryhmällä on pääkäyttöoikeus kaikkiin kansioihin, silloin käyttäjäryhmällä on rajoittamaton pääsy kaikkiin kansioihin ja asiakirjoihin sekä mahdollisuus muokata yrityksen asetuksia ja pääsyoikeuksia.

Luku: Jos käyttäjäryhmällä on lukuoikeus kansioon, käyttäjä näkee siellä olevat asiakirjat, mutta ei voi luoda uusia kutsuja.

Kun käyttäjäryhmän oikeuksia muutetaan, muutettu pääsyoikeus astuu välittömästi voimaan kaikille käyttäjäryhmän käyttäjille. Jos käyttäjä siirretään käyttäjäryhmästä toiseen, uuden käyttäjäryhmän mukaiset oikeudet astuvat heti voimaan. Joillakin selaimilla voi olla tarpeen kirjautua palvelusta ulos ja takaisin sisään jotta muutokset näkyvät.