Alle dokumenter som signeres med Visma Sign-tjenesten blir lagret i arkivet i sju år fra når invitasjonen ble sendt ut. Dokumentinnhold kan fjernes fra tjenesten om nødvendig, men en oppsummering og logginformasjonen som kreves for at signaturene skal være juridisk bindende blir lagret permanent.
Dokumenter som er signert uten sikker identifisering lagres ikke i det personlige arkivet til undertegnerne, bare i arkivet til den som opprettet invitasjonen. Dokumenter signert med sikker identifisering vil være synlige for begge parter.
I arkivet kan du:
1. Opprette nye mapper ved å velge ‘Ny-mappe’ i menyen (hvis du er administrator).
2. Se dokumentets status, navn som ble brukt ved utsendelse av invitasjonen, antall mottatt og forespurte signaturer, samt datoer for utsendte invitasjoner.
3. Redigere dokumentet ved hjelp av funksjonstasten.
4. Filtrere de dokumentene du vil se. Merk at filtrering vil kun vise dokumenter i den valgte mappen.
5. Laste ned dokumentet som PDF-fil med å bruke funksjonsknappen
6. Sende en påminnelse til de inviterte.
7. Slette eller avbryte et dokument
Hvorfor finner jeg ikke dokumenter / invitasjoner / avtaler i tjenesten?
Ved et sånt tilfelle bør du prøve å logge deg inn på nytt og se om dokumentet da blir synlig. Det kan være lurt å sjekke i menyen øverst at du har valgt rett bedrift hvis du har flere bedrifter tilknyttet kontoen din.
Det kan også være at en av administratorene har fjernet et dokument eller endret tillatelser, så sjekk gjerne dette også. Mappene kan se annerledes ut hvis tillatelsene er endret.