När du vill skicka en signeringsinbjudan måste du först ha ett dokument som ska signeras i PDF-format. Därefter kan du gå till nytt dokument och börja skapa inbjudan.
Vill du veta vad alla inställningar betyder? Nedan beskrivs signeringsprocessen med varje inställning.
1. Börja signeringsinbjudan genom att välja nytt dokument från menyn.
2. Ge dokumentet ett namn. Detta namn kommer att visas i e-post rubriken på signeringsinbjudan, under signeringsprocessen och efter undertecknandet i Visma Sign-dokumenter.
3. Välj den mapp där dokumentet ska sparas i dokumenter.
4. Ladda upp PDF-filen som skall signeras.
PDF-filerna får totalt vara högst 15 megabyte och du kan lägga till maximalt 10 bilagor till en inbjudan. Filernas totala sidantal får vara högst 350 sidor.
5. Lägg till eventuell länk och länkens adress. Om du lägger till en länk skall undertecknaren öppna och acceptera innehållet bakom länken för att gå vidare i signeringsprocessen.
6. Aktivera vid behov Kräv att mottagaren läser igenom dokumentet -knappen. Om detta är aktiverat på inbjudan innebär det i praktiken att den inbjudna måste "kryssa" i rutan "Jag har läst dokumentet" innan de kan signera dokumentet.
7. Välj också Skicka dokumentet till undertecknaren efter signering -alternativet om du vill att det signerade dokumentet skickas via mail till undertecknarna.
8. Om du vill skapa ett separat dokument från flera filer på en gång skall du aktivera Skicka dokument för underteckning separat. Med det här alternativet kan du skicka flera pdf-filer som separata inbjudningar till undertecknarna - de kan dock signeras via en och samma inbjudningslänk. Observera att i detta fall har varje inbjudan samma signaturer och inställningar, och signaturerna för varje dokument debiteras separat.
9. Lägg sedan till undertecknare. Notera att om du också skall signera, skall du se till att lägga till dig själv i listan på undertecknare. Du kan inte heller lägga till nya undertecknare i inbjudan efter att du skickat iväg inbjudan, kontrollera därför tillslut att ingen av undertecknarna saknas.
Du kan lägga upp till 50 undertecknare på en signaturinbjudan.
Vid behov kan du också redigera individuella inbjudningsinställningar för enskilda undertecknare (till exempel inbjudans språk eller autentiseringsmetod) via Anpassa-knappen som finns för varje undertecknare.
10. Välj en representativ roll för varje undertecknare. Rollen kan vara ett företag eller en privatperson. Du kan läsa mer i Vilken roll väljer jag för undertecknaren och hur påverkar det?
11. Välj hur inbjudan ska skickas till mottagaren. Du kan välja att skicka via e-post, SMS eller båda.
- E-post: Mottagaren får inbjudan via en länk i e-posten.
- SMS: Mottagaren får inbjudan via en länk i ett textmeddelande.
- E-post + SMS: Mottagaren kan signera inbjudan antingen via länken i e-posten eller i textmeddelandet.
Observera att som privatperson kan du endast skicka inbjudan via e-post.
12. Om dokumentet innehåller känslig information kan du använda säker inbjudan. Välj då "E-post + SMS" och aktivera dessutom "Säker inbjudan"-rutan. I säker inbjudan skickas länken via e-post och lösenordet via textmeddelande. Detta säkerställer en säker signering av dokumentet.
13. Lägg till ett meddelande om du vill inkludera ett följebrev i inbjudan.
14. Välj språk och giltighetstid.
Standardinställningen är att varje undertecknande meddelas då alla har signerat dokumentet. Om du vill förhindra att meddelandet skickas inaktiverar du knappen Meddela de inbjudna när alla har signerat. (Detta syns som en megafonsymbol bredvid undertecknaren)
Observera att i detta fall kommer en kopia av det signerade dokumentet inte att skickas till undertecknaren som en bilaga till e-posten, utan du måste ta hand om leveransen på egen hand.
15. Aktivera vid behov Ett skilt dokument per undertecknare. I det här fallet skapas alla underskrifter på ett separat dokument. Denna funktion kan till exempel användas då man skickar massinbjudningar, i vilket fall det är önskvärt att skapa flera liknande inbjudningar samtidigt.
16. Om du skickar en inbjudan från ett företagskonto har inbjudan standardalternativet Bjud endast in med organisationsnamn. Detta innebär att namnet på avsändaren av inbjudan döljs och att endast företagets namn visas som den inbjudande parten. Ifall du också vill visa namnet på skaparen av inbjudan kan du klicka för att inaktivera funktionen.
17. Inkludera personnummer i signatur -valet innebär att undertecknarens personnummer lagras på signatursidan efter personens namn. Som standardinställning frågas personnumret inte.
18. Välj Spara dokument och skicka inbjudningarna.
This article has been translated using an AI-based translation tool.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback